Das Projekt „Online-Personal-Services“ besteht aus den drei Digitalisierungsprojekten Dienstreisemanagement, Abwesenheitsverwaltung und Zeiterfassung. Die bisherigen Verfahren und Abläufe der oben genannten Teilbereiche sollen vereinfacht und serviceorientiert gestaltet werden, was eine Erleichterung für alle Mitarbeitenden bedeutet. Ziel ist die digitale Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen einzuführen sowie die Ablösung der gedruckten Urlaubskarte und die digitale Erfassung der Arbeitszeit.
Zur Umsetzung sind verschiedene administrative Schritte notwendig um alle Beschäftigten mit ihren jeweiligen Rollen in das System einbinden zu können. So müssen z.B. für alle Beschäftigten Zugangsberechtigungen (Uni-Account) im System hinterlegt, die Vorgesetzten geklärt und angelegt, bei Teilzeitkräften die Arbeitstage gespeichert werden, etc.
Das Projekt zielt darauf ab Verfahrensschritte wie Genehmigungs-, Zustimmungs- und weitere Abstimmungsprozeduren (beispielsweise zur Vergabe einer Reisenummer und zur Mittelbindung) zu vereinfachen und zu beschleunigen, indem das derzeit übliche Papier- oder PDF-Formular durch eine Online-Lösung ersetzt wird.
Die Einführung des digitalen Dienstreisemanagements an der Universität Freiburg erfolgt in drei Phasen
Phase 1: Digitaler Dienstreiseantrag: Einführung des digitalen Antrags auf Genehmigung einer Dienstreise über die Webanwendung „Online Personalservices“ (HIS-QISRKA)
Phase 2: Digitaler Dienstreiseabrechnung: Einführung des digitalen Antrages auf Abrechnung einer Dienstreise über die Webanwendung „Online Personalservices“ (HIS-QISRKA)
Phase 3: Ablösung des Abrechnungsprogramms RTA-BW durch HISRKA
Unsere nächsten Schritte:
Die Online-Abwesenheitsverwaltung ersetzt die Urlaubskarte. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen die Möglichkeit haben, ihre Urlaubsanträge online einzugeben und diese der/dem Vorgesetzten auf elektronischem Weg zur Genehmigung zukommen zu lassen.
Eine automatisch verschickte E-Mail informiert über Genehmigung oder Ablehnung. Die Online-Oberfläche ermöglicht den Beschäftigten eine stets aktuelle Übersicht des automatisiert berechneten Urlaubsanspruchs sowie der genehmigten und der verbleibenden Urlaubstage.
Über die gleiche Oberfläche können auch Anträge auf Freizeitausgleich beantragt werden. Für Vorgesetzte wird über die Online-Oberfläche ein aktueller Überblick über An- und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich sein.
Beschäftigte in der Zentralen Universitätsverwaltung, in den zentralen Einheiten Universitätsbibliothek und Rechenzentrum sowie in einzelnen anderen Instituten praktizieren schon jetzt das Gleitzeitmodell mit einer elektronischen Zeiterfassung über die Uni-Card.
Aus zwei Gründen besteht hier Verbesserungsbedarf: Zum einen ist die Verwaltung der Zeiterfassung (z.B. Korrekturen oder das Erfassen von Nachträgen) nicht nur sehr aufwendig für die zuständigen Stellen, durch die Notwendigkeit zahlreicher Erfassungs-Terminalsist das Verfahren zudem auch kostspielig.
Zum anderen wird es auf der Grundlage der aktuellen Rechtsprechung erforderlich, für alle Beschäftigten eine Zeiterfassung einzuführen. Das Projekt hat das Ziel, ein bedienerfreundliches und einfaches Zeiterfassungssystem einzuführen.