Zuhören, verstehen, miteinander gestalten – eine Kommunikationsexpertin im Gespräch

Wie lässt sich Führungskommunikation in den eigenen Arbeitsalltag integrieren?

Zentral ist, Menschen offen zu begegnen, ihnen zuzuhören und ihre Bedürfnisse verstehen zu wollen. Genauso wichtig ist es, aufrichtig zu kommunizieren, niemandem etwas vorzugaukeln oder halbherziges Lob auszusprechen. Dazu gehört eine reflektierte Kommunikation: Fragen zu stellen, das eigene Verständnis zu überprüfen und sich in emotional herausfordernden Momenten bewusst selbst zu beobachten. Das hilft, zwischen dem, was wir tatsächlich wahrnehmen, unseren Erklärungen dafür und unseren Bewertungen zu unterscheiden und nicht vorschnell aus einer Beobachtung ein Urteil zu machen.

Ein Beispiel: Wenn jemand zu spät kommt, ist zunächst einmal nur festzustellen, dass die Person zu spät gekommen ist. Wir können dafür sehr schnell Erklärungen finden – etwa, dass ihr die Arbeit nicht wichtig ist oder sie wenig Engagement zeigt – und diese Erklärung unmittelbar als Bewertung der Person verstehen. Tatsächlich kann es dafür aber viele unterschiedliche Gründe geben. Die Herausforderung besteht darin, Beobachtung, Erklärung und Bewertung auseinanderzuhalten und diese Unterscheidung auch in der Kommunikation mit anderen aufrechtzuerhalten.

Das Angebot „Meine Tür steht dir immer offen“ reicht als Führungskraft also nicht aus…

Nein, dieses Angebot ersetzt den Weg zu Mitarbeitenden nicht. Kommunikation ist ein aktiver Prozess und man sollte nicht darauf warten, angesprochen zu werden. Das gilt für alle Personen innerhalb einer Organisation gleichermaßen. Ich möchte jede Person darin bestärken, Verantwortung zu übernehmen und Kommunikation sowie transparente Entscheidungen von ihrem Gegenüber einzufordern. Wichtig ist, dass wir dabei klar und zugleich respektvoll miteinander kommunizieren.

Sie betonen, dass Kommunikation aktiv gestaltet werden sollte. Das kostet Zeit und kann angesichts voller Kalender herausfordernd sein. Wie damit umgehen?  

Kommunikation und Zusammenarbeit lassen sich nicht nebenbei gestalten. Dafür braucht es im Arbeitsalltag bewusst geschaffene Räume, in denen man sich einmal vom Tagesgeschäft löst und gemeinsam über das „Wie“ der Zusammenarbeit spricht: Wie wollen wir miteinander kommunizieren? Wie treffen wir Entscheidungen? Wie gehen wir mit unterschiedlichen Perspektiven und Konflikten um? Solche Fragen brauchen eigene Formate und Zeiten, damit sie nicht immer hinter dem operativen Geschäft zurückstehen.

Dabei verstehe ich Führung nicht als etwas, das an bestimmte Personen oder Positionen gebunden ist. Führung wird vielmehr zu einer Funktion im System: Wer Verantwortung übernimmt und Kommunikations- und Entscheidungsprozesse aktiv mitgestaltet, übernimmt Führung – unabhängig von der eigenen hierarchischen Position.

Welche Tipps für eine gelungene Kommunikation – auch in schwierigen Situationen – würden Sie Menschen in Führungsverantwortung noch mit auf den Weg geben?

Zum einen rate ich, Aussagen nicht sofort zu bewerten oder direkt dagegenzuhalten. Zunächst sollte es darum gehen, wirklich zu verstehen, was die andere Person meint – und ihr auch zu zeigen, dass man sie verstanden hat. Dazu können Rückfragen helfen wie: „Habe ich dich richtig verstanden, dass …?“ oder „Wenn du XY sagst, was meinst du damit?“ Erst dann ist der eigene Standpunkt dran. „Das kenne ich anders …“ kann dafür ein guter Einstieg sein. Dabei muss man nicht so tun, als würde man einer Aussage zustimmen, wenn man das nicht tut.

Zum anderen hilft es, darauf zu achten, wo man mit der anderen Person inhaltlich zusammenkommen kann – also nach dem „common ground“ zu suchen Häufig stimmt man in bestimmten Punkten doch überein und kann von da aus, das Gespräch besser weiterführen, auch wenn man in anderen Fragen unterschiedlicher Meinung ist.

Und drittens: Stoßen neue Kommunikationsleitlinien auf Widerstand, sollte dieser ernstgenommen und konstruktive Kritik in den Prozess miteinbezogen werden. Dabei lohnt es sich, zunächst offen nachzufragen: Worum genau geht es bei dem Widerstand? Was wurde bisher möglicherweise nicht bedacht? Sind die unterschiedlichen Perspektiven ausreichend berücksichtigt worden? Solche Fragen können helfen, Widerstand nicht vorschnell als mangelnde Bereitschaft zur Veränderung abzutun, sondern als Hinweis darauf zu verstehen, dass etwas möglicherweise noch einmal geprüft werden sollte.