Finanzierung der Universität
Die Universität finanziert sich zu etwa 70 % aus Mitteln des Landes Baden-Württemberg und zu ca. 30 % aus Drittmitteln und Mitteln Externer.
Die laufenden und einmaligen Berufungszusagen aus dem Landeszuschuss werden den Kostenstellen der jeweiligen Professur auf zwei verschiedenen Fonds zugewiesen. Laufende Berufungszusagen werden mit Fonds 1000 verbucht, einmalige Berufungszusagen mit Fonds 1001. Werden Sondermittel eingesetzt, erfolgt die Abwicklung über Innenaufträge oder Projekte.
Über einzelne Projekte werden projektartige Förderungen abgebildet. Hierunter fallen:
- als Sondermittel bereitgestellte Förderungen des Landes Baden-Württemberg (z.B. Anschubfinanzierungen für SFB-Anträge, SI-BW)
- finanzielle oder sachliche Zuwendungen (z.B. von Bundesministerien, der DFG oder aus Auftragsforschung), die zur Förderung von Forschung und Lehre dienen (Drittmittel)
- Externe Mittel ohne Drittmitteleigenschaft (also nicht für Forschung und Lehre, z.B. aus Anwendung gesicherter Erkenntnisse, Sponsoring)
Bewirtschaftung von Mitteln
Die Bewirtschaftung von Mitteln erfolgt an der Universität Freiburg dezentral und liegt in der Verantwortung der einzelnen Einrichtungen (z.B. Fakultäten, Institute, Lehrstühle). Das heißt, die Lehrstuhlinhaber*innen sind selbst für die Bewirtschaftung der zugewiesenen Mittel verantwortlich.
Die Mittelbewirtschaftung erfolgt auf unterschiedlichen Kontierungen: Professuren verfügen über eigene zehnstellige Kostenstellen. Buchungen können entweder mit Kostenstelle und Fonds, einem Innenauftrag (internem Projekt) oder einem Projekt erfolgen.
Um Mittel zu bewirtschaften und die Universitätskasse Freiburg anzuweisen, Zahlungen zu leisten oder Beträge anzunehmen, ist eine Anordnungsbefugnis notwendig.
Bei der Bewirtschaftung der universitären Mittel sind die gesetzlichen und tarifvertraglichen Regelungen zu beachten.
Dazu zählen insbesondere:
- die Landeshaushaltsordnung (LHO)
- die Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung (VV LHO)
- die jährlichen Verwaltungsvorschriften zum Haushaltsvollzug (VV Haushaltsvollzug und der spezifischen Verwendungsregelungen der (Dritt-) Mittelgeber oder Vorgaben des Landes (z.B. Landesreisekostengesetz)
- die in universitären Richtlinien festgelegten Vorgaben und die durch Rundschreiben bekanntgemachten spezifische Hinweise (z.B. Repräsentationsrichtlinie , Beschaffungsrichtlinie, Vergütung von Lehraufträgen, Dienstreisen).
Sie dürfen Verfügungen und Zahlungen nur innerhalb des genehmigten Budgets veranlassen, das Budget bildet dabei die Obergrenze Ihrer Ausgabenermächtigung. Alle universitären Mittel müssen sparsam und wirtschaftlich verwendet und ausschließlich für dienstlich notwendige Ausgaben eingesetzt werden. Ausgaben dürfen erst geleistet werden, wenn dies bei sparsamster Wirtschaftsführung zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben notwendig ist.
Für jede verbindlich eingegangene Zahlungsverpflichtung, wie beispielsweise Dienstreisen, Lehraufträge oder Vertragsabschlüsse, muss unverzüglich ein Obligo in SAP eingestellt werden.
Einnahmen sind vollständig und rechtzeitig zu erheben. Durch die Projektleitung ist sicherzustellen, dass die bewilligten Projektmittel rechtzeitig beim Fördergeber über die Drittmittelabteilung angefordert werden oder für erbrachte Leistungen die Rechnungsstellung an externe Kund*innen der Universität zentral über das Finanzdezernat erfolgt.
| Kostenstellen | Abbildung der Organisationsstruktur der Universität (z.B. Fakultäten, Institute, Lehrstühle) |
| Fonds | Dienen der Abgrenzung von Geldgebern und unterschiedlichen Förderformate, die getrennt verwaltet werden |
| Projekte | Abbildung von Dritt-, Sonder- und externen Mitteln sowie allen Aktivitäten mit Projektcharakter und Berichtspflichten; für steuerrelevante Tätigkeiten sind Projekte zwingend notwendig. |
| Innenaufträge | Abgrenzung des universitären Landeszuschusses für projektbezogene Aktivitäten und für Berichtspflichten. |
| Sachkonten | Gliederung der Einnahmen und Ausgaben für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung gemäß Verwaltungskontenrahmen. |
| Topfinanzpositionen | Zusammenfassung verschiedener Aufwandssachkonten zur Budgetierung (z.B. Personal, Sachausgaben, Investitionen, Stipendien, Literatur). |
| Ausgabearten | Zuordnung der Ausgaben entsprechend den Vorgaben der Drittmittelgeber. |
Stellenbewirtschaftung (Personal)
Soweit Ihnen im Rahmen der Berufungszusage Stellen für die Beschäftigung von Personal zugesagt wurden, sind die Stellen ebenfalls Ihrer Kostenstelle zugeordnet. Ihnen steht ein Besetzungsrecht für die Stellen aber kein Kapitalisierungsrecht zu. Die Stellen können maximal in der zugewiesenen Wertigkeit besetzt werden. Sie sind zwingende Voraussetzung für unbefristete Einstellungen. Bei Einstellungen im wissenschaftlichen Dienst und bei Mittelbaustellen sind unbefristete Beschäftigungen nur zulässig, wenn diese auf Antrag vom Rektorat vorab freigegeben worden sind.
Bei Personal, welches auf Stellen geführt wird, werden die Gehälter aus der Stelle finanziert. Das bedeutet, dass die Kosten zentral übernommen werden (zentraler Fonds) und somit für den Lehrstuhl ausfinanziert sind. Dies gilt auch für Tarifsteigerungen und Stufenzuordnungen.
Bei Fragen zur Stellenbewirtschaftung steht Ihnen die Abteilung Haushalt und Finanzen zur Verfügung.
Drittmittel
Vor der Bewilligung
Sie wollen Drittmittel einwerben oder bringen bereits Drittmittel mit?
Die Freiburg Research Services (FRS) beraten und unterstützen Sie bei allen Fragen zur Einwerbung von Drittmitteln.
Wenn Sie bereits bewilligte Drittmittel an die Universität Freiburg mitbringen, beraten die FRS zum Vorgehen und helfen Ihnen bei weiteren Fragen.
Nach der Bewilligung
Die von Ihnen eingeworbenen Drittmittel sind dem Rektorat oder der von ihm beauftragten Stelle unverzüglich anzuzeigen. Diese Anzeige erfolgt mit dem digitalen Antrag auf Projektanlage.
Im Rahmen der dezentralen Mittelverwaltung ist die Projektleitung für den Mittelabruf, die Erstellung der Verwendungsnachweise und die Einhaltung der Bestimmungen der Geldgeber zuständig.
Regelungen zum Overhead
Die von der DFG bzw. den Bundesministerien ausbezahlte Programm- bzw. Projektpauschale wird beim Geldeingang automatisch vom Projekt weggebucht.
30% der umgebuchten Projektpauschale des Bundes wird den Fakultäten bzw. wissenschaftlichen Einrichtungen zugewiesen. Die Fakultät bzw. wissenschaftliche Einrichtung kann die Projektpauschale anteilig an die Professur weiterleiten.
Die Verwendungsrichtlinien der DFG sehen ab dem 01.01.2023 für den Erhalt der DFG-Programmpauschale vor, dass sich die geförderten Einrichtungen Leitlinien zur Verwendung der DFG-PP geben. Die Vorgaben der DFG hat die Universität umgesetzt und die DFG Programmpauschale wird seit 2023 vollständig im Grundhaushalt der Universität vereinnahmt. Im Gegenzug hat das Rektorat entschieden, dass die Fakultäten, die zentralen wissenschaftlichen Einrichtungen und die zentralen Betriebseinheiten als leistungsbezogene Wertschätzung Haushaltsmittel in Höhe von 6% der durch deren Mitglieder im Vorjahr eingenommenen DFG Fördermittel, soweit für die Förderung der Universität eine Programmpauschale bewilligt wurde, erhalten. Die Zuweisung der Mittel erfolgt durch die Abt. Haushalt und Finanzen im Fonds 1000 laufende Mittel. .
Bei EU Förderprogrammen werden 50% der von der EU bewilligten indirekten Projektausgaben zentral vereinnahmt. Die restlichen Mittel verbleiben zur Deckung der indirekten Projektausgaben auf dem jeweiligen Projekt.
Bei Industrieprojekten werden 20% der Nettoeinnahmen, zentral zur Deckung der Infrastrukturkosten der Universität Freiburg, eingezogen. Dieser Satz ist bei der Kalkulation der Projektkosten zu berücksichtigen. Die an der Universität Freiburg geltenden Zuschlagssätze sind einzuhalten.
Wichtige IT-Systeme
SuperX ist das zentrale Informationssystem der Universität Freiburg, das auf die Datenbestände zentraler IT-Systeme zugreift, diese aggregiert, nutzerfreundlich aufbereitet und über einen Webbrowser abrufbar macht. SuperX enthält Daten über Studierende und Prüfungen, Personal, Stellen sowie Finanzen.
Der Beschaffungsprozess wird mit der SAP-Software durchgeführt. Für die dezentralen Beschaffungsvorgänge findet an der Universität Freiburg ein webbasiertes SAP-Modul Anwendung, das SRM (Supplier Relationship Management). Mit dem SRM-Modul können die dezentralen Organisationseinheiten ihre Bestellungen selbstständig durchführen.
SAP-FIORI ist eine Webanwendung, die an der Universität Freiburg verwendet wird, um Rechnungen und Gutschriften elektronisch zu bearbeiten.
Für Ihre Bearbeitung als Kostenstellenverantwortliche*r in SAP-FIORI bitten wir Sie, uns den Antrag auf Anordnungsbefugnis vorzulegen.
Als Kostenstellenverantwortlicher*r können Sie in RightNow Rechte für die Prüfung der rechnerischen Richtigkeit an den „Prüfer“ der Rechnung vergeben und auch für die Feststellung der sachlichen Richtigkeit an den „Feststeller“ in Ihrem Bereich.
Zuwendungen und Geschenke | Korruption
Beamtinnen und Beamte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes dürfen grundsätzlich keine Belohnungen, Geschenke oder sonstige Vorteile in Bezug auf ihr Amt bzw. ihre Tätigkeit annehmen.
Alles, was Sie hierzu wissen müssen, erfahren Sie hier: