Connected Services

Die Universität Freiburg ist eine international agierende Universität, die zahlreiche Partnerschaften sowie viele Kooperationen in Forschung und Lehre mit Universitäten aus dem Ausland unterhält. Die Internationalisierungsstrategie der Universität, die diese Vernetzung in den kommenden Jahren strategisch verstärken und systematisch ausbauen wird, befindet sich derzeit in der Überarbeitung.

Um die Attraktivität der Universität für ausländische Wissenschaftler*innen und Studierende noch zu erhöhen und damit die internationalen Aktivitäten langfristig erfolgreich zu gestalten, ist es notwendig, auch die wissenschaftsunterstützenden Bereiche (Verwaltung, Service und Technik, VST) international auszurichten. Diese Erkenntnis wird an der Universität Freiburg zunehmend berücksichtigt, unter anderem im Struktur- und Entwicklungsplan 2024-2028, im Grundsatzpapier zur Sprachpolitik, im Internationalisierungskonzept der UFR sowie im Internationalisierungsaudit der HRK.

Um die VST-Bereiche international auszurichten, müssen gezielte Maßnahmen ergriffen werden, die drei Unterziele verfolgen:

1. Die Beschäftigten aus den Bereichen VST entwickeln ein tieferes Verständnis für die internationale Ausrichtung der Hochschule. Dabei geht es darum, zu verstehen, wie die Hochschule international tätig ist, welche globalen Beziehungen und Perspektiven sie verfolgt und wie sie sich international positioniert. Damit sollen die Beschäftigten erkennen, wie sie selbst zur internationalen Ausrichtung der Hochschule beitragen können und welche Vorteile sich daraus für ihren eigenen Arbeitsalltag ergeben.
2. Mitarbeitende entwickeln zusätzliche internationale Kompetenzen, wie Sprachkenntnisse und interkulturelle Fähigkeiten, zur Unterstützung der globalen Zusammenarbeit.
3. Der Abbau administrativer Hindernisse, die die internationale Mobilität und Zusammenarbeit weiterhin erschweren.

Um diese Ziele zu erreichen, sollten zwei parallel verlaufende Ansätze verfolgt werden. Zum einen sollen die Möglichkeiten, international aktiv zu werden und Erfahrungen im Ausland zu sammeln (Mobility) besser bekannt gemacht und vereinfacht werden. Zum anderen muss die Universität auch auf die Integration internationaler Perspektiven und Erfahrungen in den lokalen Kontext ausgerichtet werden (IaH, Internationalisierung at Home), denn Internationalität zeigt sich nicht nur durch Mobilität und Partnerschaften. Es geht darum, die internationale Dimension durch Aktivitäten und Strukturen vor Ort zu fördern, z. B. durch internationale Lehrveranstaltungen, Zusammenarbeit mit internationalen Partnern vor Ort, Unterstützung von internationalen Mitarbeitenden, den Austausch zwischen internationalen und lokalen Programmen, etc.

Zwei Zielgruppen müssen gleichermaßen einbezogen werden: die international ankommenden sowie die bereits ansässigen Mitarbeitenden. Beide Gruppen sollen aktiv unterstützt und motiviert werden, ein gemeinsames Verständnis für interkulturelle Zusammenarbeit zu entwickeln.

Bisherige Aktivitäten im Rahmen von Connected Services

Um die VST Bereiche als wichtigen Unterstützungsbereich für internationale Forschung und Lehre stärker in den Vordergrund zu rücken, hat Connected Services zunächst den Fokus auf Mehrsprachigkeit gelegt und im vergangenen Jahr zwei Projekte initiiert, um den Verwaltungsbereich durch mehrsprachige Angebote zugänglicher zu gestalten:

• Ein Testprojekt zur Übersetzung und Gestaltung von zweisprachigen Formularen (und internen Dokumenten) wurde im Jahr 2024 umgesetzt und abgeschlossen. Mehr als 70 interne Dokumente wurden übersetzt und 25 Personalformulare zweisprachig gestaltet. Ein Konzept für eine zukünftige Verstärkung der Mehrsprachigkeitsunterstützung liegt zu Prüfung vor. Mehr Infos hier.
• Im Februar 2025 wurde ein ChatBot-Tool für das Service A-Z eingeführt, das es ermöglicht, Informationen im Intranet zusätzlich auf Englisch und Französisch bereitzustellen. Die Implementierung dieses Tools befindet sich derzeit in der Testphase. Die Mehrsprachigkeit wird dabei ausdrücklich als Voraussetzung für den Chatbot festgelegt. Mehr Infos hier.

Um auf das Thema einzugehen und es in den Fokus zu rücken, wurden zwei Veranstaltungen organisiert: Workshop „Internationalisierung der Verwaltung“, 19.03.2023 und eine Kreative Mittagspause, 12.12.2024

Um die weiteren Hauptziele – das Verständnis für die internationale Ausrichtung der Hochschule zu vertiefen und die Vermittlung zusätzlicher internationaler Kompetenzen – sowie den IaH-Ansatz stärker in den Fokus zu rücken, plant Connected Services weitere Aktivitäten. Bleiben Sie auf dem Laufenden!

Die Universität Freiburg befindet sich in einem stetigen Transformationsprozess – sowohl in Forschung und Lehre als auch in der Verwaltung. Um langfristig handlungsfähig zu bleiben, muss die Universität den Wandel aktiv gestalten, anstatt auf äußere Entwicklungen lediglich zu reagieren. Ein zentraler Hebel hierfür ist die Organisationskultur, denn die Art und Weise, wie Zusammenarbeit, Führung und Entscheidungsprozesse gestaltet werden, beeinflusst maßgeblich den Erfolg von Veränderungsprozessen.

Warum ist Kulturwandel essenziell?

Die Arbeitswelt verändert sich mit hoher Geschwindigkeit. Digitalisierung, struktureller wie demographischer Wandel und die Globalisierung haben direkte Auswirkungen auf unsere Geschäftsprozesse und stellen gleichzeitig neue Anforderungen an Führung, Zusammenarbeit und Eigenverantwortung. Damit diese Veränderungen nicht als Überforderung oder Zwang wahrgenommen werden, sondern als eine gestaltbare Chance, ist ein bewusster Kulturwandel notwendig.

Wie ein Kulturwandel gestaltet werden kann und welche Voraussetzungen dafür notwendig sind, hat eine Arbeitsgruppe unter Beteiligung von Connected Services im Rahmen des Think Tanks „Kultureller Wandel“ der Landesinitiative bwUni.digital erarbeitet. Das in diesem Zusammenhang erstellte White Paper zeigt auf, dass die Transformation von Universitäten mehr ist als die Einführung digitaler Prozesse. Ein nachhaltiger Wandel gelingt nur dann, wenn sich die Organisationskultur verändert. Das bedeutet:

• Offene Diskussions- und Fehlerkultur: Beschäftigte müssen den Raum haben, Ideen einzubringen und Neues auszuprobieren.
• Neues Führungsverständnis: Weg von reiner Hierarchie hin zu Führung als Befähigung und Ermöglichung.
• Agile, bereichsübergreifende Zusammenarbeit: Prozesse werden effizienter, wenn Zusammenarbeit nicht in starren Abteilungsstrukturen gefangen bleibt.
• Eigenverantwortung und Beteiligung: Veränderung kann nicht verordnet werden, sondern muss aktiv mitgestaltet werden.

Wie unterstützt Connected Services den Kulturwandel an der Universität Freiburg?

Connected Services hat sich als zentrale Stelle etabliert, um diesen Wandel zu begleiten und zu unterstützen und fördert eine Verwaltungsstruktur, die flexibel, kooperativ und innovationsfähig ist. Um diese Ziele zu erreichen, setzt das Team auf verschiedene Strategien:

1. Begleitung von Veränderungsprojekten

• Unterstützung und Moderation von kulturellen, strukturellen oder prozessbezogenen Veränderungsprozessen in universitären Verwaltungsbereichen, inklusiv Beratung von Teams, die neue Arbeitsmethoden einführen oder bestehende Strukturen weiterentwickeln möchten, zum Beispiel:
  • Agiles Studienbüro Psychologie: 15-monatige Begleitung eines Teams bei der strukturellen und kulturellen Neuausrichtung.
  • (in Planung) Verwaltungsreform der Philologischen Fakultät: Beratung und Moderation von Veränderungsprozessen in einer der größten Fakultäten der Universität.
• Förderung digitaler Verwaltungsprozesse unter Berücksichtigung kultureller Herausforderungen (zum Beispiel in den aktuellen Projekten „Chatbot“ und „Digitale Signatur“).

2. Veranstaltungsformate für Austausch und Inspiration

• „Einblicke und Ausblicke“: Eine jährlich stattfindende universitätsweite Veranstaltung zu zentralen Themen der Organisationskultur wie digitale Transformation, Führung oder Projektarbeit.
• „Kreative Mittagspause“: Ein interaktives Format, das viermal jährlich stattfindet und den offenen Austausch über zentrale Veränderungsthemen ermöglicht.
• Think Tanks & interdisziplinäre Austauschgruppen: Förderung des bereichsübergreifenden Dialogs über Kulturwandel und Organisationsentwicklung:
  • bwUni-digital Think Tank 09: „Kultureller Wandel“: Aktive Mitarbeit in der Arbeitsgruppe und Veröffentlichung der White Papers
  • bwUni-digital Think Tank 11: „New Work – Räume“: Das Team von Connected Services ist aktuell federführend an der Erarbeitung eines weiteren White Papers

Connected Services übernimmt bei verschiedenen Projekten unterschiedliche Rollen. Dies hängt von der Art des Projekts, den verfügbaren Ressourcen und der verwendeten Methode ab:

• Projektkoordination
Wir übernehmen die Rolle des Projektmanagers und sind u.a. für die Erreichung der Projektziele verantwortlich.

• Unterstützung im Change Management / Moderation von Workshops:
Wir unterstützen Sie dabei, alle relevanten Akteure für den jeweiligen Veränderungsprozess zu identifizieren und einzubinden. Zudem moderieren wir verschiedene Arten von Workshops, wie z. B. Retrospektiven, Kick-Offs und mehr.

• Projektmanagementunterstützung und -beratung
Die Projekte werden durch das Connected Services-Programm-Team beraten und begleitet. Wir sorgen für die Koordination und den Austausch mit anderen Projekten.

• Unterstützung bei der Erstellung des Projektauftrags
Wir stellen sicher, dass ein Projektauftrag mit klar definierten Rollen, Funktionen, Zuständigkeiten und Zielen erstellt wird.

• Entwicklung von Intranet-Anwendungen
Um die Digitalisierung voranzutreiben, unterstützen wir das Intranet-Team finanziell bei der Entwicklung herausfordernder Anwendungen. Und wir können in besonderen Fällen ausgewählte Projekte mit Ressourcen unterstützen – beispielsweise für externe Expertise, für die Besichtigung von Best Practice-Beispielen, die andernorts bereits realisiert wurden, für Hilfskraftkapazitäten etc.

Methode

Wir haben ein Vorgehensmodell sowie Methoden, Werkzeuge und Vorlagen für alle Phasen eines Verbesserungsprojektes entwickelt. Dieses Modell liegt den Connected Services-Projekten zugrunde, soll aber auch Verbesserungsprojekte
unterstützen, die außerhalb des Connected Services-Programms durchgeführt werden. Außerdem sind Trainings geplant, die die nötigen Projektmanagementfähigkeiten vermitteln.

Einen ausführlichen Leitfaden für Verbesserungsprojekte, der auf dem Vorgehensmodell aufbaut, mit Erklärungen, Beispielen, Tipps und Vorlagen für Ihre Projektarbeit stellen wir exklusiv für Mitarbeiter*innen der Universität Freiburg bereit (vgl. Service A-Z).

_{^{Das Vorgehensmodell für Verbesserungsprojekte der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung – Nicht-kommerziell – Weitergabe unter gleichen Bedingungen 4.0 International Lizenz.}}