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Dokumentenmanagementsystem

Ein Ziel aus dem Struktur- und Entwicklungsplan 2019-2023 ist das „papierlose Büro“, das u.a. durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für digitalen Akten und elektronische Vorgangsbearbeitung ermöglicht werden soll.

Die Einführung eines DMS bedeutet eine Professionalisierung im Umgang mit Dokumenten jeder Art, steigert die Arbeitseffizienz, beschleunigt die Arbeitsprozesse und schafft eine Infrastruktur für die Verbindung von datenorientierten und dokumentenzentrierten Prozessen.

In einem Vorprojekt sollen die Bedarfe und Anforderungen an ein DMS geklärt werden, die Betriebs- und Investitionskosten ausgewiesen und mögliche Pilotbereiche und Prozesse ausgewählt werden. Es soll ein detailliertes Konzept für eine schrittweise Einführung für die gesamte Universität erarbeitet werden.

Aktuelle Ziele im Vorprojekt:

  • Im Rahmen des Vorprojekts soll ein professioneller Projektplan mit Meilensteinen für die universitätsweite Einführung eines DMS erarbeitet werden.
  • Offene projektrelevante Punkte (Kosten, Projektorganisation, Personal, technische Infrastruktur) sollen geklärt werden.
  • Ein Konzept für die Rolle eines DMS innerhalb der bestehenden IT-Systemlandschaft der Universität soll erarbeitet werden.

Derzeit wird die Projektstruktur aufgebaut.

Der Abschluss des Vorprojektes ist bis Juni 2022 geplant.

Kontakt

Jonathan Broda
jonathan.broda@zv.uni-freiburg.de
+49 761 203 95424

Dr. Reiner Fuest
reiner.fuest@zv.uni-freiburg.de
+49 761 203 5012