Überblick
In der Praxisphase werden die neuen Abläufe und Unterlagen mit ausgewählten Einrichtungen, darunter zentrale Einrichtungen und Fakultäten, erprobt.
- Kick-Off Termine stellen aktuelle Herausforderungen bei der Suche und Bindung neuer Beschäftigter dar.
- Die neuen Prozesse geben Unterstützung bei diesen Herausforderungen.
- Schulungen und Workshops vermitteln die neuen Inhalte und das neue Vorgehen.
- Die Anwenderfreundlichkeit wird getestet und evtl. verbessert.
- Best Practice Modelle werden erarbeitet.
- Eine Modularisierung bzw. Anpassung an unterschiedliche Nutzer und Nutzerinnen wird ermöglicht.
- Der Prozess wird auf Bewerber und Bewerberinnen ausgerichtet.
- Neue Funktionen in Intranet werden entwickelt und eine Digitalisierung der Prozesse erreicht.
Hauptziele sind:
- schnelle, effiziente und nutzerfreundliche Auswahlprozesse
- mehr Rechtssicherheit
- Gewinnung fähiger und sympathischer Beschäftigter
- langfristige Bindung kompetenter und engagierter Beschäftigte
- Candidate Journey berücksichtigen
Projektteam
Personalauswahl
Der neue Prozess „Personalauswahl“ vermittelt die Vorteile und Erleichterungen einer strukturierten und diversitätsgerechten Personalauswahl. Dabei werden auch die Verpflichtungen für die öffentliche Verwaltung berücksichtigt wie objektive, transparente, diskriminierungsfreie und vor allem rechtssichere Prozesse.
Die teilnehmenden Einrichtungen werden von der beabsichtigten Stellenausschreibung bis hin zum erfolgreichen Onboarding neuer Beschäftigter unterstützt. Kernelement ist das Anforderungsprofil, das bis zum Ende des Onboarding immer wieder die Grundlage für Entscheidungen und Maßnahmen ist.
Sowohl die Stellenausschreibung als auch die Entscheidung für neue Beschäftigte basieren auf dem Anforderungsprofil. Nach der Einstellung ist es Grundlage für den Einarbeitungsplan, die Planung der Weiterbildung und für Jahresgespräche, also für die individuelle Begleitung und Förderung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Im Rahmen der Begleitung von Auswahlverfahren unterstützt das Projektteam die jeweilige Einrichtung mit einer individuellen Beratung, aber auch mit Leitfäden, Checklisten und Mustervordrucken.
Vorteil des neuen Prozesses: Bei Verwendung der bereitgestellten Unterlagen ist die Dokumentation und Rechtssicherheit der Personalauswahl gewährleistet.
Onboarding
Nach der Einstellung kommt eine wichtige Phase für Führungskräfte und neue Beschäftigte:
Die Führungskraft muss die fachliche Eignung und individuelle Teamfähigkeit des bzw. der Neuen feststellen und evtl. das Bestehen einer Probezeit bestätigen. Dafür steht ein Maßnahmenbündel zur Unterstützung bereit: Einarbeitungsplan, Pate bzw. Patin, Gespräche mit Kollegen und Kolleginnen, vertiefte Einarbeitung durch die Führungskraft und das Team oder interne und externe Schulungen.
Mit regelmäßigen Feedbackgesprächen während der Probezeit wird diese Phase begleitet. Dafür gibt es ebenfalls Handreichungen und Gesprächsunterlagen.
Ein Leitfaden und eine Checkliste geben einen Überblick über alle Aufgaben während dieser Zeit. Hier werden auch einfache, aber wirkungsvolle Tipps gegeben, die den Neuen ein angenehmes Ankommen ermöglichen. Dazu gehört als Grundlage ein funktionierender und gut ausgestatteter Arbeitsplatz sowie als Sahnehäubchen ein Begrüßungsgeschenk.
Unsere Auswertungen zeigen, dass ein schlecht vorbereiteter Arbeitsplatz und schlechte Erfahrungen am 1. Arbeitstag die Weichen stellen für eine vorzeitige Kündigung durch Beschäftigte.
Ausblick
Die Praxisphase soll bei guten Ergebnissen in einen Roll-Out münden. Dabei beinhaltet bereits die Praxisphase einen wichtigen Change Prozess. Liebgewonnene Routinen müssen zugunsten aktueller und wirksamer Vorgehensweisen aufgegeben werden. Solche Veränderungen vollziehen sich nicht nach Kalender oder Projektplan. Unterstützend wirkt, dass die Universität Freiburg auf ein differenziertes Personalentwicklungskonzept zurückgreifen kann, das sich auf die Handlungsfelder Personalgewinnung, Personalintegration, Personalentwicklung und -erhaltung, Personalaustritt und Wissenstransfer sowie Führung und Strategie erstreckt.
Mit dem neuen STEP 2024-2028 werden weitere Maßnahmen ergänzt, um die Entwicklung moderner Strukturen in Personalverwaltung und -entwicklung zu ermöglichen:
- die universitätsweite Entwicklung von Führungsleitlinien,
- die Professionalisierung des Ausbildungsmanagements,
- der Aufbau einer Nachfolgeplanung und der Einstieg in eine individuelle Karriereentwicklung,
- sowie der digitale Ausbau und die Weiterentwicklung der Weiterbildungsstruktur.
Das Ausrollen des neu gestalteten Personalauswahlverfahrens und des strukturierten Einarbeitungsprozesses professionalisieren das Personalmanagement erheblich und führen zu einer Attraktivitätssteigerung der Universität als Arbeitsplatz.