Immatrikulation für Promovierende

Immatrikulationspflicht

Gemäß § 38 Abs. 5 des Landeshochschulgesetzes (LHG) müssen sich Promovierende immatrikulieren, nachdem sie an der Fakultät als Doktorand*in angenommen wurden. Dies gilt grundsätzlich auch für Promovierende, die in einem Arbeitsverhältnis mit der Universität Freiburg stehen (z. B. Wissenschaftliche Mitarbeiter*innen). Durchgeführt wird die Immatrikulation vom Studierendenbüro im Service Center Studium.

Mit der Immatrikulation werden Promovierende Mitglieder der Universität und erhalten dadurch das aktive und passive Wahlrecht in der Statusgruppe der Promovierenden.

Die Promotionsprüfung kann nur abgelegt werden, wenn Sie immatrikuliert oder rechtmäßig von der Immatrikulationspflicht befreit sind. Ein bereits eröffnetes Promotionsverfahren wird unterbrochen, falls keine Immatrikulation oder rechtmäßige Befreiung mehr vorliegt (§ 38 Abs. 5 LHG). Nach abgeschlossener Promotionsprüfung können Promovierende bis zur Urkundenaushändigung weiter immatrikuliert bleiben, wenn sie sich aktiv zurückmelden.

Landeshochschulgesetz

Rückmeldung

Ausnahme von der Immatrikulationspflicht: Promovierende, die bereits vor dem 30. März 2018 an ihrer Fakultät als Doktorand*in angenommen wurden, können sich immatrikulieren, sind dazu aber nicht verpflichtet (es gilt das Datum des Bescheids über die Annahme als Doktorand*in an der Fakultät. Promovierende, die mit einem Arbeitsvertrag mit einem Umfang von mindestens der Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit einer/eines Vollzeitbeschäftigten an der Universität Freiburg tätig oder mit einem Landesvertrag am Universitätsklinikum Freiburg beschäftigt sind, können sich von der Immatrikulationspflicht befreien lassen.

Immatrikulation als Promovierende beantragen

Sie können immatrikuliert werden, wenn Sie die Immatrikulation ordentlich beantragt haben und alle erforderlichen Unterlagen vollständig vorliegen.

Die Immatrikulation für Promovierende erfolgt unmittelbar nach der Annahme als Doktorand*in und kann jederzeit im Semester beantragt werden, es gelten hierfür nicht die üblichen Immatrikulationsfristen für Studierende.

Erforderliche Unterlagen für die Immatrikulation

Ausgefüllter und unterschriebener Antrag auf Immatrikulation für Promovierende
Kopie des Annahmebescheides als Doktorand*in (von der Fakultät)
Original oder amtlich beglaubigte Kopie der Hochschulzugangsberechtigung (wird zurückgegeben). Sofern Sie bereits an der Universität Freiburg immatrikuliert sind/waren, brauchen Sie zur Immatrikulation als Promovierende/r nicht erneut eine beglaubigte Kopie Ihrer Hochschulzugangsberechtigung einreichen.
Original oder amtlich beglaubigte Kopien der Hochschulzeugnisse (Bachelor und Master) sowie vollständige Leistungsübersicht (transcript of records). Falls Sie Ihren Master Abschluss an der Universität Freiburg absolviert haben, benötigen wir keine beglaubigte Kopie des Masterzeugnisses.
Beleg über den bezahlten Semesterbeitrag

Semesterbeitrag

Bescheinigung über die ordnungsgemäße Exmatrikulation (keine Exmatrikulationsbescheinigung von Amts wegen) von allen bislang besuchten deutschen Hochschulen, sofern Sie bisher nicht ausschließlich an der Universität Freiburg studiert haben. Die Bescheinigungen müssen Angaben zum Studiengang, Fachsemester, Hochschulsemester, Zeitraum der Immatrikulation, Datum der Exmatrikulation enthalten.
Sofern Sie die Unterlagen postalisch einreichen: einen an Sie adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag (für Deutschland 1,80 Euro) im Format DIN C4 für die Rücksendung Ihrer Originalunterlagen.

Einreichen der Immatrikulationsunterlagen

Sobald die Immatrikulation vollzogen wurde, erhalten Sie per E-Mail das Initialpasswort für Ihren Studierendenaccount sowie per Post Ihre UniCard (sofern Sie eine Postanschrift in Deutschland hinterlegt haben). Nach Erhalt Ihres Accounts können Sie Ihre Immatrikulationsbescheinigung im Campus Management System HISinOne selbst abrufen.

UniCard

Immatrikulationsbescheinigung

Befreiung von der Immatrikulationspflicht als Promovierende*r

Falls Sie nicht der Immatrikulationspflicht unterliegen und sich gegen die Immatrikulation entschieden haben, müssen Sie einen Antrag auf Befreiung von der Immatrikulationspflicht stellen. Die Antragsstellung erfolgt, wie die Immatrikulation, nach der Annahme als Doktorand*in.

Erforderliche Unterlagen für die Befreiung von der Immatrikulation

Annahmebestätigung der Fakultät
Ausgefüllter und unterschriebener Antrag auf Immatrikulation oder Befreiung für Promovierende
Kopie des Arbeitsvertrags. Der Arbeitsvertrag muss mit dem Land Baden-Württemberg, vertreten durch die Albert-Ludwigs-Universität bzw. durch das Universitätsklinikum, abgeschlossen sein. Anderwärtig geschlossene Arbeitsverträge berechtigen nicht zur Befreiung von der Immatrikulationspflicht

Einreichen der Immatrikulationsunterlagen

Bitte beachten Sie: die Befreiung gilt immer nur für die Dauer des vorgelegten Arbeitsvertrages. Falls Sie einen neuen Arbeitsvertrag ausgestellt bekommen und für einen längeren Zeitraum befreit werden möchten, legen Sie Ihren neuen Arbeitsvertrag bitte dem Studierendenbüro im Service Center Studium vor. Falls Ihr Arbeitsvertrag ausläuft, bevor Ihr Promotionsverfahren abgeschlossen ist, müssen Sie sich für die restliche Zeit immatrikulieren.

Bei Fragen, ob Sie der Immatrikulationspflicht unterliegen, welcher Status für Sie vorteilhafter ist, oder welche Vor- und Nachteile die Befreiung bzw. die Immatrikulation mit sich bringen, wenden Sie sich bitte an: Hanna Mahler (Freiburg Graduate Center).

Freiburg Graduate Center (GraCe)

Abschlussphase Ihrer Promotion

Die Immatrikulationspflicht besteht bis zum Abschluss der mündlichen Prüfung. Darüber hinaus können Promovierende freiwillig weiter immatrikuliert bleiben, bis die Promotion mit der Aushändigung der Urkunde vollzogen wird. Falls Sie nach Ihrer mündlichen Prüfung nicht mehr weiter immatrikuliert bleiben möchten, beantragen Sie bitte im Studierendenbüro im Service Center Studium Ihre Exmatrikulation. Falls Sie die Exmatrikulation nicht beantragen und sich nicht rückmelden, werden Sie automatisch zum Ende des Semesters von Amts wegen exmatrikuliert.

Wenn es für Sie Vorteile hat, können Sie sich nach der mündlichen Prüfung bis zur Urkundenaushändigung weiter rückmelden. Dadurch haben Sie z.B. weiter Zugriff auf Ihr studentisches E-Mail-Postfach, in HISinOne hinterlegte Informationen, Speicherorte, e-Ressourcen und andere universitäre Services. In diesem Fall beantragen Sie bitte nach der Aushändigung der Urkunde Ihre Exmatrikulation. Bei Nichtbeantragung der Exmatrikulation werden Sie zum Ende des Semesters von Amts wegen exmatrikuliert.

Die Exmatrikulation ist in der Regel zum Ende des Semesters wirksam, unabhängig davon, wann der Antrag gestellt wurde. Nur in besonderen Fällen kann die Exmatrikulation mit sofortiger Wirkung erfolgen. Eine rückwirkende Exmatrikulation für ein vergangenes Semester ist nicht möglich.

Exmatrikulation

Studienbegleitende Promotion in Medizin

Immatrikulation als internationaler Gastdoktorandin beantragen

Um sich an der Universität Freiburg immatrikulieren zu können, kommen Sie bitte mit den folgenden Unterlagen in die Sprechstunde des Studierendenbüros im Service Center Studium. Bitte reichen Sie die Dokumente in deutscher, englischer oder französischer Sprache ein. Wenn Ihre Zeugnisse in einer anderen Sprache ausgestellt sind, benötigen wir einfache Kopien der Übersetzungen.

Ausgefüllter und unterschriebener Antrag auf Immatrikulation
Betreuungszusage Ihres Betreuers/Ihrer Betreuerin an der Universität Freiburg (formloses Schreiben)
Nachweis einer deutschen gesetzlichen Krankenversicherung oder der Befreiung von der Versicherungspflicht (bei Privatversicherten): muss in beiden Fällen von der gesetzlichen Krankenkasse elektronisch an uns übermittelt werden. Dazu fordern Sie bitte bei der von Ihnen gewählten deutschen gesetzlichen Krankenkasse den „Meldegrund 10 für die Universität Freiburg“ an. Die Absendernummer der Hochschule lautet H 0000099. Die Chip-Karte/EHIC oder eine schriftliche Mitgliedsbescheinigung können nicht akzeptiert werden.

Krankenversicherung

Hochschulzugangsberechtigung im Original oder amtlich beglaubigter Kopie
Original oder amtlich beglaubigte Kopien der Hochschulzeugnisse (Bachelor und Master) sowie vollständige Leistungsübersicht (transcript of records)
Falls Sie bereits zuvor an einer Hochschule in Deutschland studiert haben: Exmatrikulationsbescheinigung
Beleg über den bezahlten Semesterbeitrag

Semesterbeitrag

Rückmeldung

Studierendenbüro

Antrag Immatrikulation internationale Studierende und Gastdoktorand*innen für ein Kurzzeitstudium

Häufig gestellte Fragen

Während es für Studierende feste Immatrikulationsfristen gibt, ist die Immatrikulation für Promovierende das ganze Jahr über möglich. Sie können Ihren Immatrikulationsantrag also unmittelbar nach Ihrer Annahme als Doktorand*in durch die Fakultät stellen.

Wenn Sie immatrikuliert sind, können Sie

bei der Universitätswahl die Vertreter*innen der Promovierenden wählen
sich selbst bei den Universitätswahlen aufstellen lassen
den Schutz der studentischen Haftpflicht und Unfallversicherung in Anspruch nehmen
in der Mensa zum vergünstigten Studierendenpreis essen
mit Ihrem Studierendenausweis bei verschiedensten Einrichtungen eine Ermäßigung erhalten
die Service- und Beratungsangebote des Studierendenwerkes nutzen (z.B. Psychotherapeutische Beratungsstelle, Wohnheime)

Sofern Sie bereits an der Universität Freiburg immatrikuliert waren oder Ihren Masterabschluss an der Universität Freiburg absolviert haben, brauchen Sie zur Immatrikulation als Promovierende*r nicht erneut beglaubigte Kopien ihrer Hochschulzugangsberechtigung oder Ihres Masterzeugnisses einzureichen.

Nein, internationale Promovierende müssen nur die üblichen Semesterbeiträge entrichten.

Semesterbeitrag

Rückmeldung

Sie müssen immatrikuliert bleiben bis Sie Ihre mündliche Prüfung erfolgreich bestanden (oder endgültig nicht bestanden) haben. Sie müssen nicht immatrikuliert bleiben, um Ihre Arbeit zu publizieren. Falls Sie nach Ihrer mündlichen Prüfung nicht mehr weiter immatrikuliert bleiben möchten, beantragen Sie bitte im Studierendenbüro des Service Center Studium Ihre Exmatrikulation.

Sie können Ihre Immatrikulationsbescheinigung über HISinOne selbstständig herunterladen.

Mehr erfahren

Ja, wenn Sie einen Arbeitsvertrag mit dem Land Baden-Württemberg haben, können Sie sich von der Immatrikulationspflicht befreien lassen.

Nein, ein Recht auf Befreiung von der Immatrikulationspflicht haben lediglich Promovierende, die hauptberuflich an der Universität Freiburg tätig sind.

Die Immatrikulation wird vom Studierendenbüro im Service Center Studium durchgeführt. Auskunft über den Ablauf, z.B. auch über die erforderlichen Unterlagen, erhalten Sie beim Studierendenbüro.

Studierendenbüro

Freiburg Graduate Center

Eine Beurlaubung ist auch für Promovierende grundsätzlich möglich, sollte aber gut überlegt sein, da eine Änderung des Immatrikulationsstatus keine Auswirkung auf das laufende Promotionsverfahren zur Folge hat. Die zulässige Höchstdauer der Promotion laut Promotionsordnung bleibt unberührt.

Beurlaubung

Um immatrikuliert zu bleiben, müssen sich Promovierende jedes Semester während der Rückmeldefristen regulär rückmelden, indem sie den Semesterbeitrag für das kommende Semester an die Universität bezahlen. Promovierende, die von der Immatrikulationspflicht befreit sind, müssen sich nicht rückmelden.

Semesterbeitrag

Rückmeldung

Wenn Sie Ihre Promotionsprüfung erfolgreich bestanden haben, und nicht weiter immatrikuliert bleiben möchten, stellen Sie bitte beim Studierendenbüro des Service Center Studium einen Antrag auf Exmatrikulation. Die Exmatrikulation erfolgt grundsätzlich zum Ende des Semesters. Nach Genehmigung des Antrags auf Exmatrikulation erhalten Sie vom Studierendenbüro im Service Center Studium eine Exmatrikulationsbescheinigung. Diese enthält Angaben, die für die gesetzliche Rentenversicherung relevant sind. Wenn Sie keinen Antrag auf Exmatrikulation stellen und sich nicht zurückmelden, werden Sie automatisch zum Ende des Semesters von Amts wegen exmatrikuliert.

Exmatrikulation

Sie finden eine Übersicht der IT-Services in dieser Broschüre.