Gemeinsam die digitale Transformation der Verwaltung gestalten
Zusammenfassung der Connected-Services-Themenwoche
„Digitalisierung“ ist in aller Munde, die Notwendigkeit der Digitalisierung wird nicht mehr hinterfragt. Obwohl das Verständnis von dem, was Digitalisierung heißt, immer noch sehr heterogen ist, scheint inzwischen klar zu sein, dass damit wesentlich mehr als die reine Übertragung bislang analoger Prozesse in digitale oder etwa das Einscannen von Formularen gemeint ist – weshalb man richtigerweise auch besser von digitaler Transformation sprechen sollte. Doch was heißt das genau?
Auch bei uns an der Uni findet die digitale Transformation bereits statt, man denke z.B. an die Umstellung auf die eRechnung. Das Thema betrifft aber die gesamte Verwaltung, und deshalb ist es hilfreich, sich ein paar Gedanken dazu zu machen, damit die digitale Transformation an unserer Uni zu einem Erfolgsmodell wird und wir als Beschäftigte dabei nicht auf der Strecke bleiben. In einer Connected-Services-Themenwoche vom 27.06. bis zum 30.06. haben wir uns daher gemeinsam und in unterschiedlichen Formaten mit diesem Thema beschäftigt.
Am ersten Tag (27. Juni) haben wir uns im Rahmen einer Videokonferenz mit den Fragen auseinandergesetzt, was digitale Transformation der Verwaltung für unsere Uni bedeuten kann, wie dieser Prozess unsere Arbeit und unser Miteinander verändert, aber auch, welche Erfahrungen eine andere Universität damit gemacht hat.
Der zweite Tag (28. Juni) war der Praxis gewidmet. In einer „Werkstatt“ wurden zentrale Elemente der digitalen Transformation an konkreten Beispielen analysiert und ihre Bedeutung für konkrete Verwaltungsprozesse erarbeitet.
Und am letzten Tag (30. Juni) schließlich haben wir die Ergebnisse der „Werkstatt-Aktivitäten“ in der Aula vorgestellt, eingeordnet und über die daraus folgenden nächsten Schritte gesprochen.
Alle Veranstaltungen konnten auch separat besucht werden, für die Teilnahme an der „Werkstatt“ war wegen der begrenzten Platzzahl allerdings eine Anmeldung erforderlich, von der erfreulicherweise auch reichlich Gebrauch gemacht wurde.
Programm und Ergebnisse
Digitale Transformation in der Verwaltung – ein weites Feld
Montag, 27.06., 9.00 Uhr bis 12.00 Uhr, Videokonferenz
mit Input durch:
- Prof. Dr. Marc Scholl, CIO der Universität Freiburg
- Christina Leib, Kanzlerin der Universität Freiburg
- Frank Klapper, Universität Bielefeld
- Dr. Reiner Fuest, Connected Services, Universität Freiburg
Die Präsentationen vom Eröffnungstag finden Sie unter: https://uni-freiburg.link/csgruppe
Werkstatt – Arbeit an den Werkbänken
Dienstag, 28.06. 10.00 Uhr bis 16.00, Co-Creation-Raum in der Alten Universität
In jeweils zwei Zeitblöcken (10.00 Uhr bis 12.00 Uhr sowie 14.00 Uhr bis 16.00 Uhr) wurden in Kleingruppen, unterstützt durch Experten*innen und moderiert von Connected Services, vier konkrete Themen bearbeitet. Folgende Themen standen zur Auswahl:
- Einstellung und/oder Weiterbeschäftigung von Personal
Das Einstellungsverfahren neuer Kollegen*innen ist ein komplexer Prozess, an dem viele Seiten beteiligt sind. Wie kann dieses Verfahren so aufgesetzt werden, dass den Anforderungen der unterschiedlichen Betroffenen (Stakeholder) entsprochen wird und alle zufrieden sind? Welche Schritte sind notwendig, damit z.B. bei einer Weiterbeschäftigung auf einmal eingegebene Daten zurückgegriffen werden kann? Wie kann Digitalisierung diesen Prozess unterstützen?
Experten*innen: Dezernat 3: Frau Fehrenbach, Frau Felder, Herr Schindler
Moderation: Herr Waller
- Zentrale Informationen bereitstellen
Eine gute Zusammenarbeit wird dadurch gefördert, dass alle über den gleichen und vollständigen Informationsstand verfügen. Wie können Fakultäten für ihre Einrichtungen tagesaktuelle Übersichten (z.B. zur Stellenverwaltung) und Daten erhalten? Diese und ähnlich gelagerte Fragestellungen sollen gemeinsam diskutiert sowie vorhanden Möglichkeiten und Bedarfe abgeglichen werden. Zielgruppe für die Werkstatt sind Fakultätsgeschäftsführer*innen, Fakultätsassistent*innen und Leiter*innen großer Institute/Seminare.
Experten: Dezernat 1: Herr Litz, Herr Schmitt
Moderation: Frau Eichel
- Papierloses Büro
Der Begriffe „E-Akte/digitale Post/digitales Archiv“ sind in aller Munde, die Realität an der Universität sieht noch anders aus. Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit es tatsächlich zu einem papierlosen Büro kommen kann? Welche Form von Dokumenten-Management brauchen wir dazu? Wie kann die gesamte Universität beteiligt werden?
Experte*in/Moderation: Dezernat 1: Frau Seiffert, Herr Fuest
- Mitarbeiter*innen-Pool: Wie bringen wir Bedarf und Angebot zusammen?
Immer wieder müssen Kollegen*innen kurzfristig vertreten werden, weil sie z.B. durch Krankheit ausfallen. Auf der anderen Seite haben viele Beschäftigte ein Interesse, für eine überschaubare Zeit aufzustocken – eine „win-win-Situation“ für alle. Aber wie lässt sich so etwas organisieren? Wie kann eine Intranet-Anwendung bei der Vermittlung zwischen Bedarf und Angebot helfen? Wie wird so etwas umgesetzt? Wie wird dies einfach bedienbar?
Experten*innen: Dezernat 1: Frau Ruhnke
Moderation: Herr Fuest
Dieser Workshop fand nur am Vormittag statt.
- “Kreative Mittagspause“ (12.00 Uhr bis 14.00 Uhr): Die Auswirkungen der digitalen Transformation auf unser Verständnis von Arbeit, Zusammenarbeit, Führung und Hierarchie.
Moderation: Frau Wöhrle, Rechenzentrum
Die Ergebnisse der vier „Werkbänke“ sowie der „kreativen Mittagspause“ finden Sie unter: https://uni-freiburg.link/csgruppe
Donnerstag, 30.06., 9.00 Uhr bis 11.00 Uhr, Aula, Kollegiengebäude I
Am Donnerstag wurden die Ergebnisse der vier „Werkbänke“ und der „kreativen Mittagspause“ auf Stellwänden präsentiert. Das hierzu gewählte „Marktplatzformat“ gab allen die Möglichkeit, sich individuell und mit ausreichend Zeit alle Stellwände anzuschauen und die zuständigen Experten*innen zu befragen.
Danach gab es im Plenum eine zusammenfassende Präsentation durch die Experten*innen, in der auch konkrete Vorschläge für das weitere Vorgehen gemacht wurden. Anschließend gab es Statements des CIO der Universität, Prof. Dr. Marc Scholl, und der Kanzlerin, Frau Leib, zu der Themenwoche insgesamt und vor allem zu den Ergebnissen der „Werkbänke“.
Und jetzt?
Das Connected Services-Team bedankt sich ganz herzlich bei allen, die bei der Themenwoche mitgemacht haben, sei es durch ihren Input am Montag, ihre engagierte Arbeit an den „Werkbänken“ oder auch im Hintergrund bei der Vorbereitung und Organisation.
Wir schließen uns uneingeschränkt der Aussage unseres CIO an: „Wir sind begeistert“! Jetzt kommt es darauf an, dass die Themenwoche der Auftakt für ein ganzes Bündel von Aktivitäten wird, Aktivitäten, die alle dazu beitragen, dass die digitale Transformation der Verwaltung gemeinsam von uns gestaltet wird – und nicht wir von ihr.
