Vermutlich kennen alle die Situation: Ein Kollege/eine Kollegin, seit vielen Jahren in einem Bereich der Universität beschäftigt, geht in den wohlverdienten Ruhestand – und hinterlässt eine große Lücke. Nicht nur menschlich, sondern auch in Bezug auf das ganze Erfahrungswissen, das kaum irgendwo dokumentiert ist (und in vielen Fällen auch gar nicht dokumentiert werden kann). Über viele Jahre war diese Person Teil eines eingespielten und gut funktionierenden Teams, man verstand sich quasi „blind“. Wenn zusätzlich zu dieser Lücke andere Veränderungen hinzukommen, z.B. neue Studiengänge oder neue digitaler Verwaltungsverfahren steht die betroffene Abteilung vor einer großen Herausforderung.
In solchen Fällen ist es sinnvoll, die bisher eher unbewusst ablaufenden Arbeitsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und sich zu fragen, was gut läuft und was vielleicht nicht so gut. Letztlich geht es darum, Prozesse so zu standardisieren, dass sie personenunabhängig funktionieren. Dazu ist es hilfreich, unabhängige und objektive Unterstützung von außen zu holen.
Verwaltungsbereiche in diesem Sinn zu unterstützen, ist auch eine Aufgabe von Connected Services. Die Kollegen*innen des Studienbüros im Institut für Psychologie haben dieses Angebot wahrgenommen, und gemeinsam haben wir uns auf den Weg gemacht. In bislang drei Workshops haben wir zunächst die zahlreichen Aufgaben des ganzen Teams gesammelt, analysiert und visualisiert; danach wurden die für die tägliche Arbeit im Studienbüro zentralen Prozesse genauer betrachtet und schließlich zwei zusammenhängende Prozesse ausgewählt, die nun im Detail analysiert werden. Im Ergebnis sollen auf diese Weise Standardprozesse definiert werden, die die Arbeit im Team erleichtern und neuen Kollegen*innen den Einstieg einfacher machen. Das Ziel ist der Aufbau eines „agilen Studienbüros Psychologie“, das in der Lage ist, jederzeit schnell und ohne großen Aufwand auf Veränderungen reagieren zu können und gleichzeitig das Serviceangebot für die Kunden*innen (Studierende, Lehrende, Personen außerhalb der Universität) noch weiter verbessert.
Über den Fortgang des Projektes werden wir Sie in der Share-Gruppe von Connected Services (https://intranet.uni-freiburg.de/sharegruppen) regelmäßig informieren.
Kontakt:
Dr. Michael Scheuermann
pruefungsamt@psychologie.uni-freiburg.de
