Teamassistenz (w/m/d)

Ihre Tätigkeiten umfassen:

• Sekretariatsarbeiten/ allgemeine Verwaltungstätigkeiten (inkl. Betreuung von Outlook-Kalendern und E-Mail-Postfächern)
• Organisatorische Betreuung von Versandaktionen (z.B. Rundbriefe und Spendenaufrufe)
• Budgetüberwachung, Buchführung, Begleichung von Rechnungen
• Mittelverwaltung für Spendeneingänge
• Unterstützung von Prozessen zur Beziehungspflege (z.B. Antrittsschreiben und Geburtstagsgrüße)
• Vorbereitung und Betreuung von ausgewählten Veranstaltungen für die Zielgruppen der Abteilung (z.B. Eröffnung des Akademischen Jahres, Termine der Rektorin, Alumni-Tag, Feier der Absolvent*innen)
• Koordination/ Ansprechpartner*in für unsere Studentischen Aushilfen

Ihr Profil passt zu:

• ein qualifizierter Berufsabschluss als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. eine abgeschlossene vergleichbare Verwaltungsausbildung im kaufmännischen Bereich
• Berufserfahrung im kaufmännisch-administrativen Bereich ist von Vorteil
• eigenständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Flexibilität, organisatorische Fähigkeiten
• sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen, sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit sowie eine strukturierte, präzise und effiziente Arbeitsweise
• Kenntnisse der administrativen und organisatorischen Struktur sowie der Abläufe einer öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen:

• eine Stelle die teilbar ist, auch eine Anstellung unter 50 Prozent Arbeitszeit ist möglich
• eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum für eigene Ideen
• ein kollegiales und engagiertes Team
• Möglichkeiten zur Fortbildung
• gleitende Arbeitszeit und Homeoffice
• Zuschuss zum JobTicket BW bzw. Deutschlandticket
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Vergütung nach E6 TV-L

Die Position ist zunächst aufgrund haushaltsrechtlicher Vorgaben für 3 Jahre befristet zu besetzen. Eine unbefristete Weiterbeschäftigung wird angestrebt und ist nach Schaffung der Voraussetzungen vorgesehen.

Wir freuen uns auf eine*n neue*n Kollegin/Kollegen im Team von Beziehungsmanagement und Alumni.