Erfahrungsbericht zum Workshop
Autor: Dr. Reiner Fuest
Vorab muss ich gestehen, dass die Vorbereitung auf den Workshop ebenso turbulent war wie die Vorbereitung der gesamten Veranstaltung – was rückwirkend betrachtet wohl normal ist, wenn das Zusammenkommen von 300 Personen organisiert werden muss. Eine minutiöse Planung des Workshop-Geschehens hatte ich daher nicht, eine Zielvorstellung gab es in meinem Kopf durchaus.
Und dann ging’s los. Die Zusammensetzung der Teilnehmenden war perfekt, womit sich auch die freie Wahl der Workshops in der Pause für mich bewährt hat. Alle hatten einen klaren Bezug zum Thema und neben den praktischen Erfahrungen auch Wünsche für die Zukunft. Daher waren alle Anwesenden im Workshop aktiv, und wir konnten viele Sichtweisen zusammentragen. Da waren natürlich die Personen aus der zentralen Schlüsselausgabe, die diesen „Job“ erst seit einigen Monaten übernommen haben und mit großer Motivation und vielen Ideen täglich das Thema bearbeiten. Wir hatten Personen aus größeren und kleineren Einrichtungen der Universität, die entweder ganz eigene Verfahrensweisen für den Umgang mit Schlüsseln erarbeitet hatten oder ihre Erfahrungen der letzten Jahre mit der zentralen Schlüsselausgabe in die Diskussion einbrachten. Es bestätigte sich für mich dadurch, dass „Connected Services“ nicht nur eine Zukunftsvision ist, sondern gelebter Alltag. Im Workshop wurden die zahlreichen Verbindungen im Verwaltungshandeln über Einrichtungsgrenzen hinweg deutlich. Diese Kontakte genauer zu betrachten, zu intensivieren und zu optimieren haben wir im Workshop erreicht. Wir haben erkannt: Ohne einander geht es nicht.
Aufgabe im Workshop war es, das gesetzte Thema mit der neuen Methode zur Unterstützung von Veränderungsprozessen zu behandeln. Tja, und das war für uns alle Neuland. Ich sah in den Gesichtern, und hörte es auch ausgesprochen, häufiger die Frage „Lernen wir hier eine Methode oder arbeiten wir am Thema?“. Schon zu Beginn des Workshops und zwischendurch antwortete ich darauf: „Beides!“ und erntete darauf ein „Ach ja, stimmt.“ Da also die Methode eine Herausforderung darstellte, könnte der Verdacht entstehen, ohne wäre es leichter. Das denke ich nicht. Wie alle Probleme erschien die „Schlüsselfrage“ zu Beginn einfach, dann als etwas nahezu Unüberwindbares, und wenn dann bald die Lösung erreicht ist, erscheint alles wieder ganz einfach. Die Methode half mir, das nahezu Unüberwindbare strukturiert zu erfassen. Während es sonst passieren kann, dass wir eine lange Liste von Teilproblemen – mitunter mehrfach – ansprechen, ohne ein Gesamtbild des Vorhabens zu gewinnen, und uns gerne einmal über die vermeintliche Lösung eines Teilziels verfrüht freuen. Mir hat die Methode geholfen, Ordnung in das Thema zu bringen. Und schon beim zweiten Einsatz geht es sicher leichter von der Hand. Ich werde die Methode weiter nutzen.
Aber was kam nun heraus? Wie wird das mit den Schlüsseln? Ja, ich denke, das mit den Schlüsseln wird besser! Wir sind ja schon auf dem Weg. Der Prozess der Schlüsselbeantragung ist bereits in einer Pilotanwendung im Intranet der Universität digitalisiert. Neben den noch offenen Wünschen der Fachabteilung fließen nun noch Ideen aus dem Workshop in die weitere Planung ein. Das Ziel, den Vorgang zum Jahresende umzustellen, können wir aus meiner Sicht halten. Und dank des Workshops haben wir eine erweiterte Sicht auf die Wünsche und Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer – eine wichtige Phase in der Methode, die wir damit durchlaufen haben.
Schließlich verhalfen der Workshop und die Methodennutzung, wie von mir erhofft, dazu, dass unser Veränderungsprozess sicher auch ein Verbesserungsprozess wird.
