Jahresgespräche: Neuausrichtung der bisherigen Konzeption für die Mitarbeiter*innengespräche

Das Jahresgespräch ist ein vertrauensvoller und offener Dialog zwischen den Mitarbeitenden und ihrer direkten Führungskraft, das auf der Basis gegenseitiger persönlicher Achtung und Wertschätzung basiert. Als ein jährlich stattfindendes, strukturiertes Gespräch hat es eine eigenständige Funktion und unterstützt die Kommunikation im Arbeitsalltag.

Die Beteiligten ziehen in diesem Gespräch eine jährliche Bilanz bezüglich

• der Arbeitsaufgaben und des -umfelds,
• ihrer Zusammenarbeit,
• ihrer Veränderungs- und Entwicklungswünsche sowie
• der Zukunftsperspektiven der Abteilung.

Mitarbeitende und Führungskraft entwickeln gemeinsam

• Strategien und Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsaufgaben sowie zur individuellen Weiterentwicklung der Mitarbeitenden und
• legen konkrete Ziele für den Aufgabenbereich fest, die für Orientierung und Verbindlichkeit sorgen.

Das Jahresgespräch ist ein wichtiges Führungsinstrument der Personalentwicklung. Die besprochenen Inhalte unterliegen der Verschwiegenheit – nur so kann in einem offenen Vieraugengespräch ein hohes Maß an Vertrauen aufgebaut werden. Die Verantwortung für das Gesprächsergebnis liegt daher auch in der Verantwortung beider Beteiligter. Die Teilnahme und zukünftig auch der Besuch von Schulungsmaßnahmen sollen für beide Gesprächsbeteiligte verbindlich sein.

Das Jahresgespräch unterstützt die Erwartungssicherheit, die Identifikation mit dem Arbeitsplatz und das Commitment der Mitarbeitenden zur Universität Freiburg in zunehmend unsicheren, komplexen Arbeitskontexten.

Die Ziele des Jahresgesprächs lassen sich in individuelle Ziele, die den Fokus auf den einzelnen Mitarbeitenden lenken, und in teamorientierte Ziele differenzieren. Letztere sind für ein effizientes Zusammenarbeiten in der Abteilung von großer Bedeutung.

Individuelle Ziele:

• Es wird ein wertschätzendes und konstruktiv-kritisches, gegenseitiges Feedback zu Leistung und Verhalten etabliert.
• Arbeitsbeeinträchtigende Einflussfaktoren im Arbeitsumfeld und ungeklärte Situationen werden frühzeitig erkannt und angesprochen.
• Unter Berücksichtigung der persönlichen Entwicklungs- und Lebenswege werden die individuellen Entwicklungsbedarfe, Potenziale und Entwicklungswünsche erkannt und zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden abgeglichen. Gemeinsam können Sie so neue und realistische Ziele formulieren und Veränderungen in Ihrem Aufgabenbereich besprechen.

Teamorientierte Ziele:

• Es wird ein Austausch über die gemeinsame Zusammenarbeit, die Erfolge und die Herausforderungen im Team stattfinden.
• Es werden regelmäßig die Verantwortlichkeiten von Aufgaben, Anforderungen und Rollen im Team geklärt. Dabei erfolgt immer auch ein Austausch über erfolgskritische Aufgaben im Sinne des Wissenstransfers.
• Für die zukünftige Gestaltung der Abteilungsaufgaben werden die individuellen Weiterentwicklungspotentiale der Teammitglieder identifiziert, einbezogen und gefördert.

Das Jahresgespräch bietet allen Beteiligten einen wertvollen Nutzen. Es ermöglicht, eine wertschätzende Kommunikation und Vertrauen aufzubauen.

Aus der Perspektive von Führungskräften:

• Indem Sie das Gespräch aus der alltäglichen Kommunikation herauslösen und ruhige Rahmenbedingungen schaffen, bauen Sie Vertrauen auf und signalisieren Ihre Fürsorge und Wertschätzung.
• Nutzen Sie gezielt das Wissen und die Erfahrungen ihrer Mitarbeitenden zu Abläufen und Prozessen und binden Sie diese aktiv in die Gestaltung des Arbeitsbereichs ein.
• Eine Diskussion über die Ziele in ihrem Aufgabenbereich hilft Ihnen dabei zu erkennen, inwieweit diese verstanden wurden und an welcher Stelle Klärungsbedarf besteht.
• Sie erhalten die Möglichkeit, Ihr eigenes Führungsverhalten zu reflektieren und einzuschätzen. Entsprechend der individuellen Führungsbedürfnisse ihrer Mitarbeitenden richten Sie dieses so flexibel aus, um situativ und individuell zu fördern und zu fordern.
• Sie fördern die gezielte Personalentwicklung ihrer Mitarbeitenden, indem Sie sie konkret nach ihren Veränderungswünschen und Entwicklungsbedürfnissen fragen.
• Stimmen Sie die persönlichen Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden bezüglich Vielfalt, gesunder Arbeitsbedingungen sowie Vereinbarkeit von Familie und Beruf individuell ab.
• Überlegen Sie gemeinsam, wie sich Zufriedenheit und Wohlbefinden am Arbeitsplatz verbessern lassen. Beides fördert die Leistungsbereitschaft und das Arbeitsklima.

Aus der Perspektive der Mitarbeitenden:

• Wechselseitige Wertschätzung und Offenheit stärken die vertrauensvolle Zusammenarbeit und beeinflussen das Arbeitsklima positiv.
• Bringen Sie Ihre detaillierten Kenntnisse zu Prozessen und Arbeitsabläufen aktiv in das Gespräch ein und unterstützen Sie so die Verbesserung des Aufgabenbereichs.
• Fordern Sie klare Ziele zur Aufgabenerledigung und individuelle Führung ein. Stecken Sie mit Ihrer Führungskraft gemeinsam ihren Gestaltungsspielraum ab und signalisieren Sie ihren Unterstützungsbedarf.
• Kommunizieren Sie ihre Veränderungs- und Entwicklungswünsche. Auch am Arbeitsplatz gibt es verschiedene Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln.
• Besprechen Sie die Ist-Situation zu verschiedenen Aspekten wie Vielfalt, gesunden Arbeitsbedingungen oder auch Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Loten Sie gemeinsame Lösungen aus und behalten ihre berufliche Entwicklung im Auge.
• Signalisieren Sie, wie zufrieden sie sind und wo sie noch Verbesserungspotenzial sehen, um ihr Wohlbefinden und ihre Motivation zu erhöhen.

Fortbildungsangebote werden derzeit entwickelt.

In folgenden Werken finden Sie viele weitere Informationen rund um das Thema der Jahresgespräche.

Jahresgespräche allgemein:

• Mitarbeitergespräche positiv führen

  Schweighart, Markus / Thiele, Christian (2022)

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• Mitarbeitergespräche erfolgreich führen: Einzelgespräche, Meetings, Zielvereinbarungen und Mitarbeiterbeurteilungen

  Mentzel, Wolfgang / Grotzfeld, Svenja / Haub, Christine (13. aktualisierte und erweiterte Auflage, 2022)

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• Mitarbeitergespräche souverän führen: Ein praxisorientiertes Manual für Führungskräfte

  Brenner, Doris (2. Auflage, 2020)

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• Mitarbeitergespräche führen: Situativ, typgerecht und lösungsorientiert

  Boden, Martina (2. aktualisierte Auflage, 2020)

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Gesprächsführung und Kommunikation:

• Feedbackgespräche

  Anja von Kanitz (3. Auflage, 2020)

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• Ein guter Chef sein: Ratgeber für erfolgreiche Führung

  Hasler, Clemens (2020)

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• Grundlagen der Kommunikation: Gespräche effektiv gestalten

  Plate, Markus (3. ergänzte Auflage, 2021)

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• Grundlagen der Kommunikation für Führungskräfte: Mitarbeitende informieren und Führungsgespräche erfolgreich durchführen

  Alter, Urs (2018)

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• Gesprächstechniken für Führungskräfte: Methoden und Übungen zur erfolgreichen Gesprächsführung

  Heyde, Anke von der / Linde, Boris von der (3. Auflage, 2009)

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