Verwaltungskraft (w/m/d) mit Zahlenaffinität und Organisationsstärke

Das Zentrum für Schlüsselqualifikationen sucht eine Verwaltungskraft (w/m/d) mit Zahlenaffinität und Organisationsstärke

• Bewerbungsfrist: 10. Juni 2026
• Veröffentlichungsdatum: 22. Mai 2026
• Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
• Arbeitsumfang: Teilzeitstelle (25 %)
• Kennziffer: 00004994

Beschreibung

Das Zentrum für Schlüsselqualifikationen (ZfS) entwickelt und koordiniert ein praxisnahes, fakultätsübergreifendes Lehrprogramm. Mit Lehrbeauftragten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft vermitteln wir zukunftsrelevante Kompetenzen, damit Studierende ihre persönliche und berufliche Entwicklung selbstbestimmt gestalten, Verantwortung in der Gesellschaft übernehmen und Transformationsprozesse aktiv mitgestalten können.

 

Zur Umsetzung dieses Programms arbeitet am ZfS ein engagiertes Team von rund 20 Mitarbeiter*innen sowie bis zu sechs studentischen Hilfskräften. Gemeinsam organisieren wir jährlich etwa 300 Lehrveranstaltungen für mehrere Tausend Studierende. Ergänzend zum Lehrbetrieb sind am ZfS fortlaufend Projekte angesiedelt. In den kommenden Jahren werden mehrere Vorhaben umgesetzt, darunter der Aufbau einer digitalen Plattform zur Vernetzung von Studierenden, Lehrenden und Community-Partner*innen sowie die Entwicklung innovativer Lernangebote im Projekt „Kompetenzen für die Transformation“.

 

Zur Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs – mit Fokus auf Controlling und Mittelbewirtschaftung – sowohl im Lehrbetrieb als auch in der Projektumsetzung suchen wir eine zahlenaffine und organisationsstarke Verstärkung für unser Verwaltungsteam.

 

Ihre Aufgaben

 

In enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit der Leitungsassistenz, unserem dreiköpfigen Verwaltungsteam und Projektmitarbeiter*innen übernehmen Sie insbesondere: 

• Controlling & Mittelbewirtschaftung

Überwachung der Haushalts‑ und Projektbudgets (inkl. Lehraufträge, Personalmittel und Sondermittel)

Erstellung und Pflege von Budgetübersichten sowie Vorabkalkulationen in Excel

Vorbereitung und Prüfung von Verwendungs‑ und Finanznachweisen

• Personaladministration

Koordination und Abwicklung von Personalvorgängen sowie Übernahme des Prozess- und Fristenmanagements

Pflege und Aktualisierung relevanter Daten

• Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen & Terminen 

• Allgemeine Verwaltungs‑ und Sonderaufgaben bei Bedarf

 

Ihr Profil

       

• Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich, im Rechnungswesen oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie verfügen über Berufserfahrung im Bereich Controlling und Mittelbewirtschaftung, idealerweise im Hochschulbereich; Bewerbungen von externen Interessierten sind ebenfalls willkommen.
• Sie sind sicher und versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen insbesondere mit Excel (u.a. Formeln und Verknüpfungen).
• Wir freuen uns, wenn Sie bereits mit SuperX und SAP gearbeitet haben.
• Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, zuverlässige und engagierte Arbeitsweise aus; darüber hinaus arbeiten Sie mit hoher Sorgfalt, insbesondere im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten (DSGVO-konform).
• Sie behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick, setzen klare Prioritäten und halten Fristen zuverlässig ein.
• Sie arbeiten teamorientiert und treffen zugleich in Ihrem Aufgabenbereich eigenverantwortlich fundierte Entscheidungen.
• Sie können sich sehr gut mündlich und schriftlich auf Deutsch ausdrücken.

 

Wir bieten

 

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld sowie ein engagiertes und gut eingespieltes Verwaltungsteam, das vertrauensvoll, offen und mit Freude zusammenarbeitet – ressourcenorientiert, teamstärkend und unterstützend.
• Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Möglichkeiten sowie ein umfangreiches Angebot an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

Für nähere Informationen steht Ihnen bis zum 22.05.2026 Frau Verena Saller unter Tel. 0761 / 203-9471 oder E-Mail verena.saller@zfs.uni-freiburg.de und ab dem 26.05.2026 Frau Martina Kenk unter unten genannten Kontaktdaten zur Verfügung.

 

Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach TV-L bis E8.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00004994 bis spätestens 10. Juni 2026. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Zentrum für Schlüsselqualifikationen
z.Hd. Martina Kenk
Universitätsstr. 9
79098 Freiburg

Für nähere Informationen steht Ihnen Frau Martina Kenk unter Tel. +49 761 203-97816 oder E-Mail martina.kenk@zfs.uni-freiburg.de zur Verfügung.