Workshop am 3. Dezember 2019
Am 3. Dezember 2019 hat im Rahmen der Connected Services ein Workshop zum Thema “eRechnung” stattgefunden. Teilgenommen haben 65 Personen aus der dezentralen und zentralen Verwaltung. Der Workshop wurde vom Finanzdezernat gemeinsam mit dem Connected Services-Programmteam organisiert und durchgeführt.
Das Thema eRechnung ist hoch aktuell, da alle öffentlichen Einrichtungen des Landes Baden-Württemberg verpflichtet sind, bis zum 18. April 2020 eRechnungen – gemeint sind hiermit nicht pdf-Rechnungen, sondern maschinenlesbare Rechnungen im XML-Format – annehmen zu können. Hierdurch ändern sich einige Abläufe grundlegend.
Aus diesem Grund arbeitet ein Projektteam der Universität Freiburg gemeinsam mit der Universität Mannheim an einer Softwarelösung und an der Umstellung der Prozesse. Mittlerweile ist das Projekt so weit fortgeschritten, dass die Kernprozesse definiert sind.
Ziel des Workshops war es vor diesem Hintergrund, diese Prozesse den ersten interessierten Nutzerinnen vorzustellen, Fragen zu beantworten und das Feedback der Nutzerinnen zu den Prozessen einzuholen. Eine Fragstellung war dabei insbesondere, welche Sonderfälle bei der detaillierten Ausarbeitung der Prozesse berücksichtigt werden sollten. Außerdem wurden die unterschiedlichen Rollen bei der Bearbeitung sowie Bearbeitungszeiten diskutiert.
Interaktive Prozessdarstellung und Key User-Gewinnung
Für die Darstellung der IST-Prozesse sowie der zukünftigen SOLL-Prozesse hatten sich die Organisator*innen etwas Besonderes ausgedacht: Die Prozesse wurden parallel zur Powerpoint-Präsentation auf einer improvisierten Bühne dargestellt. Da gab es die Professorin mit ihrem Sekretär, die immer wieder Erlenmeyerkolben zu bestellen hatten, den eifrigen Lieferanten, der in allen Prozessvarianten neue Erlenmeyerkolben geliefert und entsprechende Rechnungen bzw. eben eRechnungen gestellt hat, sowie die Finanzbuchhaltung, welche die korrekte Verbuchung – sei es auf Papier oder digital – sicherstellte.
Anschließend wurden die verschiedenen Prozessvarianten im Plenum diskutiert. Dank der regen Beteiligung der anwesenden Nutzer*innen wurden zahlreiche Punkte zusammengetragen, die im weiteren Projekt noch zu berücksichtigen sind. Hierfür herzlichen Dank!
Ein Ziel des Workshops war es außerdem, Key User zu gewinnen, welche die Einführung der eRechnung in Zukunft eng begleiten werden. Hierfür haben 25 Personen ihre Bereitschaft signalisiert – eine erfreulich große Resonanz!
Selbstverständlich wird über die Einführung der eRechnung an der Universität Freiburg im kommenden Jahr umfassend informiert werden.