Erfahrungsbericht zum Workshop
Autor: Felix Eichhorn
„Universitätsweites Dokumentenmanagement“ ist ein Thema, für das sich viele Personen an der Universität Freiburg interessieren. Diese Ahnung hatte ich schon länger, aber es wurde eindrucksvoll deutlich, als alle „Eintrittskarten“ zu dem gleichnamigen von mir moderierten Workshop innerhalb von ein oder zwei Minuten bereits vergriffen waren.
In den Workshop starteten wir mit einer Abwandlung der Brainwriting-Methode „6-3-5“. Ziel hierbei war es, möglichst viele Gedanken zum Thema „Dokumentenmanagement“ einzufangen. Dank der Motivation der Workshop-Teilnehmer*innen gelang dies hervorragend, und wir generierten innerhalb von 15 Minuten über 800 (!) Gedanken/Ideen/Aspekte zum Thema, die derzeit noch ausgewertet und in Kürze auch hier veröffentlicht werden.
Dr. Thomas Mann (Rechenzentrum) und Dr. Invild Arpe (Rechenzentrum des Universitätsklinikums) gaben daraufhin kurze fachliche Einführungen: Hierbei wurde schnell klar, dass digitales Dokumentenmanagement sehr vielschichtig ist und man beispielsweise auf Systemebene unterscheiden muss, ob man über den Speicherort der Daten (= Repository) oder die Verarbeitung der Daten (= Workflow Engine) spricht. Während es für letzteres an der Universität Freiburg bereits die drei Standard-Systeme HIS, SAP und Intrexx gibt, fehlt bislang ein Repository und müsste dringend eingeführt werden – so die einheitliche Meinung der Workshop-Teilnehmer*innen. Ebenfalls einig waren sich die Teilnehmer*innen darüber, dass es zahlreiche Abhängigkeiten zu anderen Projekten gibt, etwa zu der Überarbeitung des Identity Managements.
Da sich das Projekt zur Einführung eines Repository und zur Implementierung entsprechender Workflows noch in einem frühen Stadium befindet, ging es in Bezug auf die „Connected Services“-Methode für Veränderungsprozesse im Workshop vor allem um die Phase „AUFTRAG“.
Als wichtige Projektbeteiligte identifizierten wir: Zentrale Universitätsverwaltung, Universitätsrechenzentrum, Registraturen und Archiv der Universität, Personalrat, Universitätsbibliothek, Freiburger Akademie für Universitäre Weiterbildung (FRAUW).
Aufgrund der vielfältigen fachlichen Hintergründe der Workshop-Teilnehmer*innen wurde insbesondere die Frage nach den Bedarfen und Anforderungen an ein digitales Dokumentenmanagementsystem von vielen Seiten beleuchtet. Benannt wurden hierbei:
- Zentrales Ablegen von Dokumenten
- Teilen von Dokumenten und gemeinsame Arbeit an Dokumenten
- Versionierung von Dokumenten (= Abspeichern verschiedener Arbeitsstände)
- Ablegen von elektronischen Akten
- Einführung von digitalen Unterschriften/Signaturen
- Möglichkeiten zur einfachen Wiederauffindbarkeit von Dokumenten
- Berechtigungsmanagement als ein wesentliches Element
- Mehrsprachigkeit des Systems und von abgelegten Dokumenten sowie Workflows
- Verzicht auf Ordnerstrukturen und Implementieren einer guten Suchfunktion
- Berücksichtigung vorhandener Strukturen, wie etwa dem Landesaktenplan
Außerdem diskutierten wir Möglichkeiten des Einstiegs in ein solches Projekt und hielten fest:
- Interessant wäre unter Umständen eine Kooperation mit dem Universitätsklinikum und der Medizinischen Fakultät, da digitales Dokumentenmanagement dort bereits eingeführt ist.
- Zu klären ist, ob es ein Stichtagsdatum zu Umstellung gibt, oder ob alte Dokumente sukzessive digitalisiert werden sollen.
- Einführung eines einheitlichen Systems für die gesamte Universität ist anzustreben.
In Bezug auf die Einführung erachtete es die Gruppe als am sinnvollsten, zunächst mit Pilotbereichen zu starten und so erste Erfolge zu erzielen, die dann eine positive Strahlkraft entfalten. Der Parallelbetrieb verschiedener technischer Lösungen sollte unbedingt vermieden werden.
Eine wichtige Erkenntnis war außerdem, dass die Einführung des digitalen Dokumentenmanagements eng mit der Überarbeitung der Prozesse verbunden sein muss, und dass sich diese gegenseitig bedingen („Wer einen nicht rund laufenden Prozess digitalisiert, erhält einen nicht rund laufenden digitalen Prozess.“). Einig waren sich die Workshopteilnehmer*innen darin, dass dies insbesondere auch die Zusammenarbeit von zentraler und dezentraler Verwaltung betrifft, und wir erreichen müssen, dass diese Trennung zunehmend aufgehoben wird und wir uns als eine Verwaltung verstehen sollten, die im Sinne unserer Nutzer*innen agiert.
Dann kam auch schon die Zeit, den Workshop zu beenden und wieder ins Plenum wechseln. Als Moderator half mir die Methode für Veränderungsprozesse sehr gut dabei, den Workshop zu strukturierten, sowie Gesagtes einzuordnen und zu dokumentieren. Gefehlt hat nur eines: Mehr Zeit! Mir hat die gemeinsame Arbeit mit den Teilnehmer*innen sehr viel Spaß gemacht, da sich wirklich jede*r einbrachte und sich sehr lebhafte Diskussionen entwickelten. Dies verdeutlichte aus meiner Sicht noch einmal, von welch zentraler Bedeutung das Thema ist.
