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Siegelement der Uni Freiburg in Form eines Schildes

Projekt: „Online-Personal-Services“

Das Projekt „Online-Personal-Services“ besteht aus den drei Digitalisierungsprojekten Dienstreisemanagement, Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung. Die bisherigen Verfahren und Abläufe der oben genannten Teilbereiche sollen vereinfacht und serviceorientiert gestaltet werden, was eine Erleichterung für alle Mitarbeitenden bedeutet. Ziel ist die digitale Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen einzuführen sowie die Ablösung der gedruckten Urlaubskarte und die digitale Erfassung der Arbeitszeit.

Zur Umsetzung sind verschiedene administrative Schritte notwendig um alle Beschäftigten mit ihren jeweiligen Rollen in das System einbinden zu können. So müssen z.B. für alle Beschäftigten Zugangsberechtigungen (Uni-Account) im System hinterlegt, die Vorgesetzten geklärt und angelegt, bei Teilzeitkräften die Arbeitstage gespeichert werden, etc.

Stand der Anbindung an die Abwesenheitsverwaltung – Übersicht

Unsere nächsten Schritte:

Abwesenheitsverwaltung

  • Anbinden aller Einrichtungen an die digitale Abwesenheitsverwaltung
  • Hinterlegung der Krankmeldungen in der digitalen Abwesenheitsverwaltung
  • Erweiterung der Funktionalitäten

Dienstreisemanagement

  • Erweiterung der Webanwendung „Online Personalservices“ um den Bereich Dienstreisemanagement: Dienstreiseantrag
  • Weitere Umsetzung der Feedbacks aus den mit den Fakultäten und div. Einrichtungen durchgeführten Pilotphasen (12.03.-11.04.2025 / 13.05.-20.05.2025) – soweit möglich
  • Integration der Anordnungsbefugten für die finanzielle Freigabe der Dienstreiseanträge
  • Vorbereitung der 3. Pilotphase
  • Erarbeitung und Abschluss Dienstvereinbarung, VVT sowie Rechte- und Rollenkonzept
  • Rollout der digitalen Antragstellung von Dienstreisen incl. Genehmigungsprozess

Zeiterfassung

  • Erarbeitung der Dienstvereinbarung für die elektronische Zeiterfassung

Hinweis

Aufgrund der kurzfristigen Einbindung der Projektleitung sowie der IT-Betreuung in höher priorisierte Projekte kommt es zu Verzögerungen bei der Fortführung der Digitalisierung von Online Personalservices (siehe oben genannte Schritte).

Kontakt

Claudia Bechtold

Projektleitung

Ulrike Kulse

Fachliche Leitung – Teilprojekt Digitalisierung Dienstreisemanagement

Mareike Felder

Fachliche Leitung – Teilprojekte Digitalisierung Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung

Projekte

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Dienstreisemanagement

Das Projekt zielt darauf ab Verfahrensschritte wie Genehmigungs-, Zustimmungs- und weitere Abstimmungsprozeduren (beispielsweise zur Vergabe einer Reisenummer und zur Mittelbindung) zu vereinfachen und zu beschleunigen, indem das derzeit übliche Papier- oder PDF-Formular durch eine Online-Lösung ersetzt wird.

Die Einführung des digitalen Dienstreisemanagements an der Universität Freiburg erfolgt in drei Phasen

Phase 1: Digitaler Dienstreiseantrag: Einführung des digitalen Antrags auf Genehmigung einer Dienstreise über die Webanwendung „Online Personalservices“ (HIS-QISRKA)

Phase 2: Digitaler Dienstreiseabrechnung: Einführung des digitalen Antrages auf Abrechnung einer Dienstreise über die Webanwendung „Online Personalservices“ (HIS-QISRKA)

Phase 3: Ablösung des Abrechnungsprogramms RTA-BW durch HISRKA

Unsere bisherigen Schritte (in chronologischer Reihenfolge):

  • Definition der Prozesse „Dienstreiseantrag incl. Genehmigung“ und „Dienstreiseabrechnung“
  • Anpassung des Genehmigungsworkflows
  • Aufsetzen des Testsystems
  • Erste Konfiguration der Dienstreiseantragsstellung im Testsystem
  • Erste Konfiguration der Genehmigungsworkflows im Testsystem
  • Umstellung der Genehmigungsstruktur für Dienstreiseanträge
  • 1. Pilotphase mit Vertretern aus Fakultäten und Einrichtungen: Testen der digitalen Dienstreiseantragsstellung incl. des digitalen Genehmigungsprozesses über die Webanwendung „Online Personalservices“ (HIS-QISRKA)
  • Feedbacksammlung aus 1. Pilotphase und Umsetzung im Testsystem
  • 2. Pilotphase mit Vertretern aus Fakultäten und Einrichtungen: Testen der ersten Umsetzungen der Feedbacks aus 1. Pilotphase über die Webanwendung „Online Personalservices“ (HIS-QISRKA)
  • Feedbacksammlung aus der 2. Pilotphase und Umsetzung im Testsystem

Landesprojekt „bwReise“

Um die digitale Transformation des Reisekostenprozesses an den Universitäten und Hochschulen umzusetzen, wurde das zentrale Landesprojekt „bwReise“ aufgesetzt. Die Landesprojektleitung ist an der Universität Hohenheim angesiedelt, das Landesprojekt „bwReise“ ist ein Gesamtprojekt, an dem alle Universitäten und  Hochschulen  des Landes Baden-Württemberg verpflichtend teilnehmen. Ziel ist es, an allen Universitäten und Hochschulen den gesamten Reise­managementprozess, von der Antragstellung bis zu Abrechnung, zu digitalisieren. Die Projektteams an den einzelnen Universitäten setzen sich zusammen aus Projektleitung, IT-Mitarbeitern und den Fachexperten , die alle die Einführung und Anpassung der Software an ihrer eigenen Hochschule umsetzen und im ständigen Austausch mit der Landesprojektleitung und anderen Universitäten und Hochschulen sind. Im Rahmen des digitalen Reisemanagements erfolgt auch die Ablösung des Abrechnungsprogramms RTA-BW durch HISRKA.