Pilotprojekt zur Professionalisierung von Personalgewinnung und -integration in der ZUV und CIBSS

• Qualitätssicherung und Professionalisierung der Personalprozesse in der Personalgewinnung und Probezeit
  -> „aus einem Guss“,
• verbindliche Einführung einheitlicher Verfahren basierend auf einem Anforderungsprofil,
• transparente, faire, wertschätzende und rechtssichere Verfahren,
• Erhöhung der Effizienz, d.h. Verzicht auf unnötigen Koordinationsaufwand und IT-unterstützte Umsetzung von Routineaufgaben,
• Erhöhung der Effektivität, d.h. die neuen Verfahren werden als Verbesserung wahrgenommen,
• erhöhte Wahrnehmung der Universität Freiburg als „gute“ Arbeitgeberin auf dem Arbeitsmarkt.

Das Projektteam setzte sich aus verschiedenen Expert*innen unterschiedlicher Bereiche der Universität Freiburg zusammen.

Die Strukturierung und Standardisierung des Personalauswahlverfahrens der Universität Freiburg führt zukünftig zu einer höheren Rechtskonformität, zu mehr Transparenz und Fairness. Eine diversitätsgerechte Ausgestaltung des Verfahrens in Bezug auf alle Diversitätsdimensionen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und der Charta der Vielfalt wird sich mittel- und langfristig in:

• einer Minimierung der unbewussten Vorurteile und Stereotypen,
• einer Verringerung der Diskriminierungen und
• einer Vermeidung von Fehlentscheidungen

niederschlagen. Gleichzeitig führt sie sowohl zu einer größeren Anzahl als auch zu einem breiteren Spektrum an möglichen Bewerbungen.

All diese Faktoren unterstreichen den Qualitätsanspruch, den die Universität Freiburg an ihre zukünftige Personalauswahl stellt. Die Ausgestaltung des Auswahlprozesses hat zudem einen erheblichen Einfluss auf Image und Reputation der Organisation und erhöht die „Arbeitgeberattraktivität“ maßgeblich. In heutigen Zeiten ist dies ein zentraler Erfolgsfaktor.

Insgesamt legt die Universität großen Wert auf ein einheitliches und verbindliches Vorgehen in der Personalauswahl. Die Abbildung verdeutlicht Ihnen die zu gehenden Prozessschritte

Um Sie bei Ihrer Aufgabe bestmöglich zu unterstützen, bieten wir eine Prozess- und Methodenberatung zu folgenden Themen an:

• Erstellung des Anforderungsprofils
• Konzeption des Auswahlverfahrens
• Durchführung des konkreten Auswahlverfahrens am Tag selbst

Um den anfallenden Koordinationsaufwand und die Routineaufgaben zu erleichtern, wird derzeit an der Ausgestaltung des digitalen Bewerbungsmanagements gearbeitet. Mit der Online-Bewerbung ist hier der erste Schritt zur digitalen Datenerfassung getan.

Die Personalintegration ist ein weiteres zentrales Handlungsfeld der Personalentwicklung. Der Universität Freiburg ist es wichtig, dass der Prozess zur Einarbeitung neuer Beschäftigter nahtlos an den Prozess der Personalauswahl anschließt. Die optimierte Strukturierung und Standardisierung des Prozesses an der Universität Freiburg führen zu:

• einer Unterstützung aller Beteiligten mit Hilfe verschiedener Informationsangebote, z. B. einer Checkliste, einem Einarbeitungsplan,
• einer stärkeren Zugehörigkeit im Team,
• einer größeren Zufriedenheit und damit besseren Leistungen der Mitarbeitenden,
• einer Unterstützung/Erleichterung der Einarbeitungsphase.

Ein gelungener Start ist für neue Beschäftigte und die Universität gleichermaßen wichtig. Je systematischer diese Zeit geplant und genutzt wird, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Neuen gut in ihren Positionen ankommen, sich wohlfühlen und an der Universität Freiburg bleiben. Zudem ermöglicht ihnen eine strukturierte Einarbeitung von Anfang an, sinnvoll und produktiv zu arbeiten und fördert das „Willkommens-Gefühl“.

Der Einarbeitungsprozess umfasst die drei Phasen der Vorbereitung, der Orientierung sowie der Einarbeitung und Integration, die in der Abbildung verdeutlicht werden.

• Vorbereitungsphase (von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis vor dem 1. Arbeitstag): Nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages beginnen Sie mit den organisatorischen Vorbereitungen, wie der Einrichtung des Arbeitsplatzes und der Erstellung eines individuellen Einarbeitungsplans. Wichtig ist ein guter Kontakt zu den neuen Mitarbeitenden und die Weitergabe von Informationen zum ersten Arbeitstag, dem Patenschaftsmodell, der zentralen Einführungsveranstaltung und dem künftigen Arbeitsumfeld.
• Orientierungsphase (Erster Arbeitstag und erste Arbeitswoche): Am ersten Arbeitstag stehen eine herzliche und wertschätzende Begrüßung der neuen Beschäftigten sowie ein Orientierungsgespräch im Mittelpunkt. Anschließend erfolgt die Vorstellung des Teams und der Patin / des Paten am neuen Arbeitsplatz. In der ersten Arbeitswoche geht es darum, neuen Beschäftigten den Eintritt zu erleichtern und ihnen eine erste Orientierung in der Universität zu geben. Übertragen Sie, gemäß Einarbeitungsplan, erste kleinere Arbeitsaufgaben und führen Sie am Ende der ersten Woche ein Feedbackgespräch.
• Einarbeitungs- und Integrationsphase (zweite Arbeitswoche bis Ende Probezeit): In den ersten 6 Monaten werden die vertiefte fachliche Einarbeitung nach dem vorab erstellten Einarbeitungsplan und die soziale Integration kontinuierlich gefördert. Spätestens nach 90 Tagen sollen Sie ein strukturiertes Feedbackgespräch führen, beiderseitige Erwartungen und Erfahrungen besprechen und eine erste Zwischenbilanz zu ziehen. Halten Sie fest, in welchen Bereichen die Aufgaben bereits gut erfüllt werden und ob gegebenenfalls Fortbildungsbedarf besteht oder eine intensive Betreuung / Einarbeitung sinnvoll erscheint. Die Ergebnisse des 90 Tage Feedbacks fließen in die strukturierte Abschlussbeurteilung ein.

Am Ende der Probezeit, welche die Phasen der Orientierung sowie der Einarbeitung und Integration umfasst, erstellen Sie eine strukturierte Abschlussbeurteilung. Dafür sind die bereits angesprochene, regelmäßige Rückmeldung sowie die Zwischenbeurteilung eine gute Vorbereitung. Verwenden Sie hierfür auch die Empfehlungen zur Abschlussbeurteilung und schließen Sie mit einem gemeinsamen Gespräch. Die Probezeit dient dazu, Ihre Auswahlentscheidung zu überprüfen, die gemeinsame Passung zu testen und ggf. rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, falls Sie feststellen sollten, dass eine Beschäftigung nicht fortgesetzt werden kann. Im Falle einer Kündigung sollten Wertschätzung und Respekt auch die verbleibenden Arbeitstage prägen.

• Die Evaluation des Projekts ist abgeschlossen. Das Projekt endete im Dezember 2022.
• Ab 2024 erfolgt die Praxisphase des Projekts mit ausgewählten Einrichtungen der Universität und die Planung des Roll-Outs.