Die Zentrale Verwaltung sucht für das gemeinsame Sekretariat der Prorektorin für Internationalisierung und Nachhaltigkeit, der Prorektorin für Universitätskultur und des Chief Information Officer (CIO) eine Büroassistenz (w/m/d) in der Hochschulleitung
Application deadline: 29. September 2024
Publication date: 6. September 2024
Start-date: At the earliest possible date.
Scope of work: Vollzeitstelle
Id no.: 00003962
Description
In dieser Position leisten Sie innerhalb eines motivierten Teams einen wichtigen Beitrag zum Erfolg der Universität Freiburg.
Zu den Aufgaben gehören:
Eigenverantwortliche Vereinbarung und Koordination von Terminen inklusive der Vorbereitung und Bereitstellung von Informationen und Unterlagen
Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und Besprechungen, insbesondere Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Tagesordnungen
Planung und Organisation von Veranstaltungen und Events, insbesondere Einladungsmanagement und Betreuung nationaler und internationaler Gäste
Organisation und Administration von nationalen und internationalen Dienstreisen
Mündliche und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern in deutscher und englischer, ggf. auch in französischer Sprache
Office Management, z.B. Beschaffung von Büromaterial, Budgetüberwachung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Druckvorlagen und Formularen, Terminmanagement für die Vorgesetzten
Pflege der Websites und selbständiges Verfassen inhaltlicher Texte in deutscher und englischer, ggf. auch in französischer Sprache sowie themenspezifische Aufbereitung des Pressespiegels
Anforderungsprofil:
Eine abgeschlossene, mindestens 3-jährige Berufsausbildung, z.B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, als Verwaltungsfachangestellte*r oder als Rechtsanwaltsfachangestellte*r oder vergleichbare Qualifikation
Nachgewiesene Berufserfahrungen im Büromanagement sind wünschenswert
Strukturierte, sorgfältige, selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
Dienstleistungsorientierung und entsprechende Kommunikationskompetenz
Kompetenter Umgang auch mit hohem Arbeitsaufkommen
Deutschkenntnisse (Niveau C2) und Englischkenntnisse (Niveau B2) sind erforderlich; wünschenswert sind zudem Französischkenntnisse
Routinierter Umgang mit Office Programmen (Outlook, Word, Excel)
Wir bieten:
Eine umfassende Einarbeitung mit Einarbeitungsplan und Betreuung durch eine*n Pat*in
Eine abwechslungsreiche und qualitativ anspruchsvolle Tätigkeit
Mitarbeit in einem dynamischen und serviceorientierten Team mit einem kollegialen Arbeitsumfeld
flexible Arbeitszeit im Gleitzeitmodell, Möglichkeit zum Homeoffice, familien- und pflegefreundliche Arbeitszeiten
einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage mitten im Herzen von Freiburg
Gute Weiterbildungsmöglichkeiten
JobTicket BW
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Die Universität Freiburg orientiert sich an den Prinzipien von Gleichstellung und Vielfalt und begrüßt daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung.
Die Stelle ist bis zum 30.09.2026 befristet. Eine Weiterbeschäftigung nach Ablauf des Arbeitsvertrages wird angestrebt. Die Vergütung erfolgt nach E8 TV-L.
Application
Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00003962 bis spätestens 29. September 2024. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:
Universität Freiburg
Prorektorat für Internationalisierung und Nachhaltigkeit
z.Hd. Helen Desmond
Postfach
79085 Freiburg
Bitte bewerben Sie sich über das Bewerbungsportal „Jetzt bewerben“ (Link unten).
Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Die Auswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Für den Inhalt dieser Anzeige ist die jeweils ausschreibende Einrichtung verantwortlich. Etwaige inhaltliche Fehler begründen keine Ansprüche oder Rechte. Die rechtsgeschäftliche Vertretung im Zusammenhang mit dem Besetzungsverfahren und der Einstellung erfolgt ausschließlich durch das zuständige Personaldezernat.
Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unberechtigte Zugriff Dritter bei der Kommunikation per unverschlüsselter Mail nicht ausgeschlossen werden können.