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Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

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Aufgrund der rasanten Ausbreitung des Coronavirus werden zurzeit viele präventive Maßnahmen getroffen, die eine ständige Aktualisierung erfordern. Wir haben für die alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität wichtigen Informationen zusammengestellt.

 

 

Sind die Gebäude der Universität noch offen?

Die Universitätsgebäude dürfen nur noch zu Dienstzwecken, Erledigung von Studienangelegenheiten oder aus anderen wichtigen Gründen betreten werden. Für die Öffentlichkeit sind alle Universitätsgebäude geschlossen. Zur Sicherstellung eines kontrollierten Zugangs sind universitäre Gebäude und Einrichtungen soweit möglich geschlossen zu halten.

Der Gebäudezugang ist nur noch mit UniCards (Berechtigungsstufe: Zutritt 24 Stunden) und ggf. Schlüsseln möglich. Dieses gilt auch für alle gebäudeinternen Kartenlesegeräte. Es ist nicht ausgeschlossen, dass legitimierte Personen eine UniCard ohne die zuvor genannte Berechtigungsstufe haben. Diese Personen werden gebeten, sich bis auf weiteres den Zugang über berechtigte Kollegen*innen zu verschaffen und sich per Email () zu melden, damit ein UniCard-Anpassungsprozess definiert werden kann. Telefonische oder Rückfragen per Email können bis auf weiteres leider nicht beantwortet werden.

Welche Vorkehrungen sollte ich für den Fall einer vollständigen Schließung treffen?

Angesichts des fortschreitenden Verlaufs der Pandemie ist mit einer weitreichenden Einschränkung des Betriebs und auch einer vollständigen Schließung der Universität zu rechnen. Bereiten Sie sich und Ihren Arbeitsbereich deshalb konkret und zeitnah darauf vor, dass es jederzeit zu einer vollständigen Schließung von universitären Bereichen/Gebäuden bzw. der gesamten Universität kommen kann und/oder Personen aufgrund einer Quarantäne-Maßnahme nicht an den Arbeitsplatz zurückkehren können.

Bitte identifizieren Sie – falls nicht bereits geschehen – wesentliche Prozesse und gegebenenfalls kritische Infrastruktur (Forschungs-, Laborergebnisse, Daten usw.) in Ihren Bereichen, die einer rechtzeitigen Sicherung und dauerhaften Versorgung bedürfen. Bitte klären Sie dringend intern ab, wer diese Bereiche betreut und wer bei Ausfall von Personal (Krankheitsfall, Quarantäne etc.) die Zweit-und ggf. die Drittbetreuung übernehmen kann. Es wird empfohlen, in den Einrichtungen Telefonlisten anzulegen.

Unverzichtbare Arbeitsmittel und -unterlagen, insbesondere dienstliche Notebooks und Handys, sind, soweit möglich, mit nach Hause zu nehmen. Denken Sie auch an wichtige persönliche Gegenstände (Schlüssel, Brille, Papiere, privates Handy, Arzneimittel etc.).

Personen, die eine für den Betrieb essentielle, systemrelevante Aufgabe wahrnehmen müssen, erhalten für geschlossene Gebäude eine dienstliche Zugangsberechtigung. Diese wird von der Leitung der Verwaltung (Kanzler) oder den jeweiligen Bereichsverantwortlichen / Vorgesetzen unterschrieben und gilt in Verbindung mit einer gültigen UniCard, dem Ausweis und Dienstsiegel. Die Berechtigung, die UniCard und der Ausweis sind stets mitzuführen. Es wird gebeten, eine Liste der Personen zu erstellen, die eine solche Berechtigung erhalten haben.

Die Grundversorgung der Gebäude wird im Rahmen des reduzierten Betriebs über das Dezernat 4 sichergestellt.

Welche Regelungen gelten für die Arbeit von Zuhause aus (Home Office)?

Home Office wird möglichst weitgehend, pragmatisch, mitarbeiterfreundlich und flexibel von den jeweiligen Vorgesetzten der Bereiche gewährt. Bis auf weiteres bedarf es keiner Genehmigung von Home Office durch das Personaldezernat; es genügt eine Information durch den/die Vorgesetzte/n formlos per E-Mail an das Personaldezernat über die Gewährung. Betroffenen aus Risikogruppen sind bevorzugt mobile oder Heimarbeitsmöglichkeiten einzuräumen. Die notwendige Geräteausstattung sowie der Zugang zum universitären Netzwerk sind sicherzustellen.

Für die Arbeit im Home Office gelten grundsätzlich die allgemeinen Regelungen weiter. Auf Grund der Ausnahmesituation werden, sofern Beschäftigte keine Mehr- oder Minderarbeitszeiten mitteilen, im Zeiterfassungssystem ZEUS die für den/die Beschäftigte/n geltenden Arbeitszeiten gebucht. Zur Vereinfachung sollen Mitteilungen über Mehr- oder Minderarbeitszeiten bezogen auf die gesamte Arbeitswoche an die jeweilige Zeiterfassungsstelle erfolgen; es bedarf keines Nachweises für einzelne Tage. Das Rektorat ist in Absprache mit dem Personalrat bestrebt, in der gegenwärtigen Ausnahmesituation einen weitgehend flexiblen Dienstbetrieb zu ermöglichen.

Die Erreichbarkeit der Telearbeitenden während der Tele-/ Heimarbeit ist in Absprache mit dem/der Vorgesetzten eindeutig zu regeln und sicherzustellen. Hierzu sollen technische Hilfen wie die Umstellung des Dienstapparates gegebenenfalls auf das Privattelefon in Anspruch genommen werden. Die/Der Beschäftigte ist verpflichtet, die geltenden Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen einzuhalten.

Die in Telearbeit beschäftigten Mitarbeiter/innen stehen auch bei dienstlichen Tätigkeiten am häuslichen Arbeitsplatz unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung.

Wie sollte ich den Betrieb in meinem Bereich organisieren, um bestmöglichen Schutz der Mitarbeiter/innen zu gewährleisten?

In jedem Bereich sind, soweit Home Office nicht möglich ist, unabhängig agierende Teams zu bilden. Die Mitglieder dieser unterschiedlichen Teams sollen keinen direkten Kontakt untereinander haben, auch nicht während Pausen oder im privaten Bereich. Übergabe und Team-übergreifende Besprechungen sind telefonisch oder mittels anderer elektronischer Mittel durchzuführen. Sprechen Sie sich hier mit Kolleg/innen aus anderen Bereichen ab, um sich gegenseitig bei Bedarf unterstützen zu können.

Besprechungen sind auf Video- oder Telefonkonferenzen o.ä. umzustellen. Allgemein gilt, dass sich stets maximal drei Personen gleichzeitig in einem Raum aufhalten dürfen. Das gilt für alle Räume, also– auch für Laboratorien, Werkstätten etc.

Sind die universitären Kindertagesstätten noch geöffnet?

Seit Dienstag, den 17.03.2020, bis voraussichtlich einschließlich Sonntag, den 19.4.2020, sind alle Uni-Kitas und die Kita Wolkengarten geschlossen.

Welche Regelung gilt, wenn ich Kinder daheim betreuen muss?

Für Eltern, die ihren Dienst am Arbeitsplatz nicht oder nur eingeschränkt wahrnehmen können, weil sie ihren Betreuungspflichten nach der Schließung von Schulen und Kindertagesstätten nachkommen müssen, und die keine alternative Betreuungsmöglichkeit haben, gilt:

Beschäftigte, die ein oder mehrere Kinder bis zur Vollendung des 12. Lebensjahres oder Kinder, die wegen einer körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung dauernd pflegebedürftig sind, betreuen, und bei denen auf Grund ihrer Tätigkeit kein Home Office gewährt werden kann, werden in Absprache mit dem Vorgesetzten für die Zeit der Abwesenheit vom Dienst/von der Arbeit bis einschließlich 19. April 2020 ganz oder teilweise unter Fortzahlung des Entgelts freigestellt, sofern dienstliche Gründe dem nicht entgegenstehen.

Die fehlende Betreuungsmöglichkeit ist der/dem Vorgesetzten auf Verlangen glaubhaft zu machen. Zu prüfen ist auch, ob ggf. zumindest teilweise (trotz Betreuung) Telearbeit oder mobiles Arbeiten wahrgenommen werden, ggf. auch Arbeitszeitausgleich genommen werden kann.

Der/Die Vorgesetzte muss über die Gewährung die/den zuständigen Personalsachbearbeiter/in per E-Mail informieren.

Sind die Beratungsdienste der Universität noch erreichbar?

Der psychosoziale Beratungsdienst, den alle Beschäftigten der Universität in Krisen und/oder Konfliktsituationen kostenlos in Anspruch nehmen können, sowie die Suchtkontaktstelle sind weiterhin als Ansprechpartner für Sie erreichbar. Die Beratungsangebote wurden auf rein telefonischen Kontakt umgestellt.

Können Anordnungen auch per E-Mail an das Finanzdezernat gesandt werden?

Aufgrund der aktuellen Corona-Krise hat das Finanzministerium (MWK-Erlass vom 17.03.2020) zur Erleichterung der Umsetzung kurzfristiger organisatorischer Maßnahmen (z.B. Nutzung von Homeoffice) entschieden, dass es zur Erfüllung der Formvorgaben, insbesondere in Hinblick auf das 4-Augen-Prinzip ausreichend ist, wenn die ausgeübten haushaltsrechtlichen Verantwortlichkeiten (sachliche- und rechnerische Richtigkeit, Anordnungsbefugnis) durch E-Mail-Schriftverkehr dokumentiert werden.
Ausführlicher Serviceartikel zur Umsetzung dieses Verfahrens

Wie erreiche ich das Finanzdezernat?

Funktions-E-Mail-Adressen werden auch im reduzierten universitären Betrieb erreichbar sein. Die Vertretung ist so organisiert, dass an allen Tagen mindestens eine Person der zweiten oder dritten Führungsebene vor Ort ist.

Die Geschäftsvorfälle werden im D2 eingescannt und (wenn möglich) digital bearbeitet. Wir bitten Sie daher, ab sofort und bis auf weiteres, Vorgänge vollständig nur per E-Mail zu übersenden. Wenn Dokumente vom Finanzdezernat auch in Papierform benötigt werden, bitten wir Sie, in jedem Fall auf den Dokumenten zu kennzeichnen, dass diese bereits digital vorliegen.
Sofern Sie uns die Anordnung nicht bereits in Papierform zugeschickt haben, gilt für Ihre Anordnungen das neue Verfahren zur "Anordnung per Email" – Vereinfachtes Verfahren an der Uni Freiburg".

Bitte setzten Sie SRM für Ihre Beschaffungen verstärkt ein, da die Freigabe hier bereits im SRM erfolgt.

Wie erreiche ich das Personaldezernat?

Zum Geschäftsbereich Reisekostenstelle ist derzeit ein Kontakt nur per E- Mail möglich. Bei den Abrechnungen können sich Verzögerungen ergeben. Bitte sehen Sie von persönlichen Rückfragen ab.

In den Geschäftsbereichen Beamte/innen, Tarifbeschäftigte sowie wiss./stud. Hilfskräfte setzt sich das Personaldezernat dafür ein, die zum 01.04.2020 vorliegenden P6/P166-Anträge und sonstige im Personaldezernat zu diesem Datum vorliegenden Personalfälle fristgerecht zu bearbeiten. Es kann davon ausgegangen werden, dass die bis zum 16.03.2020 vorgelegten Anträge/Personalfälle auf jeden Fall abgeschlossen werden. Auch die zeitnahe Bearbeitung nach dem 16. 03.2020 eingegangener Anträge wird angestrebt, sofern dies unter den gegebenen Umständen möglich ist

Die jeweiligen Vorgesetzten haben dafür Sorge zu tragen, das ohne vom Personaldezernat unterschriebenen Arbeitsvertrag nicht gearbeitet wird. Eventuelle Rechtsfolgen gehen zu Lasten der Einrichtung, die die Arbeitsaufnahme ohne Vertrag veranlasst hat.

Wie erreiche ich die Stabstelle Umweltschutz?

Die Stabstelle Umweltschutz ist bestrebt, weiterhin tägliche Öffnungszeiten anzubieten, unabhängig von der weiteren Einschränkung des Universitätsbetriebs. Alle Einrichtungen im Notbetrieb oder in Quarantäne werden gebeten, vor der Schießung oder Reduzierung des Betriebs alle notwendigen Entsorgungen durchzuführen oder entsprechend vorzubereiten. Dazu gehören Gefahrstoffe, gefährliche Abfälle, aber auch Verderbliches wie Lebensmittel und Restmüll. Bitte setzen Sie sich rechtzeitig mit der Stabstelle in Verbindung. Wenn Ihr Bereich kurzfristig geschlossen werden muss, melden Sie sich bitte unverzüglich bei der Stabstelle.

Wie funktioniert die Beschaffung?

Bedarfsanforderungen der ZUV sind ab sofort digital per Mail an die Ansprechpartner/innen der Zentralen Beschaffung zu senden. Sofern die Unterschrift der/des Anordnungsbefugten / der/des Vorgesetzten nicht auf dem Formular vermerkt werden kann, ist die Zustimmung zur Beschaffung per Mail bei selbigen einzuholen und an die Zentrale Beschaffung zu senden.

Bitte nutzen Sie derzeit verstärkt SAP-SRM, da damit ein Workflow mit mehreren Genehmigern gewährleistet ist.

Für Beschaffungen ab 5.000 EUR netto gilt weiterhin, dass alle für die Vergabeverfahren relevanten Dokumente (Leistungsverzeichnis, unterschriebener Beschaffungsantrag und ggf. Erläuterungen) wie bisher auch per E-Mail an die Mitarbeiter/innen der Zentralen Beschaffung zu senden sind.

An wen wende ich mich wegen meiner UniCard?

Das UniCard-Büro für Mitarbeiter/innen (Standort Fahnenbergplatz) ist seit dem 17.3.2020 bis auf weiteres geschlossen. Bitte klären Sie Fragen und Probleme mit dem/der jeweiligen Personalsachbearbeiter/in per Telefon oder E-Mail. Bei Verlust oder Verlängerung der Gültigkeit der UniCard nutzen Sie bitte den Postweg, Personaldezernat – UniCard-Team.