Jahresgespräche an der Universität Freiburg

Definition

Das Jahresgespräch ist ein vertrauensvoller und offener Dialog zwischen den Mitarbeitenden und ihrer direkten Führungskraft, das auf der Basis gegenseitiger persönlicher Achtung und Wertschätzung basiert. Als ein jährlich stattfindendes, strukturiertes Gespräch hat es eine eigenständige Funktion und unterstützt die Kommunikation im Arbeitsalltag.

Die Beteiligten ziehen in diesem Gespräch eine jährliche Bilanz bezüglich

der Arbeitsaufgaben und des -umfelds,
ihrer Zusammenarbeit,
ihrer Veränderungs- und Entwicklungswünsche sowie
der Zukunftsperspektiven der Abteilung.

Mitarbeitende und Führungskraft entwickeln gemeinsam

Strategien und Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsaufgaben sowie zur individuellen Weiterentwicklung der Mitarbeitenden und
legen konkrete Ziele für den Aufgabenbereich fest, die für Orientierung und Verbindlichkeit sorgen.

Das Jahresgespräch ist ein wichtiges Führungsinstrument der Personalentwicklung. Die besprochenen Inhalte unterliegen der Verschwiegenheit – nur so kann in einem offenen Vieraugengespräch ein hohes Maß an Vertrauen aufgebaut werden. Die Verantwortung für das Gesprächsergebnis liegt daher auch in der Verantwortung beider Beteiligter. Die Teilnahme und zukünftig auch der Besuch von Schulungsmaßnahmen sollen für beide Gesprächsbeteiligte verbindlich sein.

Ziele

Das Jahresgespräch unterstützt die Erwartungssicherheit, die Identifikation mit dem Arbeitsplatz und das Commitment der Mitarbeitenden zur Universität Freiburg in zunehmend unsicheren, komplexen Arbeitskontexten.

Dabei lassen sich die Ziele sowohl hinsichtlich der individuellen Weiterentwicklung von Mitarbeitenden als auch der Weiterentwicklung von Teams und Abteilungen unterscheiden. In ihrer Schnittmenge vereinbaren die Ziele beide Perspektiven.

Individuell bezogene Ziele:

Etablierung eines wertschätzenden und konstruktiv-kritischen Feedbacks,
frühzeitige Erkennung von arbeitsbeeinträchtigenden Einflussfaktoren im Arbeitsumfeld,
Identifizierung individueller Potenziale und Entwicklungswünsche,
Erfassung des Entwicklungsbedarfs vor dem Hintergrund des bisherigen Entwicklungsweges,
Abgleich der Erwartungen, Bedürfnisse und Wünsche beider Gesprächsparteien.

Abteilungs- / teambezogene Ziele:

Austausch über die gemeinsame Zusammenarbeit, Erfolge und Herausforderungen,
Identifizierung der individuellen Weiterentwicklungspotenziale der Teammitglieder für die zukünftige Gestaltung der Abteilungsaufgaben.

Gemeinsame Ziele (individuelle und abteilungs- / teambezogene):

Formulierung neuer und realistischer Ziele,
Klärung der Aufgabenverantwortlichkeiten, Anforderungen und Rollen,
Austausch über erfolgskritische Aufgaben im Sinne des Wissenstransfers,
Weiterleitung von Fortbildungsbedarfen an die zuständigen Bereiche.

Nutzen für Führungskräfte und Mitarbeitende

Das Jahresgespräch bietet allen Beteiligten einen wertvollen Nutzen. Es ermöglicht, eine wertschätzende Kommunikation und Vertrauen aufzubauen.

Aus der Perspektive von Führungskräften:

Indem Sie das Gespräch aus der alltäglichen Kommunikation herauslösen und ruhige Rahmenbedingungen schaffen, bauen Sie Vertrauen auf und signalisieren Ihre Fürsorge und Wertschätzung.
Nutzen Sie gezielt das Wissen und die Erfahrungen ihrer Mitarbeitenden zu Abläufen und Prozessen und binden Sie diese aktiv in die Gestaltung des Arbeitsbereichs ein.
Eine Diskussion über die Ziele in ihrem Aufgabenbereich hilft Ihnen dabei zu erkennen, inwieweit diese verstanden wurden und an welcher Stelle Klärungsbedarf besteht.
Sie erhalten die Möglichkeit, Ihr eigenes Führungsverhalten zu reflektieren und einzuschätzen. Entsprechend der individuellen Führungsbedürfnisse ihrer Mitarbeitenden richten Sie dieses so flexibel aus, um situativ und individuell zu fördern und zu fordern.
Sie fördern die gezielte Personalentwicklung ihrer Mitarbeitenden, indem Sie sie konkret nach ihren Veränderungswünschen und Entwicklungsbedürfnissen fragen.
Stimmen Sie die persönlichen Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden bezüglich Vielfalt, gesunder Arbeitsbedingungen sowie Vereinbarkeit von Familie und Beruf individuell ab.
Überlegen Sie gemeinsam, wie sich Zufriedenheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz verbessern lassen. Beides fördert die Leistungsbereitschaft und das Arbeitsklima.

Aus der Perspektive der Mitarbeitenden:

Wechselseitige Wertschätzung und Offenheit stärken die vertrauensvolle Zusammenarbeit und beeinflussen das Arbeitsklima positiv.
Bringen Sie Ihre detaillierten Kenntnisse zu Prozessen und Arbeitsabläufen aktiv in das Gespräch ein und unterstützen Sie so die Verbesserung des Aufgabenbereichs.
Fordern Sie klare Ziele zur Aufgabenerledigung und individuelle Führung ein. Stecken Sie mit Ihrer Führungskraft gemeinsam ihren Gestaltungsspielraum ab und signalisieren Sie ihren Unterstützungsbedarf.
Kommunizieren Sie ihre Veränderungs- und Entwicklungswünsche. Auch am Arbeitsplatz gibt es verschiedene Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln.
Besprechen Sie die Ist-Situation zu verschiedenen Aspekten wie Vielfalt, gesunden Arbeitsbedingungen oder auch Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Loten Sie gemeinsame Lösungen aus und behalten ihre berufliche Entwicklung im Auge.
Signalisieren Sie, wie zufrieden sie sind und wo sie noch Verbesserungspotenzial sehen, um ihr Wohlbefinden und ihre Motivation zu erhöhen.

Fortbildungsangebote

Literatur

In folgenden Werken finden Sie viele weitere Informationen rund um das Thema der Jahresgespräche.

Jahresgespräche allgemein:

Gesprächsführung und Kommunikation