Überblick
In der Praxisphase werden die neuen Abläufe und Unterlagen mit ausgewählten Einrichtungen, darunter zentrale Einrichtungen und Fakultäten, erprobt.
- in Kick-Off Terminen haben wir 2024 die aktuellen Herausforderungen bei der Suche und Gewinnung neuer Beschäftigter ermittelt
- die neuen Prozesse wurden auf diese Herausforderungen ausgerichtet
- in Schulungen und Workshops haben unsere Projektpartner*innen die neuen Abläufe und Unterlagen kennengelernt
- derzeit wird die Anwenderfreundlichkeit getestet und kontinuierlich angepasst
- Best Practice Modelle werden erarbeitet
- eine Modularisierung bzw. Anpassung an unterschiedliche Nutzer und Nutzerinnen wird durchgeführt
- der Prozess wird auf Bewerber und Bewerberinnen ausgerichtet (candidate journey)
- neue Funktionen im Intranet sind in Planung um eine Digitalisierung der Prozesse zu erreichen
Hauptziele sind:
- schnelle, effiziente und nutzerfreundliche Auswahlprozesse gestalten
- mehr Rechtssicherheit gewährleisten
- die Kompetenzen unserer Führungskräfte erweitern
- fähige und sympathische Beschäftigte auswählen
- diese Beschäftigten langfristig für uns gewinnen
- die Candidate Journey berücksichtigen
Projektteam
Personalauswahl
Der neue Prozess „Personalauswahl“ vermittelt die Vorteile und Erleichterungen einer strukturierten und diversitätsgerechten Personalauswahl. Dabei werden auch die Verpflichtungen für die öffentliche Verwaltung berücksichtigt wie objektive, transparente, diskriminierungsfreie und vor allem rechtssichere Prozesse.
Die teilnehmenden Einrichtungen werden von der beabsichtigten Stellenausschreibung bis hin zum erfolgreichen Onboarding neuer Beschäftigter unterstützt. Kernelement ist das Anforderungsprofil, das bis zum Ende des Onboarding immer wieder die Grundlage für Entscheidungen und Maßnahmen ist.
Sowohl die Stellenausschreibung als auch die Entscheidung für neue Beschäftigte basieren auf dem Anforderungsprofil. Nach der Einstellung ist es Grundlage für den Einarbeitungsplan, die Planung der Weiterbildung und für Jahresgespräche, also für die individuelle Begleitung und Förderung unserer Kolleginnen und Kollegen.
Im Rahmen der Begleitung von Auswahlverfahren unterstützt das Projektteam die jeweilige Einrichtung mit einer individuellen Beratung, aber auch mit Leitfäden, Checklisten und Mustervordrucken.
Vorteil des neuen Prozesses: Bei Verwendung der bereitgestellten Unterlagen ist die Dokumentation und Rechtssicherheit der Personalauswahl gewährleistet.
Onboarding
Nach der Einstellung kommt eine wichtige Phase für Führungskräfte und neue Beschäftigte, das Onboarding. Wir haben uns für den englischen Begriff entschieden, da das Ankommen am neuen Arbeitsplatz weit mehr umfasst als die fachliche Einarbeitung.
Unsere Auswertungen zeigen, dass die Qualität des bereitgestellten Arbeitsplatzes und der Erfahrungen am 1. Arbeitstag die Weichen stellen für das Bleiben oder Gehen von neuen Beschäftigten. Denn die Einarbeitungsphase ist für unsere neuen Kolleginnen und Kollegen eine herausfordernde Zeit. Sie sollen sich rasch in ihre neuen Aufgaben aber auch ins Team integrieren und müssen darüber hinaus viele neue, auch ungeschriebene Regeln kennenlernen.
Die Führungskraft wiederum muss die Einarbeitung und soziale Integration des bzw. der Neuen begleiten, die fachliche Eignung und individuelle Teamfähigkeit feststellen und evtl. das Bestehen einer Probezeit bestätigen.
In der Praxisphase bieten wir konkrete Unterstützung für Führungskräfte an: Zuerst besuchen sie unsere Workshops, testen anschließend die neuen Prozesse und bekommen bei Bedarf auch eine individuelle Beratung.
Zur Unterstützung stellt das Projektteam verschiedene Instrumente bereit: Leitfaden, Checkliste, Einarbeitungsplan sowie eine Überarbeitung des Patenschafts-Modells. Mit regelmäßigen Feedbackgesprächen während der Probezeit wird das Onboarding begleitet. Dafür gibt es ebenfalls Handreichungen und Gesprächsunterlagen.
Ausblick
Alle Grundlagenschulungen sind abgeschlossen und die Instrumente werden derzeit getestet und angepasst. Gleichzeitig werden Beratungen und erste Evaluationsmaßnahmen durchgeführt.
Die Praxisphase soll bei guten Ergebnissen in einen Roll-Out münden. Dabei beinhaltet bereits die Praxisphase einen wichtigen Change Prozess. Liebgewonnene Routinen müssen zugunsten aktueller und wirksamer Vorgehensweisen aufgegeben werden. Solche Veränderungen vollziehen sich nicht nach Kalender oder Projektplan. Unterstützend wirkt, dass die UFR auf ein differenziertes Personalentwicklungskonzept zurückgreifen kann, welches sich auf diese Handlungsfelder erstreckt:
- Personalgewinnung und -integration
- Personalentwicklung sowie -erhaltung
- Personalaustritt und Wissenstransfer
- Führung und Strategie
Mit dem neuen STEP 2024-2028 werden weitere Maßnahmen ergänzt, um die Entwicklung moderner Strukturen in Personalentwicklung zu ermöglichen:
- die universitätsweite Entwicklung von Führungsleitlinien,
- die Professionalisierung des Ausbildungsmanagements,
- der Aufbau einer Nachfolgeplanung und der Einstieg in eine individuelle Karriereentwicklung,
- sowie der digitale Ausbau und die Weiterentwicklung der Weiterbildungsstruktur.
Das Ausrollen des neu gestalteten Personalauswahlverfahrens und des strukturierten Onboardingprozesses professionalisieren das Personalmanagement erheblich und führen zu einer Attraktivitätssteigerung der Universität als Arbeitsplatz.