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Connected Services

Wir haben Veränderungsprozesse in Verwaltung, Service und Technik zusammengeführt, die entweder bereits laufen oder durch bereits vorliegende Analysen, Evaluationen oder (MitarbeiterInnen-)Befragungen nahegelegt werden. Diese Prozesse sind in der folgenden Liste aufbereitet (farblich markiert sind diejenigen Bereiche, in denen Connected Services-Aktivitäten bereits entfaltet werden):

ThemenbereichCodeProjektname
1. Agile Verwaltung1.1Projekt-, Prozess- und Change Management einrichten
1.2Interne Kommunikation einrichten
1.3Weitere Möglichkeiten zum informellen Austausch schaffen
1.4Bildung von Projektteams ermöglichen und fördern
1.5QM-System für die ZUV konzipieren und einführen
1.6Strukturiertes Wissensmanagement für zentrale u. dezentrale Stellen aufbauen
1.7Homeoffice und virtuelle Kooperation
2. Organisation2.1Integrierten Planungs- und Finanzsteuerungsprozess einführen
2.2Aufbauorganisation der ZUV überarbeiten
2.3Dezentrale Strukturen überprüfen und ggf. überarbeiten
2.4Aufgabenanalyse und -kritik einführen
2.5Digitalen GVP auf Grundlage von Aufgaben einführen
2.6Personalbedarfsermittlung einführen
2.7Datenflüsse verbessern
2.8Promovierendenverwaltung
3. Service3.1Erreichbarkeit von Services verbessern und vereinheitlichen
3.1Serviceinformationen optimieren, Transparenz von Bearbeitungsständen verbessern
3.3Einheitliche, strukturierte Übergabe an Prozessschnitstellen einführen
4. Human Recource Management4.1HRM-Konzept entwickeln
4.2Personalsteuerungsprozess weiterentwickeln
4.3Überarbeitung von HR-Prozessen
4.3.1Digitalisierte Beantragung von Dienstreisen
4.3.2Online-Bewerbung
4.3.3Digitalisierung der Abwesenheitsverwaltung
4.3.4Digitalisierte Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit
4.3.5Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsantrag im Intranet umsetzen
4.4System zur Stellenbewertung und Hinterlegung mit Personalressourcen entwickeln
4.5Stellenbesetzungsverfahren und Onboarding optimieren
5. Finanzen5.1Finanzsteuerungsprozess weiterentwickeln
5.2E-Rechnung konzipieren und einführen
5.3Überarbeitung von Finanzprozessen (insb. Ausschöpfung digitaler Möglichkeiten)
5.3.1Drittmitteladministration
5.3.2SAP-Prozesse
5.3.3Ausgangsrechnung
6. Strategie, Führung und Governance6.1Gesamt-ZUV-Strategie etablieren und regelmäßig ableiten
6.2Führungskräfteentwicklung überarbeiten und ausweiten
6.3Grundsätze der Zusammenarbeit definieren
6.4Strategie-Klausur des Rektorats mit zweiter Führungsebene konzipieren
6.5Strategieprozess überarbeiten
6.6Management-Informations-System konzipieren und betreiben
7. Infrastruktur und bauliche Entwicklung7.1Organisation und Zusammenarbeit optimieren
7.2Flächen- und Gebäudemanagement: Konzept zur Bündelung von Nutzflächen
7.3Überarbeitung von Prozessen im Bereich Infrastruktur und bauliche Entwicklung
7.3.1Schlüsselausgabe
7.3.2Umzüge
7.4Computer Aided Facility Management (CAFM) flächendeckend einführen
7.5Digitale Schließverwaltung sukzessive einführen
8. Studium und Lehre8.1Überarbeitung der Prozesse (insb. Zusammenspiel zentral/dezentral und HISinOne)
9. IT und Digitalisierung9.1Digitalisierungs- und IT-Strategie
9.2Etablierung eines Demand-Supply-Modells zwischen ZUV und RZ
9.3Universitätsweites Dokumenten-Management-System konzipieren und einführen
9.4Identity Management überarbeiten
9.5Digiales-Workflow-Management-System für die ZUV betreiben und weiterentwickeln
10. Internationalisierung10.1Stukturen überprüfen und optimieren
10.2Inhaltliches Konzept zu Service und internationalen Gesichtspunkten entwickeln und umsetzen
Stand: 22.06.2020

Auf diesen Seiten haben Sie die Möglichkeit, sich über das Programm Connected Services und dessen Fortschritte zu informieren. Treten Sie außerdem der Intranet-Gruppe “Connected Services” bei (für alle Fälle haben wir eine kurze Anleitung erstellt): Hier erhalten Sie nicht nur über neue Initiativen, den Fortgang und die Ergebnisse der laufenden Veränderungsprozesse und über Beteiligungsmöglichkeiten  auf dem Laufenden, sondern Sie haben auch die Möglichkeit, in den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen aus der gesamten Universität, mit dem Programmteam und den Projektverantwortlichen einzutreten, Vorschläge zu machen, Anregungen zu geben, Kritik zu äußern. Daneben informieren wir über andere Kanäle wie beispielsweise die universitären Publikationen oder die Uni-Homepage.

Dabei ist klar: Nur in einem universitätsweiten Prozess mit der Beteiligung aus allen Bereichen können wir adäquate Lösungen und Konzepte entwickeln. Die Connected Services setzen auf den Elan und die Kreativität der Universitätsmitglieder, insbesondere der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Verwaltung, Service und Technik; sie sind für das Projekt und seinen Erfolg von entscheidender Bedeutung. Deshalb haben wir ein Schema zur Strukturierung von Veränderungsprozessen entwickelt. Es ist so konzipiert, dass es von allen Organisationseinheiten – sowohl zentral als auch dezentral – angewendet werden kann. Die Connected Services bilden einen Rahmen, um solche Initiativen zu unterstützen, einen Austausch zu ermöglichen und für eine Koordination zu sorgen. Schluss mit dem gleichzeitigen und unverbundenen Klein-Klein an zu vielen Stellen; die Connected Services eröffnen die Möglichkeit, die großen Herausforderungen gemeinsam und strukturiert anzugehen.

Für Ihre Vorschläge, Anregungen und Initiativen haben wir stets ein offenes Ohr. Sprechen Sie die Programmleitung jederzeit an.