Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)

Das Gemeinschaftssekretariat der Theologischen Fakultät mit derzeit zwei Mitarbeiterinnen ist zuständig für die administrative Unterstützung von insgesamt neun Professuren der Theologischen Fakultät.

Ihre Tätigkeitsbereiche:

Gemeinsam mit Ihren Kolleginnen sorgen Sie im Gemeinschaftssekretariat für reibungslose und routinierte Arbeitsabläufe in den folgenden Tätigkeitsbereichen:

• Haushalts- und Drittmittelverwaltung (Überprüfung der Buchungen und Kontostände)
• Administration des Lehrstuhlpersonals (Bearbeitung von Einstellungsanträgen, Überwachung der Vertragslaufzeiten, Hiwi-Stundenübersichten)
• Organisation von Dienstreisen, Exkursionen, Tagungen sowie Veranstaltungen und organisatorische Betreuung von Gastwissenschaftler:innen (Korrespondenz, An- und Abreise, Unterbringung, Einrichtung Arbeitsplatz)
• Lehrveranstaltungsorganisation (Erstellung der Lehrdeputatsnachweise und Raumplanung)
• Bestellung und Abrechnung von Arbeitsmitteln, Bürobedarf und Literatur
• Korrespondenz der Lehrstühle, auch in englischer Sprache
• Pflege des Webauftritts

Sie bringen mit:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Ausbildung im Verwaltungsdienst
• idealerweise Arbeitserfahrung in der öffentlichen Verwaltung und/ oder sehr gute Kenntnisse universitärer Verwaltungsstrukturen und Organisationsabläufe
• Freude an Verwaltungstätigkeiten
• Deutschkenntnisse mindestens auf Niveau C2 (GER) und sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen (sowohl mündlich als auch schriftlich)
• Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Organisationsgeschick, eigenständige Arbeitsweise, verbindliches Auftreten und Teamfähigkeit
• Exzellente Kenntnisse der gängigen Office-Programme, idealerweise sicherer Umgang mit HISinOne und weiterer Hochschulprogramme

Wir bieten Ihnen eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kollegialen Team und einem interessanten Umfeld.

Es erwarten Sie außerdem:

• umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten der Universität, Angebote der Personalentwicklung sowie der Gesundheits- und Familienförderung
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• JobTicket BW
• ein attraktiver Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Erreichbarkeit durch ÖPNV
• eine unbefristete Stelle mit Vergütung nach E6 TV-L

Wir freuen uns auf Sie!