Ein Ziel aus dem Struktur- und Entwicklungsplan 2019-2023 ist das
„papierlose Büro“, das unter anderem durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für digitale Akten und elektronische Vorgangsbearbeitung ermöglicht werden soll.
Die Einführung eines DMS bedeutet eine Professionalisierung im Umgang mit Dokumenten jeder Art, steigert die Arbeitseffizienz, beschleunigt die Arbeitsprozesse und schafft eine Infrastruktur für die Verbindung von datenorientierten und dokumentenzentrierten Prozessen.
In einem Vorprojekt wurden die grundlegenden Bedarfe und Anforderungen an ein DMS geklärt, die Betriebs- und Investitionskosten ausgewiesen und mögliche Pilotbereiche und Prozesse ausgewählt. Es bereitet die Grundlage für ein detailliertes Konzept zur schrittweisen Einführung an der gesamten Universität.
Der Projektstart fand formell am 25.04.2023 mit einem Kick-off statt.
Genauere Informationen zum Projektfortschritt werden folgen. Das Thema kann auch im Intranet in einer Share-Gruppe „Projekt: Digitales Dokumentenmanagement (dDM)” mitverfolgt werden kann.