Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)
NEU
Vollzeit
Sekretariat / Verwaltung
Die Stabsstelle Gremien und Berufungen der Zentralen Verwaltung der Universität Freiburg sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)
Bewerbungsfrist: 10. Februar 2025
Veröffentlichungsdatum: 10. Januar 2025
Eintrittstermin: 1. April 2025
Arbeitsumfang: Vollzeitstelle
Kennziffer: 00004138
Beschreibung
Die Stabsstelle Gremien und Berufungen der Zentralen Verwaltung der Universität Freiburg sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in für das Gremiensekretariat (w/m/d)
Die Stabsstelle Gremien und Berufungen ist die Service-Schnittstelle für die zentralen Organe der Universität Freiburg, in denen alle wesentlichen Belange der Universität gesteuert werden. Das Team der Stabsstelle betreut auch die Berufungsverfahren für Professuren und organisiert die Universitätswahlen.
Als Stelleninhaber*in
arbeiten Sie im Team der Stabsstelle inhaltlich und organisatorisch an der Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzungen der zentralen Gremien der Universität mit
sind Sie in den Geschäftsstellen des Senats und des Universitätsrats erste Ansprechperson für alle die Gremien betreffenden Angelegenheiten
bereiten Sie eingehende Unterlagen auf und stellen diese digital an die von Ihnen zu pflegenden Verteiler bereit
sind Sie im kontinuierlichen telefonischen und schriftlichen Austausch mit allen Fakultäten und der Zentralen Universitätsverwaltung der Universität Freiburg
leisten Sie einen wesentlichen Beitrag bei der Digitalisierung der Gremienverwaltung
unterstützen Sie das Stabsstellenteam administrativ
Sie bringen mit:
eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Qualifikation, Quereinsteiger*innen sind willkommen
ein freundliches und verbindliches Auftreten, Serviceorientierung und Flexibilität
eine sehr strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise und ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Loyalität für die Arbeit im unmittelbaren Umfeld der Hochschulleitung und des Universitätsrats
sehr gute Deutsch Kenntnisse (Niveau C1) und kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift
einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen und Datenbank-Anwendungen sowie mit IT basierter Informations- und Kommunikationstechnik
eine ausgeprägte Teamfähigkeit und Offenheit für neue Aufgaben.
Kenntnisse der universitären Strukturen und der Hochschulverwaltung sowie Erfahrungen im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich sind von Vorteil.
Wir bieten:
ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit Gestaltungsmöglichkeiten in der Stabsstelle der Rektorin
ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem engagierten und serviceorientierten Team, das sich auf Sie freut
eine umfassende Einarbeitung
gute interne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Arbeitszeit im Gleitzeitmodell, Möglichkeit zum Homeoffice
ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit Vergütung je nach Aufgabenzuschnitt bis Entgeltgruppe E9a TV-L
Jobticket, JobBike BW und Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Essen in der Mensa des Studierendenwerkes Freiburg zum Mitarbeitendentarif
einen attraktiven Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Erreichbarkeit durch öffentliche Verkehrsmittel
Sie finden die Stellenbeschreibung spannend, Ihnen fehlen aber manche der aufgeführten Qualifikationen? Wir sind davon überzeugt, dass lernbereite und engagierte Menschen bei uns in viele Aufgaben hineinwachsen können. Bewerben Sie sich und überzeugen Sie uns mit Ihrer Persönlichkeit!
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung über unsere Online-Stellenbörse!
Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach Aufgabenzuschnitt bis Entgeltgruppe E9a TV-L.
Für die hier ausgeschriebene Position freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Frauen.
Bewerbung
Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00004138 bis spätestens 10. Februar 2025. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:
Universität Freiburg
Stabsstelle Gremien und Berufungen -
Ulrike Stawarz
Postfach
79085 Freiburg
Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen. Die Auswahl erfolgt nach den Regeln des AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz). Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt. Für den Inhalt dieser Anzeige ist die jeweils ausschreibende Einrichtung verantwortlich. Etwaige inhaltliche Fehler begründen keine Ansprüche oder Rechte. Die rechtsgeschäftliche Vertretung im Zusammenhang mit dem Besetzungsverfahren und der Einstellung erfolgt ausschließlich durch das zuständige Personaldezernat.
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