Die EU-DSGVO und die Zentralen Befragungen

Bereits seit der ersten Erhebung 2012 hat das Thema Datenschutz im Rahmen der Befragungen der Absolvent_innen (1,5 Jahre nach Studienabschluss), der Studierenden (Vollerhebung) und der derzeit pilotierten Befragung der Exmatrikulierten (Studienabbruch und Studienfachwechsel) einen hohen Stellenwert. Aus diesem Grunde wurde in enger Abstimmung mit Zendas (zentrale Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten) pro Erhebungswelle ein Datenschutzkonzept erarbeitet. Nach Einführung der DS-GVO werden auch die neuen, europaweit gültigen Regelungen in den Befragungsprozessen regelkonform widergespiegelt. Regelungen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Evaluation von Studium und Lehre finden sich auch in § 7 der Evaluationsordnung der Universität.

Warum ist der Datenschutz wichtig?

Bereits seit über zehn Jahren gibt es eine Regelung im Landeshochschulgesetz (LHG), die festlegt, dass Universitäten verpflichtet sind, Evaluationen durchzuführen und für diesen Zweck die bereits erhobenen personenbezogene Daten ihrer Mitglieder verwenden dürfen (§ 5 LHG). Diese Bestimmung wird auch in der neuen DS-GVO in Artikel 6 unterstützt. Dazu stellt die DS-GVO in Artikel 2 konkrete Grundsätze auf, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten sind. Diese strengeren Regelungen sollen dem Missbrauch von personenbezogenen Daten entgegenwirken. Insofern sind auch bei einer Verarbeitung von Daten auf Grundlage des LHG die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 5 DS-GVO zu berücksichtigen. Insbesondere dürfen nur so viele und solche Daten erhoben werden, wie im Hinblick auf die Zwecke der Verarbeitung unbedingt nötig sind („Datenminimierung“).

Was ändert sich bezüglich der Befragungen zu den Vorjahren?

Neben den noch genaueren Verfahrensbeschreibungen kamen wir der Pflicht nach, unser Datenschutzkonzept noch einfacher und verständlicher zu formulieren. Des Weiteren können Sie als betroffene Person die Rechte aus Kapitel 3 der DS-GVO gegenüber der Universität geltend machen. Danach haben Sie das Recht, von der Universität Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen. Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf den Webseiten der Zentralen Befragungen und der allgemeinen Seite der Universität Freiburg.

Warum sollten (ehemalige) Studierende an den Umfragen teilnehmen?

Die Teilnahme an den Befragungen ist selbstverständlich freiwillig. Jedoch tragen die (ehemaligen) Studierenden durch das Ausfüllen dazu bei, eine fundierte Feedbackkultur an der Universität zu etablieren. Die aktive Meinungsäußerung ermöglicht es, aus Betroffenensicht Verbesserungspotential sichtbar zu machen. Nur wenn der Rücklauf entsprechend hoch ist, ist es möglich Auswertungen auf Fachebene zu erstellen, die in die Qualitätssicherungsmaßnahmen der Fakultäten einfließen können. Ein Nebeneffekt für die (ehemaligen) Studierenden ist die Möglichkeit, an den Verlosungen der Gewinnspielen (Elektronikgeräte, Gutscheine, Bücher…) teilzunehmen.

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben?

Um die (ehemaligen) Studierenden zur Umfrage einzuladen, werden die Emailadressen genutzt, die bei Immatrikulation bzw. bei MyAccount (Selbstverwaltung der Benutzer-Accounts der Universität Freiburg) angegeben werden. Im Fragebogen können freiwillig Angaben zur Soziodemografie (Geschlecht, Alter, Fachsemester…) gemacht werden, die für Repräsentativitätsprüfungen verwendet werden. Alle Angaben werden für die Auswertungen anonymisiert aufbereitet und nicht mit der verwendeten Mailadresse in Verbindung gebracht.

Wie werden die personenbezogenen Daten geschützt und wie lange sind sie im System gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden nur so lange wie nötig gespeichert und anschließend gelöscht. Direkt nach Ende der jeweiligen Befragung werden die Emailadressen, die für die Kontaktierung genutzt wurden, gelöscht. Die Kontaktdaten für das Gewinnspiel werden nach der Verlosung und Gewinnausschüttung gelöscht. Die personenbezogenen Daten im Fragebogen können teilweise gruppiert und dadurch anonymisiert werden. Alle anderen Daten werden nach Ablauf der Löschfristen (spätestens nach 4 Jahren) entfernt. Dieses Vorgehen wird in Löschprotokollen festgehalten. Weitere Informationen zum Datenschutz bzw. zur Löschung der im Rahmen der Evaluation von Studium und Lehre erhobenen Daten können Sie § 7 Abs. 4 der Evaluationsordnung der Universität entnehmen.

An wen können Interessierte sich wenden?

Bei Fragen und Anmerkungen wenden Sie sich gerne an Dipl.-Psych. Natalie Boros (natalie.boros@zv.uni-freiburg.de) von den Zentralen Befragungen oder direkt an den Datenschutzbeauftragten der Universität Freiburg (datenschutz@uni-freiburg.de).

Wo finden sich weitere Informationen zum Thema Datenschutz der Zentralen Befragungen?

Hintergrundinformationen, Ergebnisberichte und ausführliche Datenschutzhinweise zu den Befragungen der Studierenden, der AbsolventInnen und der Exmatrikulierten finden Sie auf der Homepage, auf der Facebook-Seite sowie hier auf dem Notizblog.