Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn eine kostengünstigere Art der Erledigung des Dienstgeschäftes nicht möglich und sinnvoll ist. Dies muss vor der Genehmigung geprüft werden.
Desweitern gelten vorläufig folgende Regeln für die Genehmigung und Durchführung von Dienstreisen:
- Dienstreisen innerhalb Deutschlands und in das Ausland sind grundsätzlich möglich. Die Nutzung von technischen Alternativen, wie z.B. Videokonferenz, ist im Vorfeld zu prüfen.
- Dienstreisen in Staaten / Regionen / Länder, die vom RKI als Hochrisikogebiet oder Virusvariantengebiet ausgewiesen sind, bedürfen der Genehmigung der Rektorin. Die Dringlichkeit und Bedeutung der Dienstreise ist darzulegen.
Die Notwendigkeit jeder einzelnen Auslandsreise ist kritisch zu prüfen. Insbesondere auch im Hinblick auf die CO2-Belastung bei Flügen.
- Bitte beachten Sie auch das Merkblatt zu den Regelungen für die Genehmigung und Durchführung von Dienstreisen/Reisen
Die Genehmigung der Dienstreise hat unter der Beachtung der dienstlichen Belange und unter Berücksichtigung der Fürsorgepflicht zu erfolgen. In die Bewertung soll eine Einschätzung einbezogen werden, ob beziehungsweise wie weit am Dienstort und bei der Veranstaltung die Infektionsschutzmaßnahmen berücksichtigt werden.
Die Einstufung als Hochrisiko- und Virusvariantengebiete erfolgt durch das Bundesministerium für Gesundheit, das Auswärtige Amt und das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat. Die Liste der Hochrisiko- und Virusvariantengebiete wird durch das Robert Koch-Institut auf seiner Internetseite veröffentlicht und laufend aktualisiert.
Wurde eine Dienstreise angetreten und die Region / das Land wurde während der Dienstreise zum Hochrisiko- oder Virusvariantengebiet erklärt, sind die Quarantänevorgaben (s.u. Rückkehr aus Risikogebieten) einzuhalten und die:der Vorgesetzte sowie das Personaldezernat sind umgehend darüber zu informieren.
Rückkehr-, Einreisemodalitäten, auch für Pendler
Es gelten unterschiedliche Vorgaben bei der Rückkehr / Einreise aus dem sonstigen Ausland, aus den Hochrisikogebieten und den Virusvariantengebieten.
Ausführliche Informationen finden Sie unter: https://www.bundesregierung.de/breg-de/themen/coronavirus/faq-reisen-1735032
Die Dienstreisenden müssen so bald und soweit möglich die getroffenen Reisevorbereitungen rückgängig machen, bzw. stornieren. Soweit Anspruch auf Erstattungen der Kosten besteht z.B. bei Flug / Bahn / Hotel, etc… sind diese geltend zu machen.
Die Vorbereitungs- und Stornokosten können dann von den Reisenden mit dem Abrechnungsformular geltend gemacht werden. Nachweise über die Absage der Veranstaltung / des Termins, sowie Nachweise, dass die übrig gebliebenen Auslagen für evtl. Fahrkosten, Übernachtungskosten, Teilnehmergebühren, etc… nicht stornierbar waren sind ebenfalls beizufügen.
Bitte denken Sie daran, dass auch alle vorab an die Reisenden bezahlten Vorschüsse / Abschläge einer nicht angetretenen Reise abgerechnet werden müssen.
Für Reisekosten für Gäste gilt auch das oben beschriebenen Verfahren. Allerdings ist der Vordruck P 875 zu verwenden.
Die Kosten sind aus dem für die Reise vorgesehenen Projekt- oder sonstigen Reisemitteln zu finanzieren.
Alle beantragten und genehmigten Dienstreisen (P80), die nicht durchgeführt werden können, sind zur Abrechnung einzureichen. Bitte legen Sie diesen Abrechnungen wie gewohnt alle Belege bei. Alle Möglichkeiten zur Stornierung und zur Erstattung sind zu nutzen.
Die baden-württembergischen Universitäten stehen mit der Landesregierung im Gespräch, ob und in welchem Umfang diese Kosten erstattet werden können. Nähere Einzelheiten werden nach Bekanntwerden umgehend mitgeteilt.
