Promotion zum Dr. med./Dr. med. dent. – Promotionsordnung 2020

Die Medizinische Fakultät sieht es als zentrale Aufgabe an, zukünftige Wissenschaftler*innen, Ärztinnen und Ärzte auf eine akademische Karriere vorzubereiten und ihre wissenschaftliche Entwicklung und Selbständigkeit in der Qualifizierungsphase zu fördern. Der folgende fach- und fakultätsspezifische Betreuungsleitfaden richtet sich an alle Betreuungspersonen, die sich der verantwortungsvollen Aufgabe stellen, Promovierende der Medizinischen Fakultät während ihres Forschungsprozesses zu begleiten und sie auf dem Weg in die wissenschaftliche Selbständigkeit zu unterstützen. Er beinhaltet die Vorgaben für die Betreuung und Begutachtung von Promotionen zum Dr. med./Dr. med. dent. (nach Promotionsordnung von 2020) und zum Dr. sc. hum. (nach Promotionsordnung von 2016) und soll Anregungen geben, Betreuungsverhältnisse transparent und gewinnbringend zu gestalten sowie gute Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Promotion zu schaffen.

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  Betreuungsleitfaden für Promotionen (1. Auflage, Version 2, Januar 2024)

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Das einjährige strukturierte Promotionsprogramm MOTI-VATE der Medizinischen Fakultät fördert Studierende der Human- und Zahnmedizin finanziell und ideell während einer studienbegleitenden Promotion zum Dr. med. /Dr. med. dent. und legt damit den Grundstein für eine Laufbahn als Clinician Scientist.

Eine Übersicht weiterer Fördermöglichkeiten finden Sie auf der Webseite zur wissenschaftlichen Karriereförderung von Promovierenden.

Prüfen Sie vor Beginn Ihrer Arbeit, ob Sie ein Ethikvotum der Ethikkommission benötigen bzw. ob ein Ethikvotum für Ihr Projekt bereits vorliegt. Beachten Sie hierzu die Hinweise der Ethikkommission zu „Ethikvoten für Promotionsvorhaben und andere universitäre Qualifikationsarbeiten“.

Prüfen Sie ebenfalls, ob eine Tierversuchsgenehmigung nötig ist und ob Sie für Ihre Experimente einen Tierversuchskundenachweis benötigen.

Die zukünftigen Betreuungspersonen und die/der zukünftige Doktorand*in schließen bei einem persönlichen Zusammentreffen eine schriftliche Promotionsvereinbarung. Diese enthält transparente und verbindliche Absprachen über

• die Betreuungsaufgaben,
• die inhaltliche, methodische und zeitliche Durchführung sowie
• die persönliche Qualifizierung der/des Promovierenden.

Der Promotionsvereinbarung muss ein Exposé (inklusive Arbeits- und Zeitplan) für das Promotionsvorhaben und eine Vereinbarung zum individuellen Studienprogramm der/des zukünftigen Promovierenden beigefügt werden. Die Promotionsvereinbarung wird erst mit der Annahme als Doktorand*in wirksam.

Das Exposé wird von den zukünftigen Promovierenden in enger Abstimmung mit den Betreuungspersonen erarbeitet und formuliert. Konkrete Angaben zur inhaltlichen, methodischen und zeitlichen Gliederung des Promotionsvorhabens schaffen verbindliche Absprachen und ermöglichen dem Promotionsausschuss, eine fundierte Einschätzung über die Erfolgsaussichten des Projektes abzugeben. Hierfür sind folgende Informationen für das Promotionsprojekt unerlässlich:

• Eine Projektbeschreibung mit Zielsetzung bzw. Fragestellung und/oder formulierten Hypothesen;
• Angabe der Methoden inklusive Angaben zur geplanten Stichprobe/Proband*innenzahl und Ort der Durchführung des Promotionsprojektes; Angabe der Reporting Guidelines2 (sofern anwendbar);
• ein konkreter Arbeits- und Zeitplan mit Etappenzielen (Meilensteine) und prospektivem Projektende;
• Angaben zu projektbezogenen Vorarbeiten und/oder Vordaten (sofern vorhanden);
• Literatur- und Quellenangaben.
• Sofern im Projektumfeld des Promotionsvorhabens weitere Qualifizierungsarbeiten angefertigt werden oder geplant sind, ist eine inhaltliche Abgrenzung des Promotionsvorhabens erforderlich;

Das Exposé sollte mindestens eine bis maximal drei Seiten umfassen.

Promovierende der Medizinischen Fakultät müssen ein promotionsbegleitendes individuelles Studienprogramm absolvieren, welches kompetenzsteigernde Maßnahmen vorsieht.

Verpflichtend für Promotionen zum Dr. med./Dr. med. dent. (Teilnahmenachweise erforderlich):

• Blended-learning Veranstaltung zur guten wissenschaftliche Praxis der Medizinischen Fakultät
  • Die Veranstaltung sollte zu Beginn der Promotion besucht werden. Die Inhalte der Veranstaltung sind darauf abgestimmt.
• Veranstaltung zu Grundlagen wissenschaftlichen Arbeitens
  • Veranstaltungen zum wissenschaftlichen Arbeiten werden dezentral von den betreuenden Kliniken/Instituten/Einrichtungen angeboten. Einzelne Kliniken/Institute/Einrichtungen bieten fachspezifische Einführungsveranstaltungen speziell für Doktorand*innen an. Erkundigen Sie sich bitte bei Ihrer/Ihrem Betreuer*in.
  • Inhalt, Umfang und Format dieser Veranstaltung hängen sowohl vom Promotionsthema als auch von den individuellen Vorerfahrungen und Bedürfnissen der Promovierenden ab. Promovierende sind daher angehalten, mit ihrer/ihrem Betreuer*in abzustimmen, welche Veranstaltung sie besuchen sollen.
• Regelmäßige Teilnahme an einem Literatur- und Progress Seminar in der betreuenden Einrichtung
• Präsentation der Arbeit während der Promotionszeit

Kann das individuelle Studienprogramm beim Antrag auf Annahme als Doktorand*in noch nicht festgelegt werden, so muss diese mit einer Fortschreibung der Promotionsvereinbarung nachgetragen werden.

Bewerber*innen zur Promotion müssen mindestens zwei aufeinanderfolgende Semester an der Medizinischen Fakultät Freiburg Human- bzw. Zahnmedizin studiert oder ein Jahr an der Medizinischen Fakultät wissenschaftlich gearbeitet haben. In besonders begründeten Ausnahmefällen erteilt der Promotionsausschuss eine Befreiung von diesen Voraussetzungen (§ 5 Abs. 3 der Promotionsordnung).

Als begründete Ausnahmefälle hat der Promotionsausschuss in seinen Ausführungsbestimmungen festgelegt:

• laufendes hauptberufliches Beschäftigungsverhältnis mit dem Universitätsklinikum Freiburg/der Universität Freiburg
• laufendes hauptberufliches Beschäftigungsverhältnis mit einem Akademischen Lehrkrankenhaus der Universität Freiburg
• laufender Gastwissenschaftler*innenvertrag mit dem Universitätsklinikum Freiburg/der Universität Freiburg

Falls keiner der genannten Ausnahmefälle zutrifft, entscheidet der Promotionsausschuss im Einzelfall über den Erlass der Pflichtsemester.

Eine studienbegleitende Promotion ist grundsätzlich nur für Studierende der Human- bzw. Zahnmedizin der Universität Freiburg möglich, nicht für Studierende anderer Universitäten im In- oder Ausland (§ 6 Abs. 1 der Promotionsordnung).

Haben Sie Ihr Studium im Ausland absolviert, muss der ausländische Bildungsabschluss vor der Annahme als Doktorand*in auf Äquivalenz mit einem deutschen Hochschulabschluss geprüft werden. Da diese Prüfung einige Wochen dauern kann, reichen Sie den Antrag auf Annahme als Doktorand*in so früh wie möglich mit allen erforderlichen Unterlagen ein. Sofern eine deutsche Approbation vorliegt, fügen Sie diese bitte Ihrem Antrag auf Annahme als Doktorand*in bei.

Der Promotionsausschuss entscheidet in der Regel innerhalb von drei Monaten über Ihren Antrag. Sie erhalten einen Bescheid über die Entscheidung des Promotionsausschusses.

Zwei Jahre nach der Annahme als Doktorand*in überprüft die verantwortliche Betreuungsperson, ob das Promotionsvorhaben fortgeführt werden kann, und teilt das Ergebnis der Überprüfung dem Promotionsausschuss schriftlich mit.

Doktorand*innen können sich von der Immatrikulationspflicht befreien lassen, wenn sie

• hauptberuflich an der Universität Freiburg bzw. dem Universitätsklinikum tätig sind (Arbeitsvertrag mit einem Umfang von mindestens der Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit) oder
• bereits vor dem 30. März 2018 an der Medizinischen Fakultät als Doktorand*in angenommen wurden.

Reichen Sie hierfür den Antrag auf Registrierung für Promovierende im Studierendenbüro (SCS-StudBüro) des Service Center Studium ein.

• Fügen Sie dem Antrag auf Registrierung Ihren Bescheid über die Annahme als Doktorand*in und eine Kopie Ihres aktuellen Arbeitsvertrages bei.
• Die Registrierung ist kostenfrei. Sie erfolgt, wie die Immatrikulation, nach der Annahme als Doktorand*in.

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  Antrag auf Registrierung

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Die Dauer der Promotion darf fünf Jahre nicht überschreiten (§ 1 Abs. 3 der Promotionsordnung), d. h. der Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens (Schritt 5) muss innerhalb von fünf Jahren nach der Annahme als Doktorand*in gestellt werden und bewilligt sein. Vor Ablauf der Frist kann eine Fristverlängerung beantragt werden. Hierzu stellen Sie einen formlosen Antrag im Promotionsbüro. Der Antrag muss begründet werden und eine Stellungnahme der verantwortlichen Betreuerin bzw. des verantwortlichen Betreuers enthalten. Der Promotionsausschuss kann die Frist um insgesamt höchstens zwei Jahre verlängern.

Falls Sie ein Ethikvotum der Ethikkommission oder eine Tierversuchsgenehmigung des Regierungspräsidiums für Ihr Projekt benötigen, beginnen Sie dieses erst dann, wenn ein positives Ethikvotum bzw. die Tierversuchsgenehmigung vorliegt. Beachten Sie hierbei die Hinweise der Ethikkommission zu „Ethikvoten für Promotionsvorhaben und andere universitäre Qualifikationsarbeiten“. Prüfen Sie bei Änderungen im Verlauf Ihres Promotionsvorhabens, ob das Ethikvotum/die Tierversuchsgenehmigung Ihr Projekt weiterhin abdeckt.

Bei der Durchführung des Promotionsvorhabens und bei der Erstellung der Dissertationsschrift sind die Regeln guter wissenschaftlicher Praxis der Albert-Ludwigs Universität Freiburg und der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) zu beachten und einzuhalten. Wir empfehlen daher die Teilnahme an der verpflichtenden Veranstaltung zur guten wissenschaftlichen Praxis für Promovierende zu Beginn der Promotion, d. h. innerhalb der ersten sechs Monate.

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  Ordnung der Albert-Ludwigs-Universität zur Sicherung der Redlichkeit in der Wissenschaft vom 01.06.2022

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  DFG Kodex „Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ von September 2019 (Stand: April 2022, korrigierte Version 1.1)

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Hinweise zur kumulativen Dissertation finden Sie in den Abfassungsrichtlinien für Dissertationen zum Dr. med./Dr. med. dent.

Antragsformulare

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  Antrag auf Einreichung einer kumulativen Dissertation

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  Anlage 1: Erklärung zum Eigenanteil und Bestätigung der Koautor*innen (für jede Publikation ausfüllen)

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Eine Neuregelung der Betreuungskonstellation eines Promotionsvorhabens ist möglich. Senden Sie dazu einen formlosen Antrag an das Promotionsbüro. Die ausscheidende(n) Betreuungsperson(en), die neue(n) Betreuungsperson(en) sowie die/der Promovierende*r müssen den Antrag unterschreiben. Zusätzlich muss die neue, geänderte Promotionsvereinbarung mit allen Unterschriften eingereicht werden. Der Promotionsausschuss entscheidet über die Neubestellung von Betreuungspersonen.

Schutzfristen und Beurlaubungen – Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit – werden nicht auf die Dauer der Promotion angerechnet (§ 21 der Promotionsordnung).

Zur Mitteilung von Mutterschutzfristen (§ 3 Abs. 1 und § 6 Abs. 1 des Gesetzes zum Schutz der erwerbstätigen Mutter in der Fassung der Bekanntmachung vom 20. Juni 2002, Mutterschutzgesetz – MuSchG) füllen Sie bitte das Antragsformular Mutterschutz aus und senden es zusammen mit den erforderlichen Nachweisen ans Promotionsbüro.

Damit die Fristen der Elternzeit (§ 15 Abs. 1-3 des Gesetzes zum Elterngeld und zur Elternzeit vom 5. Dezember 2006 in der jeweils geltenden Fassung, Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz – BEEG) für die Promotion berücksichtigt werden können, muss der Zeitraum der gewünschten Elternzeit spätestens vier Wochen vor deren Antreten dem Promotionsausschuss schriftlich mitgeteilt werden. Hierfür verwenden Sie bitte das Antragsformular Elternzeit und senden dieses zusammen mit den erforderlichen Nachweisen ans Promotionsbüro.

Antragsformulare

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  Antrag Mutterschutz

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  Antrag Elternzeit

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Im Antrag auf Eröffnung des Promotionsverfahrens schlagen Sie Gutachter*innen für die Dissertation vor. Die Bestellung der Gutachter*innen erfolgt durch den Promotionsausschuss. Dieser ist nicht an Ihren Vorschlag gebunden.

Die Dissertation wird vom Promotionsbüro an die Gutachter*innen übergeben. Bitte beachten Sie, dass die Übergabe keinesfalls durch die/den Doktorand*in selbst erfolgen darf.

Vorgaben zur Gutachter*innenbestellung (§§ 3 und 10 der Promotionsordnung):

• Mindestens ein/e Gutachter*in muss ein/e hauptberuflich an der Medizinischen Fakultät tätige/r Hochschullehrer*in, Honorarprofessor*in, außerplanmäßige/r Professor*in oder Privatdozent*in der Medizinischen Fakultät Freiburg sein.
• Die Gutachter*innen sollen nicht derselben Klinik oder demselben Institut des Universitätsklinikums Freiburg bzw. der Universität Freiburg angehören.
• Die Gutachter*innen und Prüfer*innen sollen nicht das gleiche Fach vertreten.
• Bei interdisziplinären bzw. fakultätsübergreifenden Dissertationen sollen auch Mitglieder anderer Fakultäten als Gutachter*innen und Prüfer*innen bestellt werden.

 Vorgaben Erstgutachter*in:

• Mögliche Personengruppen: Hochschullehrer*in, außerplanmäßige Professor*in oder Privatdozent*in der Medizinischen Fakultät. Darüber hinaus können in bereits begonnenen Promotionsvorhaben entpflichtete Professor*innen der Medizinischen Fakultät und Professor*innen der Medizinischen Fakultät im Ruhestand als Gutachter*innen und als Prüfer*innen bestellt werden, sofern sie zum Zeitpunkt ihrer Entpflichtung oder ihres Eintretens in den Ruhestand in diesem Promotionsvorhaben weiterhin als verantwortliche/r Betreuer*in bestellt sind.
• Insofern der/die verantwortliche Betreuer*in der Dissertation der oben genannten Personengruppe angehört, wird er/sie vom Promotionsausschuss als Erstgutachter*in bestellt.

Vorgaben Zweitgutachter*in:

• nicht möglich: Zweitbetreuer*in der Dissertation.
• nicht möglich: Co-Autor*in einer aus dem Gegenstand der Dissertation hervorgegangenen Publikation oder eines aus dem Gegenstand der Dissertation hervorgegangenen, zur Veröffentlichung geplanten, eingereichten oder angenommenen Manuskripts.
• Mögliche Personengruppen: alle Personengruppen, die unter Schritt 1 als mögliche Betreuer*innen gelistet sind.

Die folgenden Schritte sind in weiterem Detail in §§ 8, 10 und 11 der Promotionsordnung beschrieben. Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebenen Schritte rein verfahrenstechnisch mehrere Monate dauern können.

1. Entscheidung über die Zulassung zum Promotionsverfahren:
   • Über die Zulassung zum Promotionsverfahren entscheidet der Promotionsausschuss.
   • Die/der Doktorand*in erhält über die Zulassung zum Promotionsverfahren einen schriftlichen Bescheid.
2. Bestellung der Gutachter*innen:
   • Ist die/der Doktorand*in zum Promotionsverfahren zugelassen, bestellt der Promotionsausschuss für die Beurteilung der Dissertation eine/n Erstgutachter*in und ein/n Zweitgutachter*in.
3. Begutachtung der Dissertation:
   • Die Dissertation im PDF-Format wird vom Promotionsbüro an die Gutachter*innen übergeben.
   • Die Gutachter*innen prüfen, ob die vorgelegte Dissertation als Promotionsleistung angenommen werden kann, abgelehnt werden muss oder zur Umarbeitung zurückzugeben ist.
   • Die Gutachten sind dem Promotionsbüro in der Regel innerhalb von zwei Monaten nach der Bestellung zur/zum Gutachter*in vorzulegen.
4. ggf. Einholen eines Drittgutachtens:
   • In bestimmten Fällen holt der Promotionsausschuss ein Drittgutachten ein (§ 10 Abs. 6-9 der Promotionsordnung), z. B. im Falle einer „summa cum laude“-Bewertung im Erst- und Zweitgutachten.
5. Auslage der Dissertation:
   • Nach Eingang der Gutachten wird die Dissertation zusammen mit den Gutachten mindestens zwei Wochen lang während der Vorlesungszeit bzw. mindestens drei Wochen lang während der vorlesungsfreien Zeit im Promotionsbüro zur Einsicht für die in Promotionsverfahren prüfungsberechtigten Mitglieder der Fakultät ausgelegt.
   • Die zur Einsichtnahme Berechtigten haben das Recht, bis zum Ende der Auslagefrist schriftlich Einspruch gegen die Annahme, Ablehnung oder Bewertung der Dissertation einzulegen.
6. Entscheidung über Annahme oder Ablehnung der Dissertation:
   • Haben die Gutachter*innen übereinstimmend die Annahme der Dissertation vorgeschlagen, so ist sie damit angenommen, sofern kein Einspruch eingelegt wurde oder der Einspruch vom Promotionsausschuss zurückgewiesen worden ist.
   • Haben die Gutachter*innen übereinstimmend die Ablehnung der Dissertation vorgeschlagen, so ist sie damit abgelehnt.
   • In allen anderen Fällen stellt der Promotionsausschuss auf der Grundlage der vorliegenden Gutachten und der darin vorgeschlagenen Noten die Annahme oder Ablehnung der Dissertation fest.
7. Berechnung der Gesamtnote der Dissertation:
   • Nach Annahme der Dissertation wird deren Gesamtnote berechnet (§ 10 Abs. 11 der Promotionsordnung).
   • Der/dem Doktorand*in können im Hinblick auf die Veröffentlichung von der Gutachter*innen Auflagen zur Überarbeitung der Dissertation gemacht werden; das Promotionsverfahren wird erst abgeschlossen, wenn diese Auflagen erfüllt sind. 
8. Bestellung der Prüfungskommission für die mündliche Prüfung:
   • Ist für die schriftliche Promotionsleistung (Dissertation) mindestens die Note „rite“ festgesetzt, lässt der Promotionsausschuss die/den Doktorand*in zur mündlichen Prüfung zu und bestellt die Prüfungskommission.

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  Informationen zum Prüfungsrücktritt und Antragsformular

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Der Promotionsausschuss kann auf Antrag der/des zu Prüfenden die Durchführung als mündliche Online-Prüfung unter Videoaufsicht zulassen.

Hierbei gilt:

• Mündliche Online-Prüfungen unter Videoaufsicht werden als Videokonferenzen durchgeführt. Bei Videokonferenzen sollen sich die Prüfenden und Beisitzer soweit möglich in Räumlichkeiten der Universität Freiburg – als solche gelten auch die Räumlichkeiten des Universitätsklinikums Freiburg – aufhalten.
• Sowohl der/die zu Prüfende als auch alle Prüfenden müssen mit der Durchführung der mündlichen Prüfung als Videokonferenz einverstanden sein. Eine Pflicht zur Durchführung als Videokonferenz besteht nicht.
• Die Einrichtung der Videokonferenz und Verantwortung für die Einhaltung der weiteren Vorgaben zur Durchführung der Online-Prüfung obliegt der/dem Vorsitzenden der Prüfungskommission.
• Mündliche Online-Prüfungen unter Videoaufsicht sind so durchzuführen, dass die Regelungen der Promotionsordnung zur Fakultätsöffentlichkeit bei Prüfungen eingehalten werden. Im Übrigen dürfen fakultäts- bzw. universitätsfremde Gäste an mündlichen Online-Prüfungen unter Videoaufsicht nicht teilnehmen.

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  Antrag auf Durchführung einer mündlichen Prüfung als Online-Prüfung unter Videoaufsicht

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  Satzung der Albert-Ludwigs-Universität über ergänzende Regelungen für Zulassungssatzungen, Studien- und Prüfungsordnungen, Promotionsordnungen und Habilitationsordnungen vom 30.08.2024

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Die Prüfungskommission tritt unmittelbar nach Abschluss der mündlichen Prüfung in nichtöffentlicher Sitzung zusammen, um die Note für die Leistungen in der mündlichen Prüfung festzustellen. Jedes Mitglied der Prüfungskommission gibt einzeln seine Bewertung für die Leistungen in der mündlichen Prüfung mit einer Note ab. Die/der Beisitzer*in der Prüfung reicht das Protokoll der mündlichen Prüfung mit den Unterschriften aller Prüfer*innen und der Beisitzerin/des Beisitzers im Promotionsbüro ein. 

Ist die mündliche Prüfung bestanden, so setzt der Promotionsausschuss die Gesamtnote und das entsprechende Gesamtprädikat der Promotion fest (§ 13 der Promotionsordnung). Nach Festsetzung des Gesamtprädikats der Promotion wird der Doktorandin/dem Doktoranden das Ergebnis der Promotion bekanntgegeben.

• Die Pflichtexemplare müssen mit dem bei der Eröffnung des Promotionsverfahrens eingereichten Prüfexemplar der Dissertation identisch sein, einzig Vorgaben zur Umarbeitung (§ 10 Abs. 4 der Promotionsordnung), Auflagen zur Überarbeitung (§ 10 Abs. 12 der Promotionsordnung) und die Umsetzung formaler Vorgaben der Medizinischen Fakultät sind hiervon ausgenommen.
• Falls Sie redaktionelle Korrekturen an der Dissertation (z. B. Rechtschreibfehler) vornehmen, muss eine vollständige Korrekturübersicht im Promotionsbüro eingereicht werden.
• Das elektronische und die gedruckten Pflichtexemplare müssen in Inhalt und Formatierung exakt übereinstimmen. Wird das elektronische Pflichtexemplar z. B. farbig eingereicht, so müssen auch die gedruckten Pflichtexemplare farbig formatiert sein.
• Druckformat DIN A 4 oder DIN A 5, beidseitig bedruckt.
• Druck auf alterungsbeständigem, holz- und säurefreiem Papier mit Kartoneinband und Klebebindung.
• Die Titelseite wird außen auf den Kartoneinband und als erste Seite der Arbeit gedruckt.
• Abgesehen von den verbindlichen Formatvorgaben für die Titelseite kann die Art des Kartoneinbands (Farbe, Papierqualität) selbst gewählt werden.
• Eine Veröffentlichung des Lebenslaufs ist freiwillig, d. h. dieser darf vor der Veröffentlichung aus der Dissertation entnommen werden. Wichtig ist aber, den Lebenslauf nicht kommentarlos zu entfernen. Fügen Sie stattdessen für jede entfernte Seite eine Platzhalterseite ein mit einem Kommentar, der sinngemäß so aussehen kann: „Die Seite … (Lebenslauf) enthält persönliche Daten. Sie ist deshalb nicht Bestandteil der Veröffentlichung.“  Bitte achten Sie darauf, dass sich die Seitenzahlen der folgenden Seiten hierdurch nicht ändern.

Nach Veröffentlichung der Dissertation erteilt das Promotionsbüro den Druckauftrag für die Urkunde. Die Ausfertigung der Urkunde dauert in der Regel sechs bis acht Wochen.