Kommunikation ist die halbe Miete – besonders in einer Pandemie

Die Studiengangkoordinatorin Dr. Janina Kirsch beantwortet einige Fragen zu ihrer Kommunikationsstrategie mit Studierenden in Corona-Zeiten. Welche Kommunikationswege nutzt sie und welche Tools haben sich als hilfreich erprobt?

Vor vs. in der Corona-Zeit: Gibt es einen Unterschied in deinem Vorgehen bei der Kommunikation mit Studierenden?

Der größte Unterschied zwischen vor und in Corona-Zeiten besteht darin, dass sämtliche Kommunikation, die vorher persönlich stattgefunden hat, durch digitale Formate ersetzt werden muss. Dazu gehören studienbegleitende Informationsveranstaltungen z.B. zu den Themen “Profilmodule”, “Vertiefungsmodule”, “Abschlussarbeiten” und natürlich die Ersti-Begrüßungswoche. Normalerweise lade ich unsere Studierenden zu solchen Veranstaltungen in einen unserer Hörsäle ein und erkläre ihnen die nächste Phase ihres Studiums. Dies mache ich gerne in Präsenz, da die Studierenden dort direkt Fragen stellen können und ich nicht zig Einzelmails zu immer dem gleichen Thema beantworten muss. Diese Informationsveranstaltungen habe ich dieses Jahr als Videokonserve auf der Lernplattform ILIAS zur Verfügung gestellt. Fragen können die Studierenden dann entweder in dem zugehörigen Forum, per E-Mail oder auch telefonisch stellen. Die Ersti-Begrüßungsveranstaltungen haben wir als Zoom-Videokonferenz durchgeführt und für Studierende, die nicht teilnehmen konnten, aufgezeichnet und auch auf ILIAS bereitgestellt.

Glücklicherweise haben wir schon vor einigen Jahren ein zentrales Informationsportal für Biologiestudierende auf ILIAS eingerichtet, das für alle Mitglieder der Universität frei zugänglich ist:

https://ilias.uni-freiburg.de/goto.php?target=crs_536714&client_id=unifreiburg

Dort liegen sämtliche studienrelevanten Informationen gebündelt und nach Studiengängen sortiert vor, so dass es recht einfach war, diese durch die Infovideos zu ergänzen. Auch wenn in Zukunft wieder Informationsveranstaltungen in Präsenz stattfinden werden, bleiben diese Videos dort verfügbar, zum nochmal nachschauen oder Vorab-Informieren. Es hat sich also schon mal gelohnt, dieses “Corona-Jahr”.

Ein weiterer Kommunikationsbaustein, der leider wegfallen musste, ist meine persönliche ad hoc Sprechstunde, die ich normalerweise täglich von 10:30 bis 12 Uhr anbiete. Als Ersatz kann ich den Studierenden derzeit leider nur eine telefonische oder E-Mail-Beratung anbieten. Gerade für Studierende, die mit ihrem Studium hadern und mal mit jemanden sprechen möchten, ist das sehr schade. Dennoch nutzen einige Studierende diese Möglichkeit, auch wenn es am Telefon vielleicht etwas unpersönlicher ist, als sich dabei zu sehen.

Wie würdest du deine Kommunikationsweise mit Studierenden skizzieren?

Ich bemühe mich stets kooperativ und unterstützend mit den Studierenden zu kommunizieren und damit meiner Rolle als Studienbegleiterin gerecht zu werden. Aus diesem Grund möchte ich auch, dass mich die Studierenden duzen und mit dem Vornamen ansprechen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das die Hemmschwelle senkt, mit Problemen oder Kritik auf mich zuzukommen. Den jüngeren Studierenden fällt das zwar zu Beginn schwer, aber spätestens bis zum Ende des Studiums bekommen es alle hin. Im Gegenzug duze ich die Studierenden natürlich auch. Das hält mich aber auch nicht davon ab, auch mal streng zu werden, wenn z.B. jemand zum wiederholten Mal irgendwelche Anmeldefristen verpasst. Dann werde auch ich deutlich und trete den Studierenden auch mal sinnbildlich in den Allerwertesten. Ein bisschen erzieherisch tätig werden muss ich also auch.

Wie oft kontaktierst du alle?

“Zu oft”, sagen meine Kollegen; “Genau richtig”, die Studierenden. Eine Zahl wie xy-mal pro Woche kann ich wirklich nicht nennen. Ich kontaktiere die Studierenden studiengang- und kohortenspezifisch, wenn es etwas gibt, worüber sie informiert werden müssen, z.B. über Belegfristen (gerne auch nochmal als Erinnerung kurz vor Fristende), Prüfungsanmeldefristen, Einladungen zu Infoveranstaltungen etc. Meine Kolleg*innen meinen zwar, ich würde die Studierenden zu sehr pampern, wenn ich ständig an Fristen erinnere und würde sie dadurch zur Unselbständigkeit erziehen (“Janina erinnert mich schon”). Wenn ich dies aber nicht mache, dann habe ich die ganze Arbeit, die Studierenden händisch nach zu erfassen, und das ist kein Spaß. Die Kommunikation liegt also in meinem eigenen Interesse. Die Anzahl meiner E-Mails an die Studierenden hat sich im ersten Lockdown tatsächlich stark erhöht, insbesondere aus dem Grund, dass ein erhöhter Informationsbedarf bestand und sich die Rahmenbedingungen auch häufig geändert haben.

Wo sind die größten Unsicherheiten unter den Studierenden in Corona-Zeiten? Bzw. Wo braucht es besonders viel Aufmerksamkeit?

Kritisch war in der Tat der 13. März 2020, der Tag, an dem das Rektorat die Vollschließung der Universität und das Aussetzen aller Präsenzveranstaltungen inkl. Prüfungen verkündet hat. Mir war klar, dass dies bei den Studierenden große Fragen aufkommen lässt, die eher früher als später meinen Posteingang fluten würden. Daraufhin habe ich sofort eine E-Mail an alle Studierenden geschickt, in dem ich die Konsequenzen erläutert habe, die das nach sich zieht und wie wir darauf reagieren. Mir war dabei auch besonders wichtig den Studierenden zu signalisieren, dass wir alles im Blick haben, an Lösungen arbeiten und sie sofort informieren, wenn sich etwas Neues ergibt. Ich habe sie auch darum gebeten, mir keine Fragen zu stellen, die die Zukunft betreffen und auf die ich keine Antworten habe. Sie können sich aber darauf verlassen, dass sie von mir informiert werden. Dies hat ziemlich gut funktioniert und ich bin sehr stolz auf unsere Studierenden, dass sie so geduldig waren und nicht ständig per E-Mail nachgefragt habe. Das hat uns die Zeit gegeben verschiedene Szenarien für das Sommersemester auszuarbeiten.

Die dringendste Angelegenheit war die Festlegung der neuen Prüfungstermine, die unmittelbar nach der Schließung der Universität hätten stattfinden sollen. Ich bin sehr froh, dass die Kommunikation und Kooperation in unserer Fakultät so gut funktioniert, dass ich die Studierenden bereits am 16. März über die neuen Prüfungstermine informieren konnte.

Besonders wichtig war für mich die Studierenden ausschließlich mit gesicherten Informationen zu versorgen, also nur über den nächsten Schritt und das aktuelle Szenario, das wir durchführen. Ich habe davon abgesehen, sie über all unsere Pläne B, C, D etc. zu informieren, da dies in meinen Augen zu noch mehr Verunsicherung geführt hat.

Mir war weiterhin sehr wichtig, die Studierenden in der Phase des ersten Lockdowns nicht alleine zu lassen, sondern den Kontakt mit ihnen zu halten, ihnen zu signalisieren, dass wir für sie da sind. So habe ich in den ersten Wochen wöchentlich Update-E-Mails geschickt. Wenn es keine neuen Entwicklungen gab, habe ich sie zumindest mit Tipps gegen die Corona-Langeweile versorgt. Diese Tipps waren z.B., die Zeit zu nutzen, um den Evaluationsbogen für die Veranstaltungen des Wintersemesters auszufüllen oder ein Hinweis auf ein Protein-Faltungsspiel, das ich im Internet gefunden habe.

Die Rückmeldung der Studierenden, sowohl im Rahmen der zentralen Befragung, aber auch in persönlichen E-Mails haben uns gezeigt, dass wir mit dieser Strategie erfolgreich waren und die Studierenden sich tatsächlich vollumfänglich darauf verlassen haben, dass wir unseren Job machen und sie sich keine großen Sorgen um ihre nähere Zukunft machen müssen.

Welche Kommunikationswege, bzw. Tools nutzt du?

Primär verwende ich für die Kommunikation aktueller Informationen E-Mails. Auf “Communigate”, dem Maildienst der Universität, habe ich Mailinglisten für jede Kohorte eines jeden Studiengangs eingerichtet, über das ich zielgruppengenau Informationen verbreiten kann.

Eine weitere wichtige Kommunikationsform ist das Forum auf ILIAS. Es gibt dort für jeden Studiengang ein eigenes Forum und dies habe ich im Sinne eines FAQ zunächst mit all den Standardfragen und den Antworten darauf bestückt, die ich im Laufe der Jahre per E-Mail bekommen habe. Somit kann ich, wenn mich eine solche Standardfrage per E-Mail erreicht, einfach auf das Forum verweisen (Textbaustein in Outlook!) und somit sicherstellen, dass alle Studierenden immer dieselben korrekten Informationen bekommen. Inzwischen wissen die Studierenden auch, dass, wenn sie eine Frage haben, die bestimmt schon ganz viele andere Studierende gestellt haben, sie erstmal im Forum nachschauen sollen und wenn sie eine weiterführende Frage haben, diese dort posten. Somit profitieren alle Studierenden davon und mein Posteingang dankt es ihnen.

Komplexere Kommunikation, wie z.B. die Erklärung, wie man Veranstaltungen in HISinOne belegt und was dabei zu beachten ist, mache ich schon seit vielen Jahren in Form von Demo-Videos, die auch auf ILIAS zur Verfügung stehen.

Was macht das mit deiner Arbeit; also ist etwa die Arbeitsbelastung „geringer“ bei deinem Vorgehen?

Gerade die Kommunikation mit den Studierenden, die ich für sehr wichtig halte, nimmt einen großen Teil meiner Arbeitszeit in Anspruch. Ich bin daher stets bemüht, diese so zu optimieren, dass der Informationsfluss zwar gewährleistet bleibt, ich aber weniger Zeit darauf verwenden muss, immer wieder dieselben Fragen beantworten zu müssen. Als sehr hilfreich hat sich das FAQ-Forum auf ILIAS erwiesen, was bewirkt, dass Standardfragen nur noch selten den Weg in meinen Posteingang finden. So kann ich mehr Zeit und Energie darauf verwenden, die Studierenden bei ihren individuellen Problemen, Sorgen und Nöten zu unterstützen, oder auch einfach mal mit ihnen zu quatschen.

Haben dir die Befragungen etwas gebracht?

Die Ergebnisse der Befragungen sind für uns sehr wichtig und hilfreich. Dort finden wir die Informationen, die wir sonst vielleicht nicht bekommen würden. Erfreulicherweise hat die zentrale Befragung zum ersten digitalen Semester gezeigt, dass wir als Fakultät insgesamt einen sehr guten Job gemacht haben. Die Studierenden erkennen und honorieren, wie viel Zeit und Mühe wir in die Konzeption der digitalen Lehrveranstaltungen auf ILIAS gesteckt haben und sind sehr dankbar, dass sie nicht nur einen Stapel pdfs von uns bekommen haben. Wir haben sehr viel Wert darauf gelegt, die ILIAS-Angebote auch optisch ansprechend zu gestalten und so zu konzipieren, dass sich die Studierenden ohne viele Erklärungen selber darin zurechtfinden konnten und sehr einfach herausfinden konnte, was sie wann und wie machen sollten. Darauf bin ich sehr stolz und ich bin sehr dankbar, für so engagierte, kreative und kooperative Lehrende, sowie bei uns an der Fakultät für Biologie arbeiten zu dürfen.