Digitalisierung der Promotionsverwaltung

Zur zentralen Erfassung von Promovierenden und digitalen Unterstützung von Prozessen im Promotionsverfahren wird an der Universität Freiburg das Modul HIS-DOC der HIS eG verwendet. Beim Einsatz und der Entwicklung von HIS-DOC ist die Universität Freiburg eine der Vorreiter-Universitäten in Deutschland. Über das Campus-Management-System HISinOne ist HIS-DOC mit allen anderen Produktbereichen verbunden, z.B. HIS-STU für die Verwaltung von Studierenden.

Vorläuferprojekt: Zentrale Erfassung der Promovierenden

Das mittlerweile abgeschlossene Vorläuferprojekt beinhaltete die 2016 eingeführte Promovierendenstatistik, die zentrale Erfassung der Promovierenden, und den Antrag auf Annahme. Vor dem Hintergrund verschiedener Systeme, die an den einzelnen Fakultäten eingesetzt wurden, hat die Universität Freiburg sich entschieden, HIS-DOC für die zentrale Erfassung aller Promovierenden einzusetzen. Ziel der digitalen Erfassung aller Promovierenden ist die zuverlässige Lieferung der jährlichen Promovierendenstatistik an das Statistische Landesamt sowie ein verbesserter Zugang zu Informationen und Nutzer*innen-Freundlichkeit.

Digitalisierung der Promotionsverwaltung

Das Projekt zur Digitalisierung der Promotionsverwaltung läuft aktuell bis Ende 2028. Die Funktionen zur Verwaltung von Promotionen werden von der HIS eG schrittweise ausgebaut und an der Universität Freiburg nach und nach den Fakultäten zur Verfügung gestellt. Das Projektteam arbeitet mit den Fakultäten, dem Rektorat und anderen Prozessbeteiligten daran, die Funktionen, die von der HIS eG bereitgestellt werden, an die Anforderungen der jeweiligen Fakultäten und deren Promovierenden anzupassen.

Ziele des Projektes sind unter anderem eine digitale Unterstützung des Antrags auf Verfahrenseröffnung, des Antrags auf Verlängerung der Höchstdauer, und des Antrags auf kumulative Dissertation.

Auftraggeber des Digitalisierungsprojektes ist Prof. Dr. Stefan Rensing als Prorektor für Forschung und Innovation. Der Projektfortschritt wird regelmäßig im Beirat für das Promotionswesen und im HISinOne-Lenkungskreis präsentiert.

FAQs

Da HIS-DOC viele Funktionen erst noch entwickelt, und das ehemalige System „Docata“ abgeschaltet wurde, haben einzelne Fakultäten auf alternative technische Systeme zurückgegriffen. Das Ziel der Universität Freiburg ist, die Funktionen von HIS-DOC Schritt für Schritt so aufzubauen, dass langfristig alle Fakultäten ihre Promotionsverfahren über HIS-DOC digital abwickeln können. Unterschiede für die Promovierenden entstehen außerdem durch die unterschiedlichen Regelungen in den jeweiligen Promotionsordnungen der Fakultäten.

„DOC502“ ist der Name des Antragsformulares, das HISinOne für den Antrag auf Annahme als Doktorand*in anbietet. Das Vorgängerformular, „DOC501“, wurde zum Januar 2024 abgelöst.

Wir freuen uns immer über Anregungen, wie die bestehenden Systeme weiter verbessert werden können. Schicken Sie Ihre Vorschläge und Wünsche gerne an cmp@rz.uni-freiburg.de.

Bei Fragen die einzelne Promotionsvorhaben betreffen ist weiterhin das Promotionsbüro der jeweiligen Fakultät zuständig.

Aktuell kann in HIS-DOC bereits der Antrag auf Annahme als Doktorand*in gestellt und genehmigt werden. Promotionsbeendigungen und Abbrüche können verbucht werden, und die Dauer der Annahme kann vom Promotionsbüro überwacht werden.

Ob auf Dokumenten eine händische („nasse“) Unterschrift erforderlich ist oder ob eine digitale Signatur bzw. eine gescannte Unterschrift ausreicht, wird in verschiedenen Vorschriften geregelt, z.B. im Landeshochschulgesetz, in der Rahmenpromotionsordnung der Universität Freiburg und in den Promotionsordnungen der einzelnen Fakultäten. Einzelne Abteilungen können also nicht immer selbst entscheiden, welche Form sie einfordern.

Team und Kontakt

Sie erreichen das Projektteam unter cmp@rz.uni-freiburg.de.

Team im Graduate Centre

Team im Campus Management

HISinOne

Anleitungen für Promovierende und Promotionsinteressierte

Anleitungen für Promotionsbüros