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Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)

Der Exzellenzcluster Living, Adaptive and Energy-autonomous Materials Systems (livMatS) sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)
  • Bewerbungsfrist: 18.12.2022
  • Veröffentlicht: 22.11.2022
  • Eintrittstermin: 01.02.2023
  • Vollzeitstelle
  • Kennziffer: 00002650

Beschreibung

Der Exzellenzcluster livMatS forscht zu bio-inspirierten, adaptiven, energie-autonomen, “quasi-lebendigen” Materialien und hat sich zum Ziel gesetzt, vollintegrierte, hierarchie- und skalenübergreifende Materialsysteme zu entwickeln, die sich an unterschiedlichste Umgebungen anpassen können und ihre Energie aus der Umgebung „ernten“. Die Entwicklung dieser völlig neuartigen Materialsysteme erfolgt in steter Reflexion der gesellschaftlichen Relevanz bio-inspirierter Materialien und ihrer Nachhaltigkeit.

In Ihrer Funktion als Verwaltungsmitarbeiter*in arbeiten Sie im Team der Geschäftsstelle livMatS. Die Aufgaben im Team der Geschäftsstelle sind vielfältig, anspruchsvoll, und Sie stehen in engem Austausch mit ihren Kolleg*innen.

Ihre Aufgaben:

  • Mittelbewirtschaftung und Unterstützung bei dem Erstellen von Verwendungsnachweisen
  • Unterstützung im Bereich der Beschaffung und des Bestellwesens des Clusters und Inventarisierung
  • Unterstützung im Bereich des Budgetcontrolling, bei der Erstellung von Forecasts und Budgets
  • Kontinuierliche Projektkostenverfolgung und laufender Soll-/Ist-Abgleich zur Wahrung einer Kosten- und Ausgabentransparenz
  • Zusammenarbeit mit allen finanzrelevanten Fachabteilungen der Universität
  • Organisation von Veranstaltungen und Terminkoordination
  • Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen und Gästekosten
  • Verwaltungsbezogene Korrespondenz mit den Wissenschaftler*innen des Exzellenzclusters in deutscher und englischer Sprache

Sie arbeiten in der Geschäftsstelle livMatS in einem kleinen Team. Es wird daher notwendig sein, dass Sie in ihrer Position auch Arbeiten aus anderen Bereichen des Managements übernehmen oder unterstützen.

Ihr Profil:

Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung oder einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise im kaufmännischen Bereich oder im Bereich des öffentlichen Dienstes, oder über eine vergleichbare Qualifikation.

Sie verfügen über ein ausgeprägtes Verständnis für Zahlen, ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, und stehen einer Einarbeitung in neue Arbeitsgebiete und EDV-Programme aufgeschlossen gegenüber. Erfahrungen in der universitären (Finanz)-Verwaltung, Kenntnisse in SRM-SAP und SuperX sowie Erfahrung in der Abrechnung von Dienstreisen und in der Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil. Sie besitzen fundierte Kenntnisse der Office-Programme, vertiefte Kenntnisse in Excel sind von Vorteil.

Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift werden vorausgesetzt, weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil.

Die Tätigkeit erfordert eine Persönlichkeit mit einem hohen Maß an Organisationstalent, sorgfältigem Arbeitsstil, guten kommunikativen Fähigkeiten, einem sicheren und verbindlichen Auftreten, auch am Telefon, sowie Teamfähigkeit.

Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen Team (10 Personen) und einem hochaktuellen, zukunftsträchtigen Umfeld innovativer Forschung im Bereich der Materialwissenschaft.

Die Stelle ist befristet bis 31.12.2025. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L .

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00002650 bis spätestens 18.12.2022. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Exzellenzcluster livMatS
FIT – Freiburger Zentrum für interaktive Werkstoffe und bioinspirierte Technologien
Dr. Monika Schulz
Georges-Köhler-Allee 105
D-79110 Freiburg
Kennwort: livMatS
E-Mail (one single pdf file): monika.schulz@livmats.uni-freiburg.de

Für nähere Informationen steht Ihnen Frau Dr. Monika Schulz unter Tel. +49 761 203-95101 oder E-Mail monika.schulz@livmats.uni-freiburg.de zur Verfügung.