Projekt: Toolbox für digitale Teamarbeit

Das Projekt schafft eine zentrale, benutzerfreundliche Toolbox, die alle verfügbaren Tools für die digitale Teamarbeit übersichtlich darstellt. Dabei werden nicht nur bestehende Tools aufgelistet, sondern auch die notwendigen Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen überprüft. So stellen wir sicher, dass alle Tools den Anforderungen der Universität entsprechen. Darüber hinaus wird ein Prozess für die kontinuierliche Aktualisierung sowie für die Beschaffung neuer Tools etabliert, damit die Toolbox stets den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entspricht.

Aktuelle Information

Das Projekt „Toolbox für digitale Teamarbeit“ pausiert seit September aufgrund aktueller Personalumstrukturierungen sowie neuer Leitungsbesetzungen im Rechenzentrum.

So weit sind wir gekommen:

• Wir haben einen Überblick über die aktuellen Tools für digitale Teamarbeit sowie über zugehörige Hilfestellungen und Support-Kontakte erstellt. Den Überblick finden Sie im Service A–Z im Intranet

• Das erste Prozessbild zur Anfrage und Beschaffung von Softwarelizenzen wurde entworfen

Was wir noch erreichen möchten:

• Alle gelisteten Tools verfügen über einen kurzen „Steckbrief“, der das jeweilige Tool vorstellt (Hauptfunktionen, Nutzungsberechtigungen, Vorteile, Nachteile etc.).
• Auf der Webseite des Rechenzentrums wird ein zentraler Ort eingerichtet, an dem alle relevanten Informationen zusammengeführt werden.
• Identifizierte, bislang fehlende Tools werden hinsichtlich Datenschutz- und Informationssicherheitskriterien geprüft und gegebenenfalls beschafft.
• Ein klar dargestellter Prozess zur Anfrage und Beschaffung von Softwarelizenzen wird für die Nutzer*innen bereitgestellt.

In etwa sechs Monaten greifen wir das Thema wieder auf und prüfen, ob und wie das Projekt weitergeführt werden kann.

Wir halten Sie auf dem Laufenden!

Warum dieses Projekt?

Connected Services setzt sich weiterhin intensiv für die Förderung der Teamarbeit an der Universität Freiburg ein. In diesem Rahmen entstand das Projekt „Toolbox für digitale Teamarbeit“, das den steigenden Bedarf an digitalen Tools für die Zusammenarbeit adressiert. Dieser Bedarf wurde von Mitarbeitenden bei verschiedenen Universitätsveranstaltungen geäußert, etwa bei den Connected-Services-Veranstaltungen, im Rahmen des uni’ideen Betrieblichen Vorschlagswesens oder im Office-Netzwerk.

Diese Formate haben gezeigt, dass viele Mitarbeitende der Universität nach praktischen und sicheren Lösungen suchen, um ihre Zusammenarbeit zu verbessern.

Zusätzlich haben frühere Projekte zu den Themen „Projektmanagement“ und „Homeoffice“ deutlich gemacht, dass eine intensivere Auseinandersetzung mit digitalen Tools notwendig ist. Zwar sind viele Tools bereits verfügbar, jedoch fällt es Mitarbeitenden häufig schwer, die passenden auszuwählen und effektiv einzusetzen. Zudem bestehen Unsicherheiten in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit, was die Nutzung geeigneter Tools erschwert.

Darüber hinaus erhalten das Rechenzentrum und die Rechtsabteilung regelmäßig Anfragen zu digitalen Tools, die Einzelberatungen erfordern. Ein übersichtliches, gut strukturiertes Tool-Portfolio kann diese Abteilungen entlasten und den Mitarbeitenden gleichzeitig eine bessere Orientierung bieten.