Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d) für die Geschäftsstelle Südwissen

Die Universität Freiburg sucht eine/n Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d) für die Geschäftsstelle Südwissen Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d) für die Geschäftsstelle Südwissen

• Application deadline: 6. January 2026
• Publication date: 8. December 2025
• Start-date: At the earliest possible date.
• Scope of work: Teilzeitstelle (20 %)
• Id no.: 00004691

Description

Die Welt ist im Wandel. Digitalisierung, Dekarbonisierung und neue Mobilitätskonzepte verändern Branchen und Berufsbilder grundlegend.

Unternehmen und Organisationen stehen vor großen Transformationsprozessen – und genau hier können die Hochschulen und Universitäten in Baden-Württemberg mit ihrem Wissen und ihrer Expertise einen entscheidenden Beitrag leisten.

Damit dies gelingt, haben sich die baden-württembergischen Hochschulen im Netzwerk “Südwissen” zusammengeschlossen. Ziel der Geschäftsstelle Südwissen in Freiburg ist es, die wissenschaftliche und künstlerische Weiterbildung in Baden-Württemberg sichtbarer zu machen, die Zusammenarbeit zwischen Hochschulen und Unternehmen bei der Entwicklung neuer Bildungsangebote zu fördern und die Kooperation der in diesem Feld tätigen Hochschulen zu unterstützen.

Ihre Aufgaben:

Als Verwaltungsmitarbeiter*in sind Sie ein Organisationstalent. Sie unterstützen die Geschäftsstellenleitung und das Team bei einem breiten Spektrum an operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben:
 

Im Einzelnen:

• Reisekostenabrechnung
• Dokumentenverwaltung und Optimierung von Abläufen
• Bestellwesen (Büromaterial, Ausstattung)
• Allgemeine Verwaltung
• Controlling-Aufgaben (Rechnungs-Controlling mit SuperX)

Das bringen Sie mit: 

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare berufliche Qualifikation (z.B. langjährige Berufserfahrung mit entsprechender Tätigkeit)
• Berufserfahrung im Assistenz- oder Officebereich
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Fähigkeit zu strukturiertem Arbeiten mit Gespür für Prioritäten
• Sehr gute Office Kenntnisse werden vorausgesetzt
• Hohe Kommunikationskompetenz
• Kundenorientiertes, freundliches sowie verbindliches Auftreten über sämtliche Hierarchieebenen hinweg
• Kooperationsfähigkeit und Freude an Teamarbeit
• Eigenständiges, selbstverantwortliches Arbeiten mit agilem Mindset
• Berufserfahrung im Hochschul-Umfeld ist von Vorteil 

Wir bieten Ihnen:

• Eine spannende Arbeit in einem engagierten Umfeld mit Hochschulen, Unternehmen und gesellschaftlichen Akteuren
• Hohes Vertrauen, Eigenverantwortung und kreative Freiräume bei der Umsetzung der Aufgaben
• Wachstum, Wirkung und Wertschätzung in einem agilen Team
• Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zum Arbeiten im Homeoffice
• Einen attraktiven Arbeitsplatz in einer der schönsten Städte Deutschlands
• Attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten, JobTicketBW und weitere Benefits

Die Stelle ist befristet bis 31. Dezember 2026. Eine Verlängerung der Beschäftigung kann vorbehaltlich der Mittelbereitstellung durch die Landesregierung in Aussicht gestellt werden. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der genannten Voraussetzungen bis E6 TV-L.

Da die Universität sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt orientiert, begrüßen wir alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexueller Orientierung.

Application

Bitte bewerben Sie sich mit aussagekräftigen Unterlagen und Belegen unter Angabe der Kennziffer 00004691 bis spätestens 6. January 2026. Ihre Bewerbung richten Sie bitte in schriftlicher oder elektronischer Form an:

Universität Freiburg
Geschäftsstelle SÜDWISSEN
z. Hd. Natascha Thoma-Widmann
Belfortstraße 18
79098 Freiburg

Für nähere Informationen steht Ihnen Frau Michaela Kiss unter Tel. +49 761 203-95235 oder E-Mail michaela.kiss@suedwissen.de zur Verfügung.