Erfahrungsbericht zum Workshop
Autorin: Dr. Verena Eichel
Ausgangslage: Aktuell gibt es eine Vielzahl an Papierformularen, die bei bestimmten Ereignissen ausgefüllt und an das Personaldezernat gesendet werden müssen. Zum Beispiel: Krankmeldung, Änderung der Anschrift oder der familiären Verhältnisse etc. Vor diesem Hintergrund bestanden die Ziele des Workshops darin, die neu entwickelte Arbeitsmethode für Veränderungsprozesse zunächst kennenzulernen und in Bezug auf das praktische Beispiel der Meldungen ans Personaldezernat anzuwenden. Zudem sollten erste inhaltliche Lösungsideen und Verbesserungsvorschläge für den Prozess der Meldungen an das Personaldezernat entwickelt werden. Ein weiterer Fokus des Workshops lag auf der Erörterung von Möglichkeiten digitaler Meldungen an das Personaldezernat. An dem Workshop haben 17 Personen aus der Zentralen Universitätsverwaltung und aus unterschiedlichen dezentralen Einrichtungen teilgenommen.
Methode: Die neu entwickelte Arbeitsmethode teilt sich in die Abschnitte Auftrag, Projektplan, Bearbeitung & Rückkopplung, Pilotierung und Roll-Out. Im Workshop wurden alle Schritte besprochen und jeweils Stichworte bzw. Anmerkungen und Fragen im Hinblick auf das Beispiel „Meldungen an das Personaldezernat“ notiert. Alle Teilnehmer*innen der Veranstaltung haben einen Papierblock mit dem Schema für Veränderungsprozesse sowie eine anschauliche Anleitung erhalten, um künftige Veränderungsprojekte anhand dieses Schemas anzugehen und effizient zu bearbeiten.
Ergebnisse: Insgesamt kann der Workshop aus meiner Sicht als erfolgreich bewertet werden, da alle Teilnehmer*innen sich konstruktiv mit ihrer jeweiligen Fachexpertise beteiligt haben. Zudem wurden hilfreiche Lösungsansätze in Bezug auf digitale Meldungen an das Personaldezernat erarbeitet, die vor dem Hintergrund der jeweiligen Rahmenbedingungen auf ihre Umsetzbarkeit zu prüfen sind. Auch die Rückmeldungen bezüglich der neu entwickelten Methode für Veränderungsprozesse waren grundsätzlich positiv. Es wurde geäußert, dass viele Arbeitsschritte in einem Veränderungsprojekt bislang teilweise nicht ausreichend beachtet oder durchgeführt wurden, und dass auch nicht immer eindeutig klar war, wer beispielsweise als Projektbeteiligte*r einzubinden sei. Hier haben sich in der Diskussion mit den Workshop-Teilnehmer*innen wichtige Verbesserungsvorschläge ergeben. Ich empfand den Workshop aufgrund der aktiven Beteiligung aller Teilnehmer*innen als sehr gelungen und möchte mich nochmals herzlich dafür bedanken!
