Sowohl in der Evaluation der Verwaltung (BearingPoint) als auch in den Diskussionen im Strategie-AK „Organisation und Verwaltung“ wurde immer wieder deutlich, dass Abläufe und Prozesse sowie vor- und nachgelagerte Schnittstellen zu anderen Verwaltungsbereichen nicht hinreichend bekannt sind, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Dies betrifft nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Zentrale (ZUV) und Dezentrale (Fakultäten), sondern auch die Zusammenarbeit der Fakultäten untereinander. Verzögerungen bei der Erledigung von Aufgaben, aber auch Unverständnis und Ärger und damit letztlich ein schlechtes Betriebsklima können die Folge sein.
Eine Möglichkeit, eine effiziente Zusammenarbeit zu fördern, besteht in einer internen Hospitation – ein neues Connected Services Projekt, angesiedelt im Bereich der Personalentwicklung. Konkret bedeutet interne Hospitation, dass Beschäftigte anderen Kollegen*innen an deren Arbeitsplatz gleichsam über die Schulter schauen und in einem vorab definierten Zeitraum in deren Arbeitsalltag „mitlaufen“, nach dem Motto: „Voneinander lernen – Besser miteinander arbeiten“. Je nach Anforderung, Erwartung oder Arbeitsplatzsituation kann diese Hospitation zwei oder drei Stunden umfassen, aber natürlich auch länger dauern oder über mehrere Tage verteilt werden, das entscheiden „Gast“ und „Gastgeber*in“ in Absprache mit den jeweils Vorgesetzten. Die Möglichkeit der internen Hospitation soll universitätsweit und für alle Personengruppen gelten, sie bezieht sich grundsätzlich auf alle Bereiche, insbesondere aber Verwaltung, Service und Technik. Das Angebot ist freiwillig, die Organisation soll über das Intranet erfolgen.
Wenn Sie also Interesse haben, mal einen Einblick in die Arbeit von Kollegen*innen eines anderen Bereiches zu bekommen, z. B. weil sie mit diesen öfter zu tun haben, dann ist das Modell der internen Hospitation genau richtig. Selbstverständlich erhalten Sie im Anschluss auch eine Bescheinigung über die Teilnahme an der internen Hospitation.
In einem ersten Schritt werden interessierte Kollegen*innen an einer solchen Hospitation teilnehmen und erste Erfahrungen sammeln, die dann in das regelmäßige Verfahren einfließen werden, sodass wir hoffen, die Möglichkeit einer internen Hospitation ab Anfang des nächsten Jahres offiziell anbieten zu können. Sollten Sie sich dafür interessieren, können Sie sich aber auch gerne schon jetzt melden (connected-services@zv.uni-freiburg.de) – wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
Mit Zustimmung der Kanzlerin wird das Format “Interne Hospitation” ab 1.12.2023 für alle Beschäftigten der Universität auf Dauer angeboten.