Erfahrungsbericht zum Workshop
Autor: Andreas Friedrich
In meiner Zeit als Wissenschaftlicher Koordinator eines geisteswissenschaftlichen Sonderforschungsbereichs habe ich gemeinsam mit den Kolleginnen und Kollegen der zentralen Geschäftsstelle u.a. die Verantwortung getragen für die Einstellung von Hilfskräften und das Management von Hilfskraftverträgen im hohen zweistelligen Bereich. Insbesondere wegen der hohen Fallzahlen, aber auch wegen der vergleichsweise hohen Zahl an Änderungen bestehender Verträge (Änderungen der monatlichen Arbeitszeit, vorzeitige Beendigung von Verträgen, Umbuchung auf andere Finanzierungsquellen etc.), von denen wir im Falle der Hilfskraftverträge sprechen, bin ich sicher, dass eine Optimierung und Digitalisierung in diesem Bereich nennenswerte Vereinfachungen und Entlastungen bringen kann. Selbst kleine Verbesserungen und Optimierungen können große Auswirkungen haben. Außerdem haben über die gesamte Universität hinweg viele Kolleginnen und Kollegen mit der Einstellung von Hilfskräften und dem Management bestehender Hilfskraftverträge zu tun. Kurz: Aus meiner Sicht ein vielversprechendes Thema im Zusammenhang der „Connected Services“.
Das vielversprechende Thema hat dann bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern allerdings eine vergleichsweise überschaubare Resonanz gefunden: Wir waren mit mir (ich habe mich weniger als Moderator, sondern aufgrund der oben angedeuteten Vorgeschichte eher als Teilnehmer mit Moderationsfunktion gesehen) elf Teilnehmerinnen und Teilnehmer: Kolleginnen und Kollegen aus dezentralen Bereichen, Kolleginnen und Kollegen aus der Zentralverwaltung, die sich mit ihrer Fachexpertise eingebracht haben (Personaldezernat, Informationsmanagement) und zwei HilfskraftkollegInnen, die ihre NutzerInnenperspektive engagiert vertreten haben. Die überschaubare Resonanz ist teilweise sicherlich darauf zurückzuführen, dass in den anderen Workshops Themen behandelt worden sind, die ambitionierter und klingen und damit gewissermaßen ein größeres Abenteuer versprechen. Im Workshop hat sich dann schnell ein weiterer Grund gezeigt: Grundsätzlich gibt es in den dezentralen Bereichen und bei den Hilfskräften selbst eine recht große Zufriedenheit mit den entsprechenden Prozessen, insbesondere mit der Hilfsbereitschaft und Flexibilität der Kolleginnen und Kollegen im Personaldezernat. Uns hat also am 14. Oktober nicht der Leidensdruck zusammengeführt, sondern ein unaufgeregtes Interesse an Optimierungsmöglichkeiten – an dieser Stelle noch einmal herzlichen Dank allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern.
Thematische Schwerpunkte des Workshops waren insbesondere (1) die Gestaltung der relevanten Formulare, (2) Kommunikation Zentrale–Dezentrale; (3) Möglichkeiten der Digitalisierung und Bezüge zu anderen Themenfeldern und Veränderungsprozessen; (4) Fragen des Datenschutzes; (5) Vermeidung von Medienbrüchen. Hinsichtlich der Formulare haben insbesondere die HilfskraftkollegInnen auf Verbesserungspotenzial bei der Verständlichkeit für Personen hingewiesen, die mit bürokratischen Finessen und Problemstellungen nicht vertraut sind. Auch der Bedarf an englischsprachigen Fassungen der relevanten Formulare ist artikuliert worden. Was die Kommunikation einschlägiger Informationen betrifft, ist angemerkt worden, dass neben den Professuren die Geschäftsführungseinheiten in den Instituten oder Verbünden systematischer eingebunden werden müssen. Grundsätzlich wurde die Professionalisierung hervorgehoben, die solche Einheiten ermöglichen. Die Ausgangssituation für eine systematische Digitalisierung der Einstellungsprozesse und des Managements bestehender Hilfskraftverträge ist auf den ersten Blick günstig: Es gibt an anderen Universitäten erste Erfahrungen mit einer entsprechenden Web-Anwendung als Ergänzung zum Personalverwaltungssystem HIS-SVA, von denen ein Veränderungsprozess an der Universität Freiburg profitieren könnte. Es ist allerdings auch klar geworden, dass insbesondere ein universitätsweites Dokumentenmanagementsystem und ein Identity Management-System entscheidende Voraussetzungen für eine grundsätzliche Digitalisierung im Bereich der Hilfskraftverträge und der entsprechenden Prozesse bilden. Fragen des Datenschutzes und die Vermeidung unnötiger Medienbrüche sind in engem Zusammenhang diskutiert worden. Die wesentliche Frage hierbei: Wenn das LBV auf der Grundlage eines eingescannten Einstellungsantrags dem universitären Personaldezernat vertraut, dass dort das vorliegt, dann stellt sich die Frage, ob nicht das Personaldezernat auch den dezentralen Einheiten vertrauen können müsste, dass dort Originale liegen, wenn ein entsprechender Scan aus den dezentralen Einheiten ans Personaldezernat geht. Auf diese Weise würden sich Medienbrüche und händische Übertragungen von Informationen vermeiden lassen, durch die die Prozesse derzeit noch verlangsamt werden. Diesem Gedanken sind wir im Workshop weiter nachgegangen und haben die Konsequenzen ansatzweise durchgespielt. Daraus haben sich Fragen ergeben, an deren Klärung im Rahmen der „Connected Services“ nun gearbeitet wird. Das Ziel wäre eine zügige Optimierung der entsprechenden Prozesse in Vorbereitung ihrer Digitalisierung, die in weiten Teilen von anderen, grundsätzlicheren Veränderungsprozessen abhängig ist.
